Depuis de nombreuses années, la FFMAS pointe par la voix de son Observatoire métier le rôle de régulation de l’information et la position stratégique des assistantes. Elles sont en effet concernées parce qu’elles sont elles-mêmes au cœur des flux d’information, et, qu’elles y jouent un rôle majeur de régulation. 

Dans notre article de mai dernier, nous analysions l’article produit par l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique (OICN) sur l’exposé de Marie Benedetto-Meyer. Les assistantes-secrétaires : un métier invisible et pourtant essentiel dans le contexte technologique actuel. 

La FFMAS est fière d’annoncer que cette collaboration Observatoire FFMAS – Marie Benedetto PRINTEMPS UVSQ vient de se voir décerner une Victoire de la Recherche par l’OICN pour nos recherches conjointes. Nous adressons nos plus vifs remerciements à Marie Benedetto-Meyer pour s’intéresser à nos métiers ainsi qu’à l’OICN.  

Leur Référentiel annuel 2026 Infobésité et collaboration numérique  est édifiant lorsqu’on l’analyse sous l’angle des fonctions d’assistantes. On y lit leur rôle naturel de structuration et de sécurisation des flux d’information, de connexion des acteurs, de bonnes pratiques et d’efficacité… Bref de contribution – réelle mais invisible – à la performance collective.  

Construit et méthodique, ce référentiel présente les données selon trois niveaux hiérarchiques au travers de 5 thèmes aux questions inspirantes :  

• La qualité de vie et les conditions de travail numérique : charge de travail numérique, hyper-connexion, hyper-réactivité, congés numériques 
• L’adoption des outils collaboratifs : mix communication et canaux, Tchat, travail collaboratif 
• La gestion du temps : pleine concentration, type de réunion et réunionite, multi-tâches en réunion
• La sobriété numérique : impact carbone, partage de fichier, cycle de vie de l’information 
• Une cartographie de la communication : ciblage, audience… 

Requalification des activités de régulation des assistantes ?

À la place des sempiternelles “gestion des mails et courriers” les descriptions des activités des assistantes devraient s’exprimer en termes qui reflètent les attentes des organisations de travail.  Ne serait-il pas temps de les requalifier ?

Actions propres aux assistantes  

L’on attend des assistantes bien plus que de simples transferts d’information et de simples enregistrements et/ou réponses, une régulation qui nécessite compréhension des enjeux, arbitrage et stratégie :  

• Filtrer et prioriser l’information : trier les courriels, limiter les copies inutiles, cibler les destinataires.  
• Organiser la circulation de l’information : choisir le bon canal (courriels, tchat, réunion) selon l’urgence et l’usage.  
• Réguler les flux : programmer les envois sur des horaires de travail, limiter l’hyper-réactivité et les interruptions permanentes.  
• Structurer et synthétiser : organiser la traçabilité, centraliser l’information pour éviter la dispersion.  
• Maintenir la qualité des espaces numériques : nettoyage des fichiers, archivage, gestion des dossiers partagés. Ce que l’on appelle aujourd’hui l’hygiène numérique. 
• Veiller à la sobriété numérique : limiter les pièces jointes lourdes, favoriser les liens et réduire les volumes d’échanges. 

Actions d’appui aux managers et aux équipes  

Pour permettre aux managers et aux équipes de se concentrer sur leur cœur de métier, la régulation des assistantes intervient aussi pour :   

• Aider à la priorisation et à la prise de décision : donner une vision synthétique des urgences. 
• Optimiser l’agenda : limiter les tunnels de réunions, intégrer des temps de concentration. 
• Accompagner la communication managériale : améliorer le ciblage et la clarté des messages. 
• Fluidifier la communication collective : clarifier les règles d’usage des outils et des canaux, éviter les doublons, centraliser les informations clés. 
• Réguler les sollicitations : filtrer demandes, courriels et réunions inutiles et en rendre compte. 
• Veiller au respect du droit à la déconnexion : limiter les envois hors horaires et organiser les relais. 
• Soutenir la qualité de vie au travail : réduire l’hyper-connexion, les flux inutiles et les interruptions. 
• Contribuer à l’exemplarité numérique : partage et sensibilisation de bonnes pratiques (courriels évitables, délais de réponse, canaux), sobriété numérique. 
• Favoriser la collaboration efficace : structurer les espaces partagés et organiser les échanges. 

Valorisation RH, DAF et/ou IT 

Selon l’angle de vue, la prise en compte de la contribution des assistantes à la performance globale de l’organisation s’exprime de façon complémentaire :  

• Un enjeu RH de santé et de performance : prévention des risques psycho-sociaux (détection de signaux faibles), contribution à la qualité de vie au travail (contribution de la rétention des talents) tout en étant en première ligne face à la surcharge informationnelle. 
• Un centre d’investissement pour la direction financière : en fluidifiant les processus, les assistant·es améliorent l’efficacité collective et réduisent les coûts cachés (réduction des pertes de temps liées à une mauvaise gestion de l’information, limitation des réunions inutiles ou relevés et suivis de décisions, courriels redondants…). 
• Un maillon clé de l’adoption des outils pour l’IT : en tant que facilitatrices d’usage formelles ou informelles et/ou ambassadrices, relais de bonnes pratiques et de sobriété numérique. 
• Un rôle d’aiguillage et de régulation des flux pour les professionnelles elles-mêmes par l’appropriation de la valeur ajouté de leurs activités et du vocabulaire correspondant. 

Le point de vue de la FFMAS 

Dans le contexte d’hyper-connexion et d’explosion des flux d’information, les assistantes ont largement dépassé le rôle de soutien opérationnel pour adopter un rôle stratégique dans la régulation de l’information auprès des managers comme des équipes. En y ajoutant la dimension humaine, elles deviennent de véritables piliers de la performance globale des organisations, régulatrices de la surcharge numérique et actrices-clé de la transformation numérique.  

Faire de l’assistanat une profession reconnue qui se connait et se reconnait 
= l’efficacité humaine à l’ère numérique. 

Pour aller plus loin

Analyse de l’article OICM Assistant·es OM : rôles clés dans la régulation de l’infobésité et des flux d’information en entreprise 

Article sur le site Tribune.fr « Faisons de la surcharge informationnelle, cognitive et collaborative un enjeu majeur de l…