Dans un environnement professionnel où tout va (très) vite, et où chaque assistant jongle avec une quinzaine d’applications différentes par jour, bien maîtriser les outils numériques n’est plus un « plus », c’est un vrai super-pouvoir. Et dans cette catégorie, Microsoft 365 fait figure de boîte à outils ultime pour les pros des fonctions support : vous savez, celles et ceux qui jonglent entre coordination, organisation, gestion documentaire, suivi de projets… tout en gardant le sourire.
La vidéo de formation animée par Christophe Callen, expert Microsoft 365, offre un tour d’horizon limpide et concret de l’écosystème. Voici les points clés à retenir pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités — et briller encore davantage dans votre rôle.
👉 Comprendre Microsoft 365 : un écosystème pensé pour la collaboration
Christophe commence par rappeler l’essentiel : Microsoft 365 n’est plus une simple suite bureautique. C’est un environnement complet, évolutif, basé sur l’abonnement et conçu pour travailler partout, sur tous vos appareils.
En clair : fini le fichier perdu sur le bureau du PC fixe. Bienvenue dans le travail fluide, mobile et collaboratif.
👉 OneDrive : votre coffre-fort personnel (et synchronisé !)
OneDrive est l’espace où vos fichiers vivent tranquillement, accessibles à tout moment.
Ce qu’une assistante doit retenir :
- Stockage personnel sécurisé
- Synchronisation entre tous vos appareils
- Gestion des fichiers hors connexion
- Partage facile (et maîtrisé)
Rien de tel pour transporter votre organisation avec vous… sans trimballer de clé USB.
En pratique : Préparez votre board meeting depuis chez vous le dimanche soir, finalisez-le dans le train lundi matin, et projetez-le en réunion sans avoir touché à une seule clé USB. Vos modifications sont synchronisées en temps réel, et vous avez toujours la dernière version sous la main.
👉SharePoint : le terrain de jeu collaboratif de l’équipe
Si OneDrive est votre espace personnel, SharePoint est la grande salle commune où tous les projets d’équipe prennent forme.
Atouts pour les fonctions support :
- Espaces collaboratifs pour chaque service ou projet
- Gestion documentaire claire et organisée
- Accès contrôlé et historisation des fichiers
- Partage d’informations d’équipe fiable et pérenne
Un vrai plus pour centraliser, structurer et fluidifier les échanges — surtout lorsqu’on est le bras droit du management.
En pratique : Créez une bibliothèque SharePoint dédiée aux modèles de documents (contrats, présentations, notes de frais…). Chaque collaborateur accède toujours à la bonne version, et vous ne perdez plus de temps à renvoyer « la dernière version » par mail.
👉 Teams : le hub central pour coordonner, communiquer et piloter
Teams, c’est la colonne vertébrale de Microsoft 365. Réunions, tchat, fichiers, suivi de projets… tout y passe, et tout est connecté.
Fonctionnalités essentielles :
- Réunions en ligne (avec partage d’écran, enregistrement, tchat)
- Conversations d’équipe structurées par canaux
- Accès direct aux fichiers SharePoint
- Intégration d’outils comme Planner ou OneNote
Christophe décrit Teams comme le « carrefour » du travail moderne — un outil qui devient vite indispensable quand on en comprend la logique.
En pratique : Organisez vos canaux par thématique (un pour les événements, un pour la communication interne, un pour les projets RH…) et transformez vos réunions récurrentes en espaces de travail permanents où toute l’information est centralisée et retrouvable en un clic.
👉 Planner : votre allié pour organiser projets et missions
Planner propose une gestion de tâches visuelle inspirée du Kanban. Pour les assistantes, c’est un vrai atout pour suivre opérations, projets internes, événements, ou même les to-do du service.
Ce que vous pouvez en faire :
- 1. Gérer vos projets événementiels Créez un plan dédié à chaque événement avec des compartiments (« buckets ») par phase : Préparation / Logistique / Communication / Jour J / Post-événement. Assignez les tâches, ajoutez des dates d’échéance, et suivez l’avancement en temps réel.
- 2. Piloter les missions récurrentes Organisez vos tâches mensuelles (reporting, notes de frais, commandes de fournitures…) dans un plan « Récurrent » avec des listes de contrôle intégrées. Dupliquez les tâches d’un mois sur l’autre pour gagner du temps.
- 3. Coordonner plusieurs services Assignez des tâches à différents collaborateurs, ajoutez des pièces jointes, commentez directement sur les cartes… Planner devient votre tableau de bord collaboratif, visible par tous et toujours à jour.
- 4. Prioriser visuellement Utilisez les étiquettes de couleur pour identifier les urgences, les projets stratégiques, ou les tâches en attente de validation. Un coup d’œil suffit pour savoir où concentrer vos efforts.
- 5. Suivre l’avancement global Les graphiques intégrés vous montrent en un clin d’œil le pourcentage de tâches terminées, en cours ou en retard — parfait pour vos points avec la direction.
En pratique : Pour l’organisation des 30 ans de la FFMAS, un plan Planner aurait permis de suivre les 21 ateliers, d’assigner les responsables, de gérer les prestataires et de s’assurer qu’aucun détail ne passe à la trappe — le tout visible par l’ensemble du comité d’organisation.
👉 OneNote : votre carnet de notes intelligent
OneNote est souvent le grand oublié de Microsoft 365, pourtant c’est une pépite pour centraliser notes, idées, comptes-rendus et ressources.
Pourquoi l’adopter :
- Structure en blocs-notes, sections et pages ultra-flexible
- Saisie manuscrite, audio, images, liens… tout s’intègre
- Synchronisation cloud pour accéder à vos notes partout
- Collaboration en temps réel sur une même page
- Recherche puissante, même dans les images et les audios
En pratique : Créez un bloc-notes « Réunions Direction » avec une section par trimestre et une page par réunion. Prenez vos notes en direct, enregistrez l’audio, ajoutez les documents partagés… Tout est au même endroit, searchable et partageable avec qui vous voulez.
👉 Excel et Word : les classiques, version 2.0
Impossible de parler de Microsoft 365 sans mentionner les piliers que sont Excel et Word, désormais enrichis de fonctionnalités collaboratives et intelligentes.
Excel nouvelle génération :
- Co-édition en temps réel
- Tableaux croisés dynamiques simplifiés
- Power Query pour importer et transformer des données
- Nouvelles fonctions comme XLOOKUP, FILTER…
- Intégration Power BI pour des tableaux de bord visuels
Word collaboratif :
- Révisions et commentaires en temps réel
- Mode « Éditeur » avec suggestions de style et grammaire avancées
- Dictée vocale pour rédiger plus vite
- Intégration de modèles personnalisables
En pratique : Construisez un tableau Excel partagé pour suivre votre budget événementiel en temps réel avec votre équipe, ou co-rédigez un rapport annuel à plusieurs dans Word sans jongler avec les versions « _final_v3_vraimentfinal.docx ».
👉 Forms : créez des questionnaires et sondages en un clin d’œil
Microsoft Forms est l’outil idéal pour recueillir des informations rapidement : sondages internes, inscriptions à des événements, feedbacks, quiz…
Ce qu’il permet :
- Création intuitive de formulaires
- Logique conditionnelle (questions adaptées selon les réponses)
- Résultats en temps réel avec graphiques automatiques
- Export vers Excel pour analyse approfondie
- Partage facile par lien ou QR code
En pratique : Envoyez un Forms pour recueillir les préférences alimentaires avant votre séminaire annuel, ou créez un questionnaire de satisfaction post-formation. Les réponses s’agrègent automatiquement, et vous avez vos statistiques sans effort.
👉 L’IA dans Microsoft 365 : votre nouveau copilote
La session aborde aussi l’arrivée des outils d’IA intégrés. Résumés automatiques, recherches intelligentes, assistance à la rédaction, automatisation de tâches…
À noter : Copilot, l’assistant IA de Microsoft, est disponible en option payante via un abonnement additionnel. Il permet de générer des résumés de réunions Teams, de rédiger des mails dans Outlook, ou d’analyser des données dans Excel.
Pour les métiers support, c’est un formidable levier pour gagner du temps, sécuriser l’information et se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
En résumé : pourquoi maîtriser Microsoft 365 est un atout majeur pour les assistantes ?
Parce qu’il permet de :
- Travailler plus vite et plus sereinement
- Améliorer la circulation de l’information
- Réduire les doublons et les pertes de données
- Structurer les projets d’équipe
- Devenir le point d’appui numérique incontournable de votre organisation
Bref : Microsoft 365, c’est votre nouvel allié pour briller dans un monde professionnel en pleine transformation.
Vous souhaitez partager vos astuces Microsoft 365 ou échanger sur vos pratiques ? Rejoignez-nous lors de nos prochains ateliers FFMAS Gironde ! Ensemble, continuons à faire évoluer nos métiers et à valoriser notre expertise.
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