Après vous avoir apporté un éclairage sur les composantes de la gestion de projet lors de notre précédente fiche pratique « Tout savoir sur la gestion de projet (1/2) », nous allons maintenant développer les différents processus d’une gestion de projet en bonne et due forme :
1- L‘avant-Projet
Bien souvent négligée, l’avant-Projet est une étape indispensable tant elle pose le cadre, les fondations, bref l’essence même du projet. Une note d’opportunité complétée d’une pré-étude de rentabilité, appelée « cas d’affaires » définira en quoi le projet s’aligne sur la stratégie définie par la Direction et pourquoi le projet retenu doit être lancé.
2- Le Lancement
La phase de démarrage nécessite de :
- Définir le ou les objectif(s) à atteindre et retenir des indicateurs clés permettant de mesurer et d’évaluer le bon déroulé du projet. La matrice SWOT est utile pour apprécier les points positifs et négatifs pour atteindre l’objectif fixé.
- Constituer une équipe projet adaptée à la taille et la complexité du projet.
- Etablir le budget global du projet en évaluant les coûts en ressources (humaines, matérielles, …)
MATRICE SWOT
3- La Planification
La planification du projet est une étape indispensable, représentée graphiquement grâce au diagramme de Gantt.
- Décomposer le projet en sous-projets appelés JALONS :
- Ordonnancement des tâches
- Durée de réalisation
- Délais (entre date de début et date de fin)
- Reliés par des relations (telle tâche se fait après telle autre tâche)
- Etablir le planning du projet sous forme de diagramme de Gantt et suivre son avancement
- Calculer la durée totale du projet selon le chemin critique, c’est-à-dire en tenant compte des ajustements liés aux risques potentiels
EXEMPLE SIMPLIFIÉ D’UN DIAGRAMME DE GANTT
De façon plus simple, TRELLO est également un bon outil de gestion des tâches et suivi des réalisations, à partir du moment où les règles du jeu sont collectivement rédigées et adoptées par chacun des responsables des tâches. D’ailleurs le mot « responsable » mérite d’être clairement défini tant son interprétation diffère d’une personne à une autre, suivant les modèles et les croyances.
De même, l’ensemble de la documentation du projet doit être rangé dans un espace accessible par chacun des acteurs. DROPBOX ou GOOGLE DRIVE sont des outils facilitateurs.
Chez Microsoft, TEAMS est une plateforme collaborative complète qui a l’énorme avantage d’intégrer bon nombre d’outils facilitateurs pour travailler en mode projet.
4- La mise en œuvre
La réussite du projet repose sur un pilotage efficace qui saura allier les ingrédients suivants tout en s’appuyant sur le fameux concept PCDA :
- La capacité à embarquer les équipes dans le projet, à faire adhérer les parties prenantes et à les animer tout au long du projet
- L’anticipation des risques et la régulation immédiate sur le planning du projet grâce à l’affectation de solutions correctives
- L’attribution des tâches aux intervenants identifiés par leurs compétences techniques
- La comparaison régulière du prévu-réalisé grâce à la mesure des indicateurs clés prédéterminés, véritable reporting utile à la communication
- Le maintien d’une communication transparente au sein des équipes mais aussi au-delà afin que l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise soit informé de ce qui se passe dans leur entreprise, alimentant ainsi le sentiment d’appartenance.
- L’amélioration continue grâce aux retours d’expérience, nourrissant ainsi les connaissances de l’entreprise.
Tout cela sans perdre de vue…………. La satisfaction du client !
CYCLE PDCA
5- Le Contrôle – La Maîtrise
Un contrôle permanent de l’avancée du projet permet de s’assurer de son bon déroulement et favorise l’atteinte des objectifs fixés initialement.
- Inventorier les risques connus et inconnus pouvant impacter le calendrier du projet, qu’ils soient liés au métier, aux hommes, au projet, … Les anticiper, les gérer, mieux les maîtriser !
- Surveiller l’évolution du budget et maîtriser les coûts, surtout ceux « inconnus » pouvant modifier le budget initial
- Suivre et mettre à jour régulièrement le planning afin de s’assurer du respect des délais
- Maîtriser une qualité permanente indispensable à la réussite du projet, en gardant à l’esprit la satisfaction client
- Trouver des mesures correctives ou des solutions alternatives, certaines pouvant modifier le planning
La gestion de projet est une opportunité à saisir pour positionner votre rôle au sein des organisations, comme apporteur de valeur ajoutée. Vos atouts organisationnels et relationnels font de vous un élément clé pour une Gestion de Projet réussie !
