👉 Quand l’organisation ne suffit plus : repenser notre efficacité professionnelle

Le 2 octobre dernier, Delphine Sandrin nous a proposé lors d’une visioconférence une approche révolutionnaire de l’efficacité professionnelle. Loin des recettes toutes faites et des outils miracles, elle nous a invité à explorer les véritables fondations sur lesquelles repose notre capacité à être efficace au quotidien.

Pour nous, assistantes et office managers, l’efficacité est au cœur de notre métier. Nous jonglons quotidiennement entre les urgences, les priorités multiples, les demandes contradictoires et les deadlines serrées. Nous sommes souvent considérées comme les garantes de l’efficacité de nos équipes et de nos managers. Mais qu’en est-il de la nôtre ?

Delphine Sandrin nous rappelle une vérité essentielle : l’efficacité ne repose pas uniquement sur des méthodes et des outils. Elle s’appuie sur trois dimensions fondamentales qui, lorsqu’elles sont en synergie, démultiplient notre capacité d’action. En revanche, négliger l’une d’elles revient à ruiner nos efforts sur les autres. Décryptage de ces trois piliers incontournables.

👉 La dimension organisationnelle : se réapproprier les méthodes et les outils

Commençons par le terrain le plus familier : l’organisation. C’est LA dimension que nous maîtrisons le mieux, celle sur laquelle nous avons été formées et qui fait partie intégrante de notre ADN professionnel.

Les méthodes ne manquent pas : priorisation selon la matrice Eisenhower, planification hebdomadaire, technique Pomodoro pour fractionner le temps, time blocking pour protéger des plages de concentration… La liste est longue et chacune a ses mérites. Les outils également se multiplient : Notion pour centraliser l’information, Trello pour visualiser les projets, sans oublier tous les outils d’automatisation qui promettent de nous faire gagner un temps précieux.

Mais voilà le piège : nous accumulons les méthodes, nous testons tous les outils à la mode, nous suivons les conseils des gourous de la productivité… et nous finissons submergées par la complexité de nos propres systèmes d’organisation. Nous devenons esclaves de nos to-do lists plutôt qu’actrices de notre efficacité.

Le message fort de Delphine Sandrin est là : il faut se réapproprier les méthodes et les outils. Cela signifie les adapter à notre contexte, à notre personnalité, à notre rythme de travail. Une méthode n’est efficace que si elle nous correspond vraiment. Inutile de forcer l’utilisation d’un outil parce qu’il est tendance si celui-ci ne fait pas sens pour nous. L’efficacité organisationnelle commence par la personnalisation.

Concrètement, cela implique de prendre le temps de tester, d’expérimenter, de garder ce qui fonctionne et d’abandonner sans culpabilité ce qui ne nous convient pas. Votre système d’organisation doit vous servir, pas vous asservir. Il doit être suffisamment simple pour être maintenu sans effort et suffisamment robuste pour résister aux imprévus qui jalonnent nos journées.

👉La dimension émotionnelle : identifier les peurs qui sabotent notre efficacité

Voici la dimension la plus inconfortable, celle dont on parle peu dans les formations à l’efficacité. Et pourtant, c’est souvent elle qui fait toute la différence entre une assistante qui avance sereinement et une autre qui court après le temps malgré une organisation parfaite.

Nos émotions, et particulièrement nos peurs, ont un impact direct sur notre efficacité. Delphine Sandrin en identifie plusieurs qui nous parlent forcément :

La peur du conflit nous pousse à accepter toutes les demandes, même celles qui ne relèvent pas de nos missions ou qui arrivent au pire moment. Résultat ? Nous surchargeons notre planning et comprometteons la qualité de notre travail.

La peur de décevoir nous enferme dans une quête d’approbation permanente. Nous multiplions les allers-retours pour valider le moindre détail, nous hésitons à prendre des initiatives, nous perdons un temps précieux à chercher la validation externe plutôt qu’à faire confiance à notre expertise.

La peur d’échouer nous conduit tout droit vers le perfectionnisme. Nous passons trois heures sur une présentation qui en nécessitait une, nous révisons dix fois un compte-rendu déjà impeccable, nous anticipons tous les scénarios possibles jusqu’à l’épuisement.

La peur d’être mal vue nous empêche de poser nos limites, de dire non, de négocier nos priorités. Nous devenons la variable d’ajustement de toutes les urgences des autres.

La peur de l’inconnu génère de la procrastination face aux nouveaux projets ou aux tâches complexes. Nous repoussons ce qui nous semble intimidant jusqu’à ce que l’urgence nous force à agir.

La peur de s’engager nous fait repousser les décisions importantes, multiplier les options « au cas où », maintenir des stratégies d’évitement qui consomment notre énergie.

Le plus difficile ? Ces peurs ne viennent généralement pas seules. Nous en cumulons plusieurs, créant un cocktail qui sabote méthodiquement notre efficacité malgré toute notre bonne volonté organisationnelle.

Prendre conscience de ces mécanismes émotionnels est le premier pas vers un changement durable. Il ne s’agit pas de faire disparaître ces peurs (elles font partie de l’expérience humaine), mais d’apprendre à les reconnaître et à ne plus les laisser dicter nos actions. C’est un travail de fond, peut-être le plus important pour notre efficacité à long terme.

👉 La dimension corporelle : respecter notre énergie pour booster notre efficacité

Troisième pilier souvent négligé : notre corps et notre énergie. Nous fonctionnons comme si nous étions des machines capables de maintenir le même niveau de performance tout au long de la journée, toute l’année. Spoiler alert : nous ne sommes pas des machines.

Notre efficacité est intimement liée à notre niveau d’énergie. Une tâche qui nous prend 30 minutes en pleine forme peut nous en demander le double lorsque nous sommes fatiguées. La procrastination n’est parfois pas un problème de motivation ou d’organisation, mais simplement un signal que notre réservoir d’énergie est vide.

Delphine Sandrin nous invite à une prise de conscience double : qu’est-ce qui nous épuise et qu’est-ce qui nous recharge ?

Les sources d’épuisement varient selon les personnalités : pour certaines, c’est la multitude d’interactions sociales ; pour d’autres, c’est le travail en solitaire prolongé. Certaines tâches nous vident littéralement (ces fameux tableaux Excel interminables ou ces relances téléphoniques à répétition), tandis que d’autres nous donnent de l’énergie (organiser un événement, coordonner un projet transverse…).

Identifier nos sources de recharge est tout aussi crucial. Cela peut être une vraie pause déjeuner loin de l’écran, une courte marche, quelques minutes de méditation, une conversation avec un collègue inspirant, ou simplement la satisfaction d’avoir coché une tâche complexe de notre liste.

Ensuite, il y a la question du chronotype. Nous ne sommes pas toutes des « lions », ces personnes matinales qui carburent dès 6h du matin et sont au maximum de leur efficacité avant midi. Certaines sont des « ours » (le chronotype le plus répandu), d’autres des « loups » qui ne trouvent leur rythme qu’en fin de journée, ou encore des « dauphins » au sommeil léger et à l’énergie fluctuante.

Le problème ? Notre société est construite pour les lions. Les réunions importantes sont programmées le matin, on attend de nous que nous soyons opérationnelles dès 9h, et travailler tard est souvent mieux perçu que de commencer tôt et finir tôt.

Respecter notre chronotype dans la mesure du possible (planifier nos tâches complexes pendant nos pics d’énergie, réserver les tâches automatiques pour nos creux) peut transformer notre efficacité. Cela demande parfois de négocier avec notre environnement professionnel, mais le jeu en vaut la chandelle.

👉 La synergie des trois dimensions : la clé d’une efficacité durable

Le message essentiel de cette intervention ? Ces trois dimensions ne fonctionnent pas de manière isolée. Elles sont interconnectées et s’influencent mutuellement.

Une organisation impeccable ne compensera jamais un épuisement émotionnel ou physique. À l’inverse, toute l’énergie du monde ne remplacera pas un minimum de structure organisationnelle. Et gérer ses peurs sans prendre en compte son niveau d’énergie mènera inévitablement à l’échec.

La vraie efficacité naît de la synergie entre ces trois dimensions. C’est quand notre organisation respecte notre énergie, quand nous avons identifié nos peurs pour mieux les déjouer, et quand nous prenons soin de notre corps pour maintenir notre niveau d’énergie, que nous atteignons notre pleine efficacité.

Négliger l’une de ces dimensions revient à saboter tous nos efforts sur les autres. C’est comme construire une table à trois pieds en se concentrant uniquement sur la solidité d’un seul pied : la table finira par s’effondrer.

👉 Et maintenant, par où commencer ?

Face à ces trois dimensions, il est tentant de vouloir tout révolutionner en même temps. Mauvaise idée. Commencez par vous poser ces questions :

Sur quelle dimension avez-vous le plus travaillé jusqu’à présent ? (Probablement l’organisationnelle pour la plupart d’entre nous.)

Quelle dimension avez-vous le plus négligée ? C’est par là qu’il faut commencer.

Quelles peurs identifiez-vous dans votre quotidien professionnel ? Lesquelles impactent le plus votre efficacité ?

Qu’est-ce qui vous épuise vraiment ? Qu’est-ce qui vous recharge ? Comment pourriez-vous intégrer plus de ces moments ressourçants dans votre journée ?

L’efficacité n’est pas une destination, c’est un chemin. Un chemin qui demande de la conscience de soi, de l’expérimentation, et surtout de la bienveillance envers nous-mêmes. Parce qu’être efficace, ce n’est pas faire toujours plus, c’est faire mieux avec ce que nous sommes.

Merci à Delphine Sandrin pour cette intervention qui nous rappelle que notre plus grand outil de travail, c’est nous-mêmes. Et que cet outil mérite toute notre attention.

Noëlle HERBILLON

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