Dans notre quotidien, nous sommes souvent dérangées parfois pour des broutilles, souvent pour des urgences. Nous sommes coupées dans nos tâches de fond. Ne vous est-il jamais arrivé de finir une journée en ayant l’impression de n’avoir rien fait ou plutôt devrais-je dire rien fait de ce que vous aviez prévu car vous avez passé votre temps à gérer des urgences et pas toujours les vôtres ? 

Urgent, très urgent, voire très très urgent, c’est ainsi que se présentent une bonne partie des activités qui nous sont confiées. Il est facile sous la pression du stress et des urgences de tout  considérer comme prioritaire.

Vous avez certainement déjà entendu parler de la matrice d’Eisenhower. Mais une piqûre de rappel ne fait jamais de mal. 

La “matrice des priorités” est un outil de gestion et de prise de décision utilisé pour hiérarchiser des éléments ou des tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle nous permet de nous concentrer et privilégier les  tâches importantes sans nous laisser séduire par les sirènes de l’urgence.

En effet, on ne peut guère réaliser plus d’une activité à la fois pour les effectuer de façon optimale.. Organiser son temps, c’est donc choisir quelle activité réaliser en priorité. C’est, dans la longue liste qui nous attend, choisir de s’attaquer à telle activité plutôt qu’à telle autre. 

La gestion des priorités est basée sur la capacité à arbitrer entre urgent et important. Comment différencier l’urgent et l’important ? L’urgence s’apprécie en termes de délai, l’important en termes de conséquences. Les conséquences qu’entrainerait la non-réalisation dans les délais impartis de l’activité concernée pour la survie de l’entreprise.

En quoi est elle utile pour les assistantes et les Office manager ?

Si cette matrice  est surtout utilisée comme outil de management, elle peut s’avérer grandement utile pour les assistantes et les office manager, notamment dans:

Comment fonctionne t- elle ?

La matrice des priorités est généralement présentée sous la forme d’une grille à deux dimensions, où les éléments sont placés en fonction de deux critères :

• Importance : Cela mesure l’importance intrinsèque de l’élément ou de la tâche, c’est-à-dire à quel point elle contribue à la réalisation de vos objectifs à long terme. Les éléments importants sont ceux qui ont un impact significatif sur la vie  de l’entreprise.
• Urgence : Cela mesure la nécessité de traiter un élément ou une tâche immédiatement. Les éléments urgents sont ceux qui ont des délais rapprochés ou qui requièrent une action immédiate.

Sur la base de ces deux critères, les éléments sont répartis dans quatre catégories : 

• A Tâches importantes et urgentes: Ce sont les tâches à traiter immédiatement, car elles ont un impact élevé et des délais serrés. Elles exigent une attention immédiate.
  
• B Tâches importantes mais non urgentes: Ces tâches sont essentielles pour vos objectifs à long terme, mais elles n’ont pas de délais pressants. Vous devriez planifier du temps pour les aborder de manière proactive. Pensez à leur consacrer plusieurs créneaux par semaine en veillant à ne pas être dérangées pendant ces moments-là.
  
• C Tâches non importantes mais urgentes: Ce sont des tâches qui nécessitent une action immédiate, mais elles ne contribuent pas significativement à vos objectifs à long terme. C’est sur ce cadran que vous pouvez économiser le plus de temps. Attention aux urgences des autres. Pensez à évaluer les tâches et négocier les demandes (délai, livrable, aide, délégation). Osez dire NON à certaines sollicitations. 
  
• D Tâches non importantes et non urgentes: Ces tâches ont un faible impact sur vos objectifs et ne sont pas pressantes. Elles peuvent être reportées ou éliminées de votre liste de tâches. Attention tout n’est pas à jeter contrairement aux idées reçues mais ces tâches peuvent être automatisées ou réalisées à un moment où vous êtes moins productives.

Surtout, pensez à éteindre vos notifications lorsque vous vous mettez à travailler sur des tâches importantes. Consultez sa messagerie 3 fois par jour est suffisant. (cf l’article de Delphine Sandrin).

En fin de compte, la matrice des priorités est un outil de gestion du temps et des tâches qui permet de travailler de manière plus organisée, stratégique et efficace. Elle peut aider les assistantes à mieux répondre aux besoins de leur organisation, à éviter les situations de crise, et à contribuer de manière plus significative à la réussite de l’entreprise.