En route pour 2023 aussi je vous présente mes meilleurs vœux. Phrase simple, banale et récurrente mais elle vient du fond de mon cœur. Si, en plus, cette nouvelle année pouvait nous apporter la paix nous serions prodigieusement content(e)s !

Je vous souhaite d’aimer et d’être aimé(e)s.
Je vous souhaite que tous les êtres chers à votre cœur illuminent chaque instant de votre vie.
Je vous souhaite la réalisation de vos projets.
Je vous souhaite de grands bonheurs.
Je vous souhaite de petits délices pour adoucir votre quotidien.
Je vous souhaite la vaillance pour faire face aux moments délicats
Je vous souhaite des matins odorants, des journées pétillantes, des soirées flamboyantes et des nuits reposantes.
Je vous souhaite l’essentiel : une excellente santé.
Tout simplement je vous souhaite d’être heureuses et d’être heureux.

Il ne vous aura pas échappé que je viens d’utiliser l’anaphore. Lors de nos jeunes années nous l’avons étudiée grâce à Corneille, Victor Hugo, Guillaume Apollinaire… Vous avez un trou de mémoire et l’anaphore ne vous dit plus rien ! Souvenez-vous de notre ancien président François Hollande qui a marqué nos esprits avec son syntagme répété quinze fois dans l’anaphore « Moi président de la République » lors du débat du 2 mai 2012. Plus récemment notre président, Emmanuel Macron, a renforcé son propos en réitérant 8 fois « avec vous » et « c’est par notre travail » lors de ses vœux 2023 ce 31 décembre2022 !

Arrivé(e)s à ce stade vous devez vous interroger « Mais où veut-elle en venir ? ». Dans mon billet de septembre 2021 intitulé « Je « billette »… Vous aussi ! » j’appelais des candidatures à l’écriture et l’anaphore, figure de l’insistance, fait partie des multiples figures de style de l’écriture. Je suis très heureuse que Martine Baudon, adhérente de la FFMAS Gironde, experte et formatrice Projet Voltaire, ait répondu favorablement à cette invitation. Chaque mois je lis et déguste avec ravissement ses Itinéraires crayonnés et y apprends toujours quelque chose.

Force est de constater que Martine fut la seule à répondre positivement à mon appel ! C’est un regret mais je comprends. Il faut d’abord avoir l’idée qui jaillira comme une évidence. Il faut ensuite trouver le temps de rédiger dans des emplois du temps surchargés. Enfin il faut oser faire publier son écrit. Je reconnais que ce parcours est sensible voire un peu ardu aussi ai-je décidé, pour 2023⁽¹⁾ de vous donner la parole quant aux particularités de vos métiers/vos professions. Maintenant si des velléités d’écriture sur d’autres sujets pointent leurs museaux… sautez le pas ! Nous sommes à votre écoute et vous publierons avec plaisir !

Nos jeunes face au recrutement

Leur BTS SAM⁽²⁾ en poche, je rencontre beaucoup de jeunes désarmés devant cet inconnu nommé recrutement. Sarah Roubato a rédigé une lettre à un ado intitulée « trouve le verbe de ta vie ». Je me suis appuyée sur ce beau concept et je lance à ces jeunes diplômés : qualifiez vos assistanats. Quels mots vous font vibrer : juridique, comptable, communication, médical, direction générale, social, export, recherche et développement, administratif, formation, services généraux, marketing, financier, commercial, technique, production, ventes, ressources humaines, achats… ? La palette est très vaste et chaque facette des spécialisations offre de multiples déclinaisons.

Par exemple si l’épithète « juridique » vous transporte dans les félicités affinez votre choix pour travailler en parfaite harmonie avec vos aspirations : assister un avocat pénaliste n’est pas seconder un juriste dans la légalité des actions d’une entreprise. En revanche si celui de « financier » vous fait défaillir inutile de postuler une fonction d’assistant(e) à la direction financière ! Même si vous répondez à tous les hard et soft skills souhaités et que la rémunération est attractive, vous allez vous y ennuyer ! L’ennui vous conduira au désenchantement lequel vous amènera à la rancœur pour terminer par l’aigreur ! Moche moche !

Je m’adresse aux diplômés SAM et suis bien consciente que toutes et tous n’ont pas eu l’opportunité ni la chance de suivre ce parcours. Si vous êtes dans ce cas et si vous souhaitez vous diriger vers une fonction support, repérez vous aussi, le qualificatif qui résonne positivement en vous. Mais… La formatrice que je suis et la secrétaire et l’enseignante que j’ai été vous implore : armez-vous de courage et passez votre diplôme ! Vous pourriez même envisager une licence professionnelle !

Poussez votre réflexion les juniors : multinationale, TPE, milieu associatif, start-up, intérim, fonction publique, indépendant(e)… ? Les moules de l’aventure ou de la sécurité ne sont pas faits pour tout le monde et il en existe bien d’autres ! Demandez-vous aussi si vous êtes capables de travailler en équipe ou si vous vous complaisez dans la solitude ! Être entouré(e), quotidiennement, de 38 ingénieurs sur un plateau technique en open space ou se retrouver, chaque jour, seul(e) dans le bureau du bout du couloir avec des managers nomades et/ou fantômes, sont très opposés et nécessitent d’y réfléchir avant !

Allez encore plus loin : qu’est-ce qui vous fait palpiter : la mode, la littérature, l’environnement, la fabrication des pneumatiques, la gastronomie, la politique, la musique, l’œnologie, les nouvelles technologies, le syndicalisme, la culture des citrouilles, la mécanique, la photographie, l’éducation, les médias, le sport, la nature, les transports… Œuvrer quotidiennement, dans un milieu pour lequel on ne ressent rien, pire, un milieu réfractaire à ses envies et valeurs fondamentales, mène au désappointement et à l’ennui (Cf. ci-dessus). Au fait, si vous avez sué « sang et eau » lors de l’apprentissage d’une langue étrangère, voire plusieurs, il serait fort regrettable de la/les perdre au fil du temps. J’étais trilingue français / anglais / espagnol et suis incapable d’aligner une phrase correcte dans la langue de Cervantes. Quant à celle de Shakespeare je me débrouille mais ai perdu ma sémillante fluidité. Sans pratique quotidienne, elles ont fui ! Je le déplore et m’en mords mes petits didis.

Rien n’est plus triste que de voir des jeunes se morfondre et s’étioler dans une structure alors qu’ils auraient brillé et offert le meilleur d’eux-mêmes dans une autre ! Alors… clarifiez vos souhaits, vos besoins, vos attentes, vos désirs et vous arriverez conforté(e)s lors de vos premiers entretiens d’embauche. Ayez également en tête ces deux fils rouges lors de votre présentation orale : vous faire plaisir dès le début de votre carrière et donner du sens à votre vie professionnelle. Préparez scrupuleusement vos futurs pourparlers : renseignez-vous sur la structure dans laquelle vous postulez, cogitez sur vos 3 forces et vos 3 faiblesses et imaginez ce que vous pourriez apporter si vous étiez embauché(e). Les recruteurs seront sensibles à votre enthousiaste discours et, ainsi, vous vous démarquerez de la cohorte des postulant(e)s.

Quant aux seniors vous avez le droit de changer si la fonction que vous occupez ne vous convient pas du tout ! Donc… formez-vous et bougez !

Le ROME

Loin de moi l’idée de critiquer le ROME⁽³⁾. D’abord il existe et c’est une excellente chose ensuite il fournit les axes majeurs et les compétences relatives à une profession mais la question essentielle demeure : possédez-vous, après lecture de votre fiche, une vision exhaustive de votre future fonction ? Force est de constater que les réponses sont plutôt négatives et que de multiples zones d’ombre subsistent.

En complément de mes vœux, 3 objectifs ont guidé la décision de ce billet : aider tous les jeunes à choisir judicieusement, zoomer sur une fonction particulière pour tous les indécis(e)s et la mettre en lumière car elle est essentielle au bon fonctionnement de nos organisations.

Laetitia Tessier (en photo) a accepté de nous présenter la sienne. Je la remercie vivement car il faut de l’audace pour « ouvrir le bal » ! Laetitia est assistante commerciale export et une dynamique et engagée adhérente de la FFMAS Gironde.

Elle parle avec son cœur, ses tripes et décrit sa fonction d’assistante commerciale export de manière ludique et attrayante tout en évoquant la forte technicité indispensable à la bonne marche de son assistanat.

Je suis entièrement d’accord avec elle sur la première partie de son témoignage. Reconnaissons sincèrement que le secrétariat/assistanat n’a jamais soulevé l’enthousiasme des foules et suscite rarement des vocations. Dans l’imaginaire collectif c’est toujours une femme qui « ne la ramène pas et qui fait ce qu’on lui dit de faire ! ». Je m’insurge : des hommes l’exercent avec brio et les femmes prennent quotidiennement des initiatives et savent quand et comment exprimer leurs points de vue. De plus, c’est un vrai métier (une profession si vous préférez) lequel requiert de multiples compétences et ne laisse aucune place au laisser-aller. Certes quelques Cunégonde Michu⁽⁴⁾ y naviguent et en sont l’opprobre mais tellement nombreuses et nombreux sont les Laetitia Tessier qui l’honorent, le promeuvent et l’accomplissent avec fierté !

Une dernière remarque : cet exercice rédactionnel vous permettra de lister tout ce que vous réalisez, les compétences déployées, les forces indispensables, les multiples attendus, les aspects techniques, l’importance et l’étendue de vos interlocuteurs… et sera la première marche dans l’élaboration de votre descriptif de fonction. En prime vous y verrez plus clair pour préparer votre entretien annuel et, plus tard, négocier astucieusement une formation, une augmentation, un statut, une promotion… ! Non je ne rêve pas avec ce dernier mot. J’ai encore en mémoire une assistante qui a suivi mon conseil et qui a réalisé son descriptif de fonction. Après lecture son manager lui a dit  «  J’ignorais que vous faisiez tout cela » ! La promotion est arrivée car, selon Nicolas Boileau-Despréaux « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément ».

Si, vous aussi, vous souhaitez nous éclairer sur votre spécifique engagement professionnel je serais heureuse de vous donner la parole dans un billet.

Au fait :

« On n’est jamais mieux servi que par soi-même » !

Charles-Guillaume Étienne

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

(1) Je rédige 11 billets par an. Je divulguerai donc, en fonction de vos réponses, 2 à 3 billets annuels qui porteront sur vos fonctions. À vos claviers ! Je suis impatiente de vous lire.

(2) BTS Support à l’Action Managériale qui a remplacé le BTS AM (Assistant de Manager) en septembre 2019. [Référentiel]

(3) Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois [ROME et fiches métiers].

(4) Mon billet d’octobre 2021 « Quelle vitalité pour nos deux magnifiques ! ».

Témoignage de Laetitia Tessier

Je suis assistante commerciale export… KEZACO ?

C’est une des nombreuses déclinaisons des métiers de support à l’action managériale.

Qu’on se le dise : je ne fais ni le café ni les photocopies – à part les miens et ceux des gens que j’aime bien – je n’organise pas l’emploi du temps de mon boss et je ne rédige pas ses courriers, mais il m’arrive de prendre ses appels et de répondre à des mails à sa place, avec son accord, bien sûr.

« Mais de quoi parle-t-elle ? » me direz-vous… allons, vous le savez bien…

On ne va pas se mentir : les métiers de l’assistanat ont mauvaise presse. Aucun enfant ne se lève un beau matin en criant « Maman, tu sais quoi ? Plus tard, je serai assistant-e ! » surtout si cet enfant est un garçon. Vous n’y pensez pas ! Mon fils, exercer un métier de nanas qui n’ont pas su quoi faire d’autre de leur vie ? Horreur ! Malheur ! D’ailleurs, les employeurs ne prennent même plus la peine d’utiliser l’écriture inclusive lors de la rédaction d’une annonce : ils sont à la recherche d’une assistante – le plus souvent dotée d’une excellente présentation et d’une bonne résistance au stress (en clair : sois belle et tais-toi) – car les hommes ne peuvent pas s’abaisser à ce bon vieux métier de dactylo. Et puis « ce n’est que de l’administratif, c’est chiant et on s’en fout », comme à la maison… me trompe-je ?

Nos métiers ont mauvaise presse parce que victime d’une mode d’un autre temps mais aussi et surtout parce que méconnus. Or c’est bien connu, l’inconnu ça rend tendu. (Au fait, moi non plus «  l’administratif  » ne me fait pas vibrer…) !

Du coup, être assistant-e commercial-e export, c’est quoi ?

Au quotidien, je seconde un ou plusieurs commerciaux.

Je peux intervenir sur la prospection en étudiant les contraintes à l’export, leur délai, leur coût, les moyens nécessaires à leur mise en œuvre.

Je matérialise le fruit de la prospection des commerciaux en transformant un devis en commande dans le respect des exigences et contraintes internes et externes, des règles liées au commerce international (Incoterm, moyens de paiement internationaux…), des exigences légales européennes… entre autres.

Je mets les produits en conformité avec les exigences pays (mentions légales, respect des normes d’emballage…). Je fournis les documents nécessaires à l’exportation et au dédouanement sur place (certificat d’origine, packing list – oui on aime beaucoup les anglicismes dans ce métier et en maîtriser la langue est un plus indéniable –)…

Je coordonne l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus de mise à disposition de la commande afin de contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de nos clients.

Si je ne suis pas rapide, efficace, serviable, souriante, ferme quand il le faut et souple quand c’est nécessaire, si je ne sais pas entretenir de bonnes relations avec mes contacts, si je ne suis pas suffisamment vigilante, informée des dernières évolutions de marché (avez-vous entendu parler de l’embargo US contre Huawei ?), si je ne sais pas anticiper, être dans l’agilité permanente… d’autres vendront le même produit au même client mais avec un meilleur service. Je ruinerai ainsi l’effort de prospection du commercial qui m’a confié la matérialisation de sa commande. Pression ? Non ! Challenge, oui ! Je relève ce défi quotidiennement avec une immense joie et un fort sentiment d’utilité. Mon devoir parfaitement accompli en fin de journée me permet de passer de belles soirées et de douces nuits.

Ce métier se décline selon le secteur d’activité et la taille de l’entreprise. Les missions seront plus variées dans une petite structure, plus hiérarchisées dans une grande société.

Je travaille actuellement dans une petite structure au sein de laquelle je gère également les achats que je matérialise en marchandises disponibles à l’enlèvement et, vous pouvez me croire, gérer les entrées d’un produit phytosanitaire, vivant et dangereux pour la santé, n’est pas plus une mince affaire que de l’exporter dans le respect des barrières douanières de chaque pays de ce monde !

Toujours est-il qu’au sein de cette entreprise, je maîtrise l’ensemble du périmètre de la commande, de l’achat à la facturation. Ma fierté : contribuer à la qualité du service client dans ce milieu hyper concurrentiel qu’est le négoce de grands crus bordelais.

Un maillon actif de la relation client

Alors en effet, je n’achète pas, je ne vends pas mais je suis un maillon actif du service clients dont je m’efforce d’assurer la qualité dans le respect de la politique commerciale de mon employeur et de nos fournisseurs. Je «  fais de l’administratif  » en fournissant des documents export à mes clients pour leur permettre de dédouaner sur place, puis mettre en marché, puis vendre et enfin nous payer. Je suis à l’affût de la veille documentaire de chaque pays vers lequel j’exporte, des règles de circulation des produits soumis à accises sur le territoire européen. Je maîtrise des barbarismes tels qu’Incoterm, credoc, airwaybill, OEA, FDA, ANEXO IX.

Je sais ce qu’est un DAE et dans quelles circonstances l’émettre, à quoi ressemble un EUR-1 et quand le remplacer par la mention « exportateur agréé ». Je connais la procédure PABLO, les achats en franchise de TVA, comment exporter vers une ambassade étrangère en France et livrer une ambassade française à l’étranger. J’ai même appris la règle pour livrer du vin sur un bateau battant pavillon d’une nationalité, dont le capitaine serait d’une autre nationalité et tant d’autres réjouissances encore car j’ai la chance d’exercer un métier riche et sans routine.

Autant de termes administratifs que certains de mes employeurs ignorent. Loin de moi l’idée de le leur reprocher, chacun son job après tout, moi je ne sais toujours pas calculer une marge (mais je m’y atèle). Car oui nous pouvons évoluer si nous le souhaitons, de manière transverse ou purement hiérarchique et nous pouvons même proposer nos services en tant qu’indépendant-e-s. Mais avant tout, nous pouvons être un véritable support à l’action managériale, l’essentiel bras droit que tous les managers attendent.

Je suis assistante commerciale export, fière de seconder mes commerciaux, passionnée par mon métier et ravie de le représenter à travers la FFMAS. Après 20 ans d’activités, je me réjouis de continuer à en découvrir de nouvelles facettes et je serai toujours disponible pour vous en parler. Il faudra juste savoir m’arrêter !

Laetitia Tessier
Membre investie de FFMAS Gironde