Par Romain TOUZEAU et Noëlle HERBILLON
Ensemble, on est plus fort pour construire l’avenir de nos métiers !
| Le 13 Juin dernier, Stéphanie Hue nous a proposé un atelier d’initiation à l’utilisation de Chat GPT pour nous rappeler combien il est important dans nos métiers de suivre les évolutions et les tendances. (Sans quoi peut-être serions-nous encore à l’ère de la machine à écrire.) Chat GPT s’est développé et a été connu du grand public à partir de 2020 avec le lancement de GPT-3. Il a été amélioré depuis. 👉 Pourquoi utiliser Chat GPT dans l’administratif ? C’est un outil d’aide qui va pouvoir effectuer et automatiser des tâches répétitives, comme la correction de textes ou donner les réponses à des questions récurrentes. Il permet de gagner du temps dans la synthèse ou les relectures. Il peut par exemple aider à trouver les formules Excel dont vous avez besoin si vous énoncez correctement votre problème (Exemple: Compter le nombre de fois où le mot « pour » apparaît dans la colonne B), générer plusieurs tableaux ou des Powerpoint (fonction plus avancée, qui nécessite un travail de mise en forme complémentaire) . Chat GPT n’est pas relié à internet, ses connaissances s’arrêtent au dernier semestre 2021 mais il s’enrichit des connaissances que les utilisateurs lui inculquent en lui posant des questions. 🛑 Ce n’est pas un moteur de recherche: on ne cherche pas de la même manière que sur Google. 👉 Les questions (prompt) Elles doivent être précises, surtout pas trop génériques. Ce sont des phrases concises saisies par l’utilisateur. Il faut lui donner du contexte et des exemples pour affiner les réponses. On doit utiliser le bon vocabulaire, la bonne formulation et fournir des exemples. Si la réponse ne vous convient pas, n’hésitez pas à pas à inclure des rôles, à tester, à ajouter et enregistrer vos meilleurs prompts. Chat GPT apprend à nous connaître en continu. Au fur et à mesure de notre utilisation, ses réponses seront de plus en plus adaptées au reste de la conversation. Pour les rédiger de façon idéale, utiliser des verbes d’actions. 👉 Pratiquer Ne vous interdisez pas de l’utiliser car il peut vous apporter beaucoup. C’est en pratiquant que vous vous formerez (comme pour tout). Mais soyez vigilant et relisez toujours les réponses apportées. 🛑 L’important est de ne surtout pas faire de copier-coller d’un texte de Chat GPT, car l’IA peut se tromper ! En effet, comme je le disais à l’instant, il reste indispensable de relire ce que Chat GPT écrit. Ses réponses peuvent être impersonnelles ou manquer de précision. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à faire des recherches pour s’assurer de la véracité de l’information obtenue par l’IA. On peut également effectuer des recherches Google pour rédiger un prompt en amont. On utilisera alors la réponse de l’IA pour aider à la rédaction ou à la construction d’un argumentaire, préparer un post ou de plus longs écrits, créer des tableaux Excel plus performants, gérer des données avec les bonnes formules et les consolider. En bref, il peut vraiment vous faire gagner en efficacité si vous faîtes preuve de DISCERNEMENT. 🛑 Conseils d’utilisation: Nos métiers nous imposent prudence et confidentialité. Et l’IA apprend de ce qu’on lui demande. Il est très factuel, il faut toujours vérifier ce qu’il nous dit. Mais surtout, il faut rester prudent à propos des informations propres à l’entreprise que nous lui communiquons. A terme, celles-ci seront intégrées à l’algorithme et pourraient toucher vos concurrents. Il faut se souvenir que Chat GPT ne proposera que des réponses « standard » qui sont de bonnes bases de travail. L’IA peut sembler « effrayante » car a réponse à quasiment tout. Il convient de s’y adapter et s’en emparer en tant qu’outil. Ne pas hésiter à utiliser des tutos pour se sentir plus à l’aise avec l’outil et ses différentes applications. En résumé, Chat GPT permet de gagner en temps et en efficacité. C’est une AIDE et non un outil qui travaille à notre place. |
| Pour clore cet article, je lui ai demandé s’il Chat GPT allait remplacer les assistantes et Office manager, voici sa réponse. Il est lui-même en phase avec les échanges que nous avons eu lors de notre conférence. L’important est de rester en veille de ses nouveaux outils et de s’y adapter. Nos métiers ont encore de l’avenir si nous évoluons avec eux. « L’utilisation de Chat GPT ou de tout autre système d’intelligence artificielle pour remplacer les assistantes dans les entreprises dépend de plusieurs facteurs. Les chatbots basés sur l’IA peuvent certainement être utilisés pour automatiser certaines tâches de routine et répondre à des requêtes simples dans un environnement professionnel. Cependant, il est important de noter que les assistantes dans les entreprises jouent souvent un rôle plus large et complexe que la simple réponse à des questions. Elles peuvent effectuer une variété de tâches telles que la gestion des agendas, la coordination des réunions, la prise de notes lors des réunions, la gestion des voyages et bien d’autres encore. Elles sont également souvent en contact direct avec les clients ou les employés, fournissant un service personnalisé et une interaction humaine. Bien que les systèmes d’IA aient fait d’énormes progrès ces dernières années, ils ont encore des limites en termes de compréhension contextuelle, de gestion des émotions et de prise de décision complexe. Les assistantes virtuelles peuvent être très utiles pour certaines tâches spécifiques, mais il est peu probable qu’elles remplacent complètement les assistantes dans un avenir proche. Il est plus probable que les technologies d’IA, y compris les chatbots, soient utilisées en complément des assistantes existantes, pour automatiser les tâches répétitives et libérer du temps pour des tâches plus complexes et nécessitant une interaction humaine. » Chat GPT le 24/06/2023 |
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IA – ChatGPT – Assistant(e) Plus (assistanteplus.fr)
Comment utiliser ChatGPT pour se former ? – Assistant(e) Plus (assistanteplus.fr)
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