Vous le savez tout aussi bien que moi les métiers supports aux actions managériales requièrent toujours plus de rapidité et de technicité. Alors… projetons-nous dans le futur : en 15 minutes Viitoriade, surnommée Viite par l’ensemble des salariés de l’entreprise avec qui elle était en interface métier, avait :

• Synthétisé de lourdes et abondantes données chiffrées en un court et coloré tableau Excel accompagné d’un graphique attrayant.
• Réalisé un diaporama attractif. Des images, des liens appropriés au contexte, des insertions chiffrées, un texte irréprochable… valorisaient les 28 diapositives et démontrait le professionnalisme de l’entreprise.
• Récapitulé, en 2 agréables feuillets et quelques photos “parlantes”, toutes les informations essentielles contenues dans les 347 pages de l’indigeste rapport sur les aspects techniques de l’usine.
• Parachevé le discours d’accueil et de clôture du Président. Une délégation étrangère, composée de 18 personnes, était attendue pendant 5 jours.
• Planifié chaque personne de l’entreprise et attribué leurs missions pour recevoir la délégation au mieux des intérêts communs.
• Bloqué les 18 chambres dont une suite à l’hôtel retenu par le correspondant.
• Réservé les restaurants.
• Listé les monuments à voir et réservé les billets, le guide et le confortable autocar qui allait les transporter pendant les 5 jours de leur visite.
• Préparé la documentation sur chaque monument à insérer dans les sacs préalablement commandés.
• Compilé toutes les informations nécessaires aux participants.
• Réservé le spectacle tant attendu par la délégation.
• Répertorié quelques boutiques cadeaux susceptibles d’intéresser les visiteurs.
• Relancé chaque intervenant pour ces 5 jours en précisant les attendus et les objectifs.
• Prévu un plan B pour toute absence d’un intervenant.
• …

Arrivée de Robert, le manager

Un petit café serré accompagné d’une petite douceur sucrée dont raffolait Robert l’attendaient. Viite les avait préparés, lui a exposé en 2 minutes tout ce qu’“elle” avait réalisé et fourni le document récapitulatif. Extrême satisfaction de Robert, aux anges, et délivré d’un gigantesque poids. Ces données chiffrées et ce pesant rapport l’avaient complètement anéanti. Comment allait-il, dans son emploi du temps archi serré, pouvoir synthétiser tout cela et fournir un récap digne de ce nom à la délégation étrangère ? Ces questions ne se posaient plus car Viite était à ses côtés. Efficace, rapide, jamais absente, organisée, fiable… les qualificatifs que Robert lui attribuait débordaient !

“Et alors ! Qu’y a-t-il d’extraordinaire dans toutes ces tâches ?” Rien effectivement et vous avez raison. Elles font partie intégrante de votre quotidien mais notez que Viite les a réalisées en… 15 minutes ! Impossible devez-vous penser ! Non non ! C’est juste que Viite est un robot connecté à l’intelligence artificielle et à Chat gpt et que, pour “elle”, toutes ces actions sont insignifiantes et banales car Viitoriade peut faire beaucoup mieux !

J’ai toute ma tête et je ne délire pas du tout

Je serai certainement en train de déguster quelques pissenlits par la racine quand ce monde robotisé arrivera mais, une chose est certaine, l’IA et Chat gpt révolutionnent dès à présent les activités bureaucratiques. Notez, qu’aujourd’hui, tout ce que Viite a réalisé Chat gpt peut le faire !

Ce mardi 4 juin j’ai assisté à un webinaire fort intéressant animé par Éric Coatantiec (en photo) intitulé L’intelligence artificielle (IA) : comprendre pour agir et organisé par la FFMAS Haute-Garonne (31 si vous préférez les chiffres). Si je savais que l’IA allait bouleverser nos vies, j’ai réellement pris conscience, ce 4 juin, que les métiers administratifs allaient être fortement impactés.

Éric a développé, devant nos yeux ébahis, quelques exemples très significatifs. Chat gpt a résumé, brillamment et en quelques secondes, un long texte issu du site de notre fédération. Après quelques autres exemples, dont une invitation pour fêter les 30 ans de la FFMAS 31 les 4 et 5octobre et réalisée en une minute, une participante a dit “C’est bluffant !” C’est le mot qui convient. L’invitation était parfaite : exhaustive, courtoise, claire et… un rédactionnel plaisant doublé de zéro faute d’orthographe !

Loin de moi l’idée de critiquer cette (r)évolution technologique. D’une part je ne possède aucune légitimité pour le faire et, d’autre part je perdrais mon précieux temps. Lutter contre l’inéluctable c’est vouloir enfoncer un clou avec la plume d’un poussin ! Si j’adhère totalement à cette citation de Steve Jobs “J’échangerai toute ma technologie pour un après-midi avec Socrate”. je reconnais bien volontiers qu’alléger le travail administratif est réconfortant. J’ai encore en mémoire ces heures passées à retaper des documents qui avaient subi d’innombrables modifications. Quand le traitement de texte a pointé son nez je me suis dit que les secrétaires avaient beaucoup de chance et que j’aurais aimé avoir la même pour pouvoir consacrer mon temps à des tâches plus valorisantes et intéressantes !

Donc… Montez très rapidement dans le train de l’IA. Cela ne vous dit rien et puis vous n’y comprenez rien alors… vous allez rester sur le quai, les bras ballants et la mine déconfite car le train ne repassera pas.

Je sais… vous avez peur ! Je le comprends mais n’y adhère pas !
Peur que votre fonction s’appauvrisse, peur que votre manager ne fasse plus appel à vous, peur que cette “cochonnerie” d’IA vous pique votre boulot et qu’il disparaisse, peur…

“Quand on reste immobile, la peur pousse mieux” Daniel Picouly. Cette peur nous envahit, nous paralyse et nous fossilise. “M’enfin” comme dirait Gaston Lagaffe* “Où serait le mérite, si les héros n’avaient jamais peur ?”.
Notre cher Alphonse Daudet remet bien nos pendules à l’heure avec cette citation n’est-ce pas ? “La technologie peut être utilisée pour le meilleur ou le pire. Elle a transformé notre manière de vivre.” Hugh Montefiore. Alors bougez-vous et utilisez-la pour le meilleur.

Je sais… vous pensez n’avoir rien d’un héros ou d’une héroïne. Détrompez-vous.
Nous sommes toutes et tous l’héroïne ou le héros que quelqu’un(e) : votre collègue était en train de sombrer, vous étiez là et l’avez réconforté(e). Votre manager était désabusé : vous étiez là et lui avez apporté de l’énergie pour mieux repartir. Trois managers s’invectivaient lors d’une réunion : vous étiez là et avez calmé les esprits. Un(e) autre collègue était enseveli(e) sous une montagne de tâches : vous étiez là et l’avez aidé(e). La jeune stagiaire était en train de s’étouffer au self : vous étiez là et avez su quoi faire dans l’urgence…

Posez-vous et enclenchez une pause salutaire pour réfléchir. Vous allez rapidement réaliser que vous êtes toujours là pour apporter du réconfort, de la joie, du calme, de la bienveillance, une lueur d’espoir, de l’énergie… Bref “Ne te sers pas de la technologie comme d’un substitut à la chaleur humaine” Doc Childre and Bruce Crye. Ces technologies ne sont que des outils, certes performants, mais des outils.

Votre mission première est de veiller aux bonnes relations, d’entretenir l’esprit d’équipe, de garder le cap et d’apporter cette chaleur humaine dont nous avons tous et toutes besoin. L’IA ne la remplacera jamais !

Pour vous en convaincre :

« L’homme et sa sécurité doivent constituer la première préoccupation de toute aventure technologique. »

Albert Einstein

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

(*) Retrouvez l’inénarrable Gaston Lagaffe dans ses aventures parues chez Dupuy