Bruno et ses gros cailloux

Ce 29 juin 2023, Bruno Loureiro (en photo) et moi avons assisté à un webinaire organisé par la FFMAS Gironde et intitulé Gestion du temps : 5 erreurs qui nuisent à votre productivité.

L’intervenante, Delphine Sandrin (en photo), a captivé son auditoire et fourni des trucs et des astuces concrets à mettre en place immédiatement. Si je la remercie pour sa gracieuse et intéressante contribution j’ai été frappée par les commentaires désenchantés voire réfractaires de certain(e)s mais, surtout, par ceux, fermes, actionneurs, positifs et fédérateurs, de Bruno. Ils ont déclenché ce billet.

“Ok Josette mais enfin qui est Bruno ?”. Assistant de direction dans la fonction publique territoriale depuis 30 ans, il a décidé de devenir acteur et maître de son avenir pour ne plus le subir. C’est déjà un très bon point de départ et je ne cesse de le dire et l’écrire. Oser, foncer, développer son réseau et acquérir de nouvelles compétences sont aujourd’hui ses impératifs pour rester agile et faire face à l’explosion des organisations de travail.

L’autoformation et la veille informationnelle perpétuelle sur les évolutions des pratiques professionnelles administratives, managériales, les nouvelles technologies, le numérique, les SI sont donc devenues ses activités primordiales.

Évoquer l’autoformation et la veille permanente c’est vouloir rester performant et viser l’excellence. Albert Einstein nous l’a magistralement démontré “La vie c’est comme la bicyclette : il faut avancer pour ne pas perdre l’équilibre”. Bruno n’hésite donc pas à suivre toutes les formations en ligne et à engranger de nouvelles compétences même si les siennes sont déjà en haut de la pyramide. À cet égard je me permets une remarque totalement subjective : je suis persuadée qu’il n’avait pas besoin des astucieux conseils de Delphine : il doit déjà les appliquer ! Cela revient à dire qu’il sait “perdre du temps” (erreur n° 3 citée par Delphine) pour en gagner !

Ultra connecté depuis 2012, Bruno navigue activement entre les différents réseaux sociaux les plus connus ou encore les plateformes professionnelles et collaboratives. Fini le travail dans l’ombre et vive la lumière pour donner de la visibilité à ses actions. Ces nouveaux canaux de communication lui ont ouvert de nombreuses opportunités professionnelles et de loisirs. Je ne peux que le féliciter et vous inviter à prendre le même chemin.

On pourrait penser qu’après 30 ans de navigation sur les océans professionnels il n’a plus rien à apprendre ! C’est mal le connaître. Il actionne sa vie professionnelle avec un subtil dosage d’enthousiasme, de curiosité, de fermeté et d’empathie.

Depuis plus de 15 ans il accueille des étudiant(e)s en BTS Support à l’Action Managériale. Entre partage de connaissances et d’expertises, ce duo étudiant/tuteur forme une dynamique d’enrichissement mutuel. Belle occasion de relire (ou lire !) mon billet intitulé Les générations… Quelle Histoire !

Pour aller encore plus loin dans la découverte et pour suivre les tendances, il participe à l’équipe d’évaluation en tant que jury professionnel, pour l’épreuve orale d’optimisation des processus administratifs du BTS SAM Office manager.

Je termine cette description de Bruno par son engagement en qualité de Community Manager hyper actif et engagé au sein de la FFMAS Paris. Petite remarque “asticotante” pour tout(e)s les francilien(ne)s : Bruno habite et travaille en Seine-et-Marne et est membre à Paris !

J’affirme que Bruno est un être humain normal avec une riche vie privée, familiale, sociétale et professionnelle et pas Albus Dumbledore aux multiples pouvoirs magiques. Autant poser cette entrée en matière car je suppose que vous devez vous dire “Mais comment fait-il pour y arriver ?”.

La réponse est simple : il a identifié tous les gros cailloux de sa vie et maîtrise son temps !

“C’est quoi cette histoire de gros cailloux ?” Justement c’est une histoire métaphorique québécoise qui circule sur Internet mais que je connais depuis… fort longtemps et dont j’ignore l’auteur(e) ! Elle a été un excellent déclencheur pour bien sérier et faire face aux priorités de ma vie.

Les gros cailloux

Un jour, un vieux professeur de l’École Nationale d’Administration Publique (ENAP) fut engagé pour donner une formation sur La planification efficace de son temps à un groupe d’une quinzaine de dirigeants de grosses compagnies nord-américaines.

Ce cours constituait l’un des cinq ateliers de leur journée de formation. Le vieux prof n’avait donc qu’une heure pour “passer sa matière”. Debout, devant ce groupe d’élite prêt à noter tout ce que l’expert allait enseigner, le vieux professeur les regarda un par un, lentement, puis leur dit :

– Nous allons réaliser une expérience.

De dessous la table qui le séparait de ses élèves, le vieux prof sortit un immense pot Mason d’un gallon (pot de verre de plus de 4 litres) qu’il posa délicatement en face de lui. Ensuite, il sortit environ une douzaine de cailloux a peu près gros comme des balles de tennis et les plaça délicatement, un par un, dans le grand pot. Lorsque le pot fut rempli jusqu’au bord et qu’il fut impossible d’y ajouter un caillou de plus, il leva lentement les yeux vers ses élèves et leur demanda :

– Est-ce que ce pot est plein ?

Tous répondirent :

– Oui !

Il attendit quelques secondes et ajouta :

– Vraiment ?

Alors, il se pencha de nouveau et sortit de sous la table un récipient rempli de gravier. Avec minutie, il versa ce gravier sur les gros cailloux puis brassa légèrement le pot. Les morceaux de gravier s’infiltrèrent entre les cailloux… jusqu’au fond du pot. Le vieux prof leva à nouveau les yeux vers son auditoire et redemanda :

– Est-ce que ce pot est plein ?

Cette fois, ses brillants élèves commençaient à comprendre son manège. L’un d’eux répondit :

– Probablement pas !

– Bien ! répondît le vieux prof.

Il se pencha de nouveau et cette fois, sortit de sous la table une chaudière de sable. Avec attention, il versa le sable dans le pot. Le sable alla remplir les espaces entre les gros cailloux et le gravier. Encore une fois, il demanda :

– Est-ce que ce pot est plein ?

Cette fois, sans hésiter et en chœur, les brillants élèves répondirent :

– Non !

– Bien ! répondît le vieux prof.

Et comme s’y attendaient ses prestigieux élèves, il prit le pichet d’eau qui était sur la table et remplit le pot jusqu’à ras bord. Le vieux prof leva alors les yeux vers son groupe et demanda :

– Quelle grande vérité nous démontre cette expérience ?

Pas fou, le plus audacieux des élèves, songeant au sujet de ce cours, répondit :

– Cela démontre que même lorsque l’on croit que notre agenda est complètement rempli, si on le veut vraiment, on peut y ajouter plus de rendez-vous, plus de choses à faire.

– Non, répondît le vieux professeur. Ce n’est pas cela. La grande vérité que nous démontre cette expérience est la suivante : si on ne met pas les gros cailloux en premier dans le pot, on ne pourra jamais les faire entrer tous, ensuite.

Il y eut un profond silence, chacun prenant conscience de l’évidence de ces propos.

Le vieux professeur leur dit alors : Quels sont les gros cailloux dans votre vie ?

• Votre santé ?
• Votre famille ?
• Vos ami(e)s ?
• Réaliser vos rêves ?
• Faire ce que vous aimez ?
• Apprendre ?
• Défendre une cause ?
• Vous relaxer ?
• Prendre le temps… ?
• Ou… toute autre chose ?

Ce qu’il faut retenir

Ce qu’il faut retenir, c’est l’importance de mettre ses GROS CAILLOUX en premier dans sa vie, sinon on risque de ne pas réussir… sa vie. Si on donne priorité aux peccadilles (le gravier, le sable, l’eau), on remplira sa vie de peccadilles et on n’aura plus suffisamment de temps précieux à consacrer aux éléments importants de sa vie. Alors, n’oubliez pas de vous poser à vous-même la question : “Quels sont les GROS CAILLOUX dans ma vie?” Ensuite, mettez-les en premier dans votre pot (vie).

D’un geste amical de la main, le vieux professeur salua son auditoire et lentement quitta la salle.

Dans l’essai, “L’art du temps” paru chez Fayard en 1983, Jean-Louis Servan-Schreiber, créateur de la formation Templus à laquelle j’ai eu le plaisir de participer, nous invitait à remplacer, dès que nous l’utilisions, le mot “temps” par le mot “vie”.

Dire “Je n’ai pas le temps” relève d’un chuchotis sans conséquence et, généralement, sans suite. À l’exception du stress qui monte, enfle et nous envahit, rien ne change et nous sommes toujours complètement débordé(e)s !

En revanche dire “Je n’ai pas de vie” résonne fortement. Subitement, la lourdeur de l’impact nous interpelle et nous perturbe. Nous agissons alors rapidement pour clarifier ces satanées urgences et priorités mais… le résultat, sur une longue durée, n’est pas probant ! Il convient donc de se poser, de réfléchir, de faire un véritable point sur ses activités et de tout passer minutieusement au crible. Bref… de perdre du temps pour en gagner !

Bruno l’a fait et a bien listé les gros cailloux de sa vie en général et ceux de sa vie professionnelle en particulier. Par exemple il ne perd pas son précieux temps à tout accepter de tout le monde et manage son manager comme il manage les autres collaborateurs. Si si, je vous l’affirme, c’est possible !

Je sens poindre vos commentaires dubitatifs : “Mais c’est un homme Josette. Donc c’est plus facile pour lui !”. Faux ! Femme et fière de l’être, j’ai fonctionné de la même manière que Bruno dans mon ancienne fonction de secrétaire de direction. Pourquoi pas vous ? Faut-il encore en être convaincu(e), savoir se positionner, oser se mettre en scène, prouver ses multiples aptitudes, faire preuve d’assertivité et rester à sa place quand la situation l’impose. De plus, comme le souligne fort judicieusement Julia de Funès, “Le management est une promotion en France. Or c’est une compétence” et vous seul(e) êtes capable de la développer.

À vous de dresser la liste de vos priorités de vie professionnelle (et de vie en général si vous en ressentez le besoin) :

• Gros cailloux : c’est l’essentiel. La raison même d’exister de votre fonction. C’est l’urgence “number one” dans le flot ininterrompu des urgences et le sommet de la vague Nazaré des importances.
• Gravier : c’est l’accessoire qui peut être différé. Rien d’essentiel mais cela doit être fait.
• Sable : c’est l’insignifiant qui peut être reporté voire délégué si vous le pouvez.
• Eau : c’est l’accessoire voire l’inutile qui peut être supprimé.

“Mais enfin Josette rien n’est inutile dans mon secrétariat/assistanat. Je ne peux rien supprimer !”. En êtes-vous certain(e) ? Vous pariez ? Quelle durée passez-vous à cliquer sur les messages pour les transférer, manuellement (au risque de vous planter !), dans les dossiers appropriés de votre messagerie alors qu’il existe des règles de transfert immédiat. Automatisez… vous ne perdrez plus de temps dans ces actes inutiles ! Bruno vous conseille de tout automatiser et… j’ai gagné le pari !

Pour y voir plus clair préparez cette liste et actualisez-la régulièrement : vos priorités peuvent changer au fil du temps. Ne manquez pas aussi de relire (voire lire !) ces 3 billets : Oui à la bienveillance ! Non à la complaisance !  – Délices et cruauté du temps – Priorité aux vraies priorités. Ils vous permettront de débroussailler le terrain.

Quant à Bruno je suis persuadée que son exemple et son parcours vont vous convaincre, tout comme lui, à devenir acteur/actrice de votre fonction. Ses expériences, ses judicieuses remarques et ses pertinents conseils vous ouvriront des portes insoupçonnées pour optimiser votre temps et parfaire votre organisation. Il ne vous reste plus qu’à tout mettre en œuvre pour vivre une rentrée apaisée.

Si vous avez lu ce billet sans décider d’actions concrètes immédiates, intégrez ces deux citations : elles vous guideront !

« L’essentiel est sans cesse menacé par l’insignifiant ».

René Char

« Quand l’immédiat dévore, l’esprit dérive ».

Edgar Morin

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS