Pour cet évènement (mondial quand même !) j’ai pensé que rendre hommage à une personne que j’apprécie particulièrement, une très grande dame du secrétariat/assistanat, une femme exceptionnelle liant courtoisie, bienveillance, rigueur et professionnalisme était de circonstance.

J’ai nommé Christine Harache (en photo). Retraitée depuis quelques années – ce que je regrette fortement tant nous avons besoin de personnes impliquées comme elle ! – Christine a accompli des merveilles pour promouvoir le métier. Elle s’y est investie vigoureusement par des formations, des conférences, des forums… et a rédigé de nombreux ouvrages. Son engagement l’a amenée à créer de multiples concepts dont celui des “5 A”.

Avec son accord, car nous avons le plaisir d’être toujours en contact, Christine et moi vous offrons ce cadeau pour votre fête. Je vous invite à consulter ce concept, à l’intégrer dans votre quotidien et à le partager. Il est toujours en vigueur, j’y souscris totalement et y ai apporté quelques touches pour le “colorer 2025”.

Élargissez votre périmètre d’actions

Pour vous valoriser et valoriser votre métier, vous devez vous différencier et vous démarquer en appliquant quotidiennement les “5 A” puissantes clés de l’excellence professionnelle :

Anticipation : “pro activité”

• Au-delà de réagir : anticipez.
• Réagissez vite et bien.
• Osez. Donc vous estimer et avoir confiance en vous.
• Prenez des risques mesurés.
• Développez votre esprit d’initiative.
• Soyez force de propositions.
• Soyez constamment à l’écoute des besoins de votre environnement.
• Raisonnez “solution” et non “problème”.

Association : “partenaire”

L’assistant·e (au sens plein du terme) travaille AVEC une équipe. Elle/il fait partie intégrante de l’équipe et en est un membre à part entière à égalité avec les autres.

À l’inverse, l’exécutant·e travaille POUR une équipe. Elle/il n’en fait pas réellement partie. Par exemple ne participe pas aux réunions, ignore les objectifs, n’est pas vraiment au courant des dossiers de l’équipe…

Pour une collaboration réussie, posez-vous cette question : comment est-ce que j’agis au sein de l’équipe ? Pour un rendu efficient positionnez-vous au cœur des échanges du responsable et retenez que le manager (ou l’équipe) est un partenaire, pas un adversaire !

Professionnalisez votre capacité à agir en relation avec les autres ! C’est un facteur de respect de votre rôle.

Adaptation : “flexibilité”

L’adaptation et la flexibilité font partie des compétences prioritairement attendues des assistant·es.

L’adaptation à un manager repose sur le concept de complémentarité. Ce sont les compléments qui sont intéressants et font avancer, pas les suppléments ! Pour bien l’intégrer notez que “Les victoires sont rarement les fruits d’un travail solitaire. Les victoires sont gagnées par l’alchimie d’une équipe complémentaire et soudée”. Xavier Niel.

Il s’agit donc pour l’assistant·e d’être complémentaire à l’égard de son manager, c’est-à-dire de développer les compétences qu’il/elle n’a pas (dans le champ de ses responsabilités bien évidemment) :

• Soyez organisé·e pour deux s’il/elle ne l’est pas.
• Soyez “communicant·e” pour deux, s’il/elle ne l’est pas.
• Soyez enthousiaste pour deux s’il/elle ne l’est pas.
• Maîtrisez les outils numériques si cela le/la laisse indifférent·e.
• Proposez-lui de prendre en charge des activités pour qu’il/elle puisse se centrer sur son cœur de métier…

Vous êtes assistant·e d’équipe alors engagez la même démarche de complémentarité.

La flexibilité peut porter aussi sur l’adaptation au changement.

Quelques conseils pour “apprivoiser” le changement :

• Pour mieux vivre le changement, il est plus efficace, rentable et apaisant de “faire avec” que de “lutter contre”.
• Soyez curieux.se et tenez-vous au courant de ce qui se passe. L’Intelligence Artificielle en est le criant exemple. Cette attitude de curiosité (qui n’est pas un vilain défaut, bien au contraire) permet d’éviter les grosses et désagréables surprises.
• Anticipez le changement, allez volontairement à sa rencontre et cherchez à vous approprier des effets pour optimiser votre pratique professionnelle.
• Discernez les aspects positifs, lesquels sont souvent moins perceptibles que les négatifs.
• Identifiez le rôle que vous pouvez jouer comme “agent de changement”.

Attitude : “impact”

Quel impact a l’assistant·e dans sa communication avec son manager, l’équipe et au-delà ?

Le rôle classique de pivot de l’information de l’assistant·e s’élargit actuellement dans un environnement de plus en plus complexe.

• Complexe parce que les interlocuteurs sont de plus en plus nombreux et exigeants.
• Complexe parce que l’information va croissante et s’éparpille.
• Complexe parce qu’agir vite et bien dans le souci de l’entreprise, des clients et de l’équipe avec laquelle il/elle travaille est fondamental.
• Complexe par la dispersion de certains collaborateurs (bureau, home office, espace coworking).
• Complexe car certains managers sont nomades voire fantômes !
• Complexe car, dans notre monde tourmenté, un grand nombre s’interroge sur les devenirs de la structure, des métiers et des personnes.

Au téléphone comme en face-à-face, avec des clients comme avec leurs équipes et leurs responsables, l’excellence relationnelle est, pour le manager, un atout indispensable. Cette excellence se travaille et se développe grâce à des outils, des techniques et une meilleure connaissance de soi et des autres.

La communication ou l’art de faire passer ses messages s’apprend. Intuitivement, spontanément, vous savez communiquer efficacement. Mais quand tout s’accélère, quand l’adaptation aux changements est nécessaire, vous avez l’impérieuse nécessité d’être un·e exceptionnel·le “communicant·e”.

Par une constante évolution de votre aisance, votre impact, votre image et votre assurance, vous contribuerez à l’efficacité collective de votre équipe.

Aptitude : “différenciation”

Progresser dans votre carrière ou dans votre poste nécessite de chercher continuellement à développer vos savoirs, vos savoir-faire, vos savoir être et… vos savoir-devenir.

Quelques bonnes pratiques :

• Distinguez-vous et cultivez vos talents.
• Identifiez vos forces et situez vos points faibles grâce aux regards d’autrui. Demandez un feedback systématique et réagissez positivement à la critique. Mon conseil : forcez vos coups géniaux prioritairement. Vous travaillerez sur vos faiblesses après.
• Sachez innover utilement.
• Faites rayonner vos compétences et déployez un esprit d’ouverture et de créativité.
• Acceptez, voire recherchez, des missions qui vous permettront d’accroître vos atouts.
• Relevez des défis (à la hauteur de vos capacité bien entendu).
• Tenez-vous au courant de l’évolution de votre métier : FFMAS, sites spécifiques, associations d’assistant·es, revues, salons, webinaires…
• Formez-vous tout au long de votre vie et initiez de nouvelles pratiques.
• Prenez votre carrière en main.

Tout cela s’apprend et se cultive…
La balle est dans votre camp. À vous de jouer !

Deux citations inspirantes pour conclure :

“Hâtez-vous lentement ; et, sans perdre courage, vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage : polissez-le sans cesse et le repolissez ; ajoutez quelquefois et, souvent, effacez.”

Nicolas Boileau

“La grandeur d’un métier est peut-être, avant tout, d’unir des hommes : il n’est qu’un luxe véritable, et c’est celui des relations humaines.”

Antoine de Saint-Exupéry

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

[Lire le billet de Josette du mois dernier]