“L’intelligence artificielle, c’est un peu comme Mary Poppins : elle arrive avec une valise pleine de solutions magiques pour rendre notre quotidien plus simple et plus agréable. Tout comme Mary Poppins, qui sort de son sac des objets incroyables pour aider les enfants et les parents, l’IA nous offre des outils puissants pour automatiser les tâches répétitives, organiser notre emploi du temps et même anticiper nos besoins !”

“Bonne idée de comparer l’IA au sac de Mary Poppins !”. Telle fut ma remarque à Maeva Chelly (en photo), assistante de direction chez Microsoft, à la suite de son brillant article paru dans le magazine Assistante plus et de son non moins brillant témoignage en webinaire Microsoft ce 30 janvier2025 : Optimisez chaque minute avec Microsoft 365 Copilot : l’Assistant des Assistants | Visionner la vidéo. J’en profite pour signaler la pertinence et l’aide apportée aux utilisateurs par les webinaires Microsoft.

Animé par sa collègue Audrey Nataf, j’ai suivi ce webinaire avec attention. Je n’étais pas la seule puisque nous étions plus de 800 à écouter, noter et tenter de comprendre tout ce que Micosoft 365 Copilot (logo en photo) pouvait nous apporter. C’est là que j’ai réalisé que mes demandes étaient mal formulées ! Un peu vexée, je l’avoue, je me suis instantanément dit que je ne devais pas être la seule dans ce cas !

Pour bien coller à ce “nouveau monde” j’ai donc, dans la foulée, contacté Maeva et lui ai demandé des conseils. Forte de ses lumineuses explications j’ai décidé de l’associer à ce billet quant à la rédaction d’un “bon prompt”. Elle a immédiatement accepté et avec joie. Autant vous dire que j’étais rassurée. Seule dans mon coin, ce billet ne serait jamais paru (cf. mon nota bene en bas de ce billet) !

Écrire ne me pose aucun problème mais questionner astucieusement dans la logique de l’IA pour obtenir les réponses appropriées est une autre histoire ! Le personnel administratif sait combien Maeva est bienfaisante quant à ses conseils, ses astuces, ses trucs… qu’elle prodigue sur son blog. Elle répond encore présente pour ces incontournables prompts qui font déjà partie intégrante de nos vies professionnelles et personnelles. MERCI Maeva.

C’est quoi un prompt ?

La meilleure définition et le meilleur guide viennent de Lefebvre Dalloz dont tout le monde connaît la rigueur et le sérieux :

Dans l’univers en constante évolution de l’intelligence artificielle, les “prompts” jouent un rôle crucial en guidant les modèles d’IA pour produire des résultats pertinents et précis. Un prompt est une instruction ou une série de données fournies à un système d’IA, qui utilise ces informations pour générer des réponses ou des créations en texte, image, ou autre forme de média. Comprendre ce qu’est un prompt et comment l’optimiser est essentiel pour exploiter pleinement le potentiel des technologies d’IA, que ce soit pour améliorer l’engagement des utilisateurs, affiner les résultats de recherche, ou créer des contenus visuels attrayants.

Il s’agit donc de requêtes conversationnelles et d’une commande qui déclenche une action. L’IA agit en miroir de la requête qui lui est adressée. Votre succès dépend donc de votre capacité à maîtriser la rédaction de votre demande de manière à déclencher la réponse précise que vous recherchez.

Comment écrire un bon prompt IA ?

Le guide ci-dessous (toujours issu de Lefebvre Dalloz) détaillé en 9 points, introduit les fondements des prompts en IA, explique leur importance stratégique, permet d’éviter les ambiguïtés et montre comment les concevoir de manière structurée et efficace pour vos applications. Je me suis permis d’y ajouter quelques commentaires personnels consécutifs aux préconisations de Maeva.

• Soyez clair(e) et spécifique : formulez votre question ou votre demande de manière précise, en évitant les termes vagues ou ambigus. Cela permettra à l’IA de comprendre exactement ce que vous attendez comme réponse. Utilisez un verbe d’action en début de phrase.
• Définissez la cible et le contexte : soyez clair(e) quant à votre cible et fournissez suffisamment de contexte pour que l’IA comprenne le cadre de votre question. Indiquez les éléments principaux comme les parties impliquées. Assignez un rôle ou une expertise particulière à l’IA dans le contexte. Par exemple : tu es l’assistante d’un Directeur Administratif et Financier dans une entreprise composée de 853 salarié(e)s et spécialisée en…

• Utilisez un langage simple et concis : évitez les termes techniques excessivement complexes ou le jargon obscur. Avec un langage simple et concis l’IA comprendra facilement votre demande. Pensez aussi à supprimer les acronymes et abrégés “maison” seuls compréhensibles par… les salariés de votre “maison” ! Concernant le ton spécifiez si vous souhaitez un prompt humoristique, pédagogique, amical, éducatif, formel… l’IA sera ainsi guidée vers le style de communication qui résonnera le mieux avec vos interlocuteurs.

• Spécifiez le format de réponse souhaité : indiquez clairement si vous attendez une réponse sous forme de paragraphe, de liste, de recommandations, de tableaux… Cela aidera l’IA à structurer sa réponse en conséquence. N’oubliez pas de placer des limites telles que : rédige des phrases de moins de 25 mots. Fais tenir ton texte en une page format A4 en Arial 11. Génère 4 à 6 bullet points (des puces si vous préférez !)…

• Utilisez des termes techniques clairs : si votre prompt requiert une compréhension approfondie de concepts spécifiques, veillez à utiliser des termes techniques précis pour guider l’IA dans sa réponse.

• Limitez les instructions contradictoires : évitez de donner des instructions opposées, car cela peut entraîner des réponses incohérentes ou incorrectes. Soyez cohérent(e) et précis(e) dans vos directives.

• Structurez le prompt en sous-questions : si le sujet est complexe, décomposez-le en sous-questions claires et ordonnées. Cela aidera à obtenir une réponse plus organisée et précise de l’IA générative.

• Précisez les sources autorisées : si vous avez des préférences pour les sources à considérer, mentionnez-les explicitement. Par exemple, demandez à l’IA d’analyser les décisions judiciaires ou de se référer à une législation spécifique, ou au plan comptable, ou au dernier bilan paru…

• Testez et itérez : essayez différents prompts pour obtenir des résultats optimaux. Si les premières réponses ne sont pas satisfaisantes, ajustez votre prompt en conséquence et réessayez. N’hésitez pas à solliciter l’outil encore et encore. Des exemples, des précisions ou des reformulations lui fourniront des éléments de contexte supplémentaires et illustreront vos propos. Cela permettra à la technologie générative d’affiner sa prochaine réponse. Par exemple : peux-tu reformuler sur un ton moins formel tout en restant professionnel ? À cet égard veillez à respecter la confidentialité des informations fournies. Pour info Micosoft 365 Copilot respecte le RGPD.

Mes recherches m’ont également amenée à ce tableau issu de Digitad à Montréal. Nos amis Québécois possèdent l’art de l’essentiel.

Avantages d’un bon prompt	Description
Guidage précis	Un prompt bien formulé dirige clairement l’IA vers le type de réponse ou d’information souhaitée, évitant les réponses hors sujet.
Gain de temps	Un prompt efficace réduit le besoin de multiples interactions pour affiner la réponse souhaitée (pas besoin de lui demander 4 fois pour obtenir un bon résultat). Une meilleure expérience utilisateur sur l’interface.
Personnalisation	Un prompt bien structuré permet de recevoir des réponses adaptées à des besoins spécifiques, que ce soit en termes de ton, de style, ou de contenu.
Optimisation de l’interaction	Un prompt bien conçu facilite une interaction fluide et naturelle avec l’IA.
Exploitation des capacités de l’IA	Un prompt bien rédigé permet de tirer pleinement parti des fonctionnalités avancées de ChatGPT.
Effet sur l’apprentissage de l’IA	Des prompts de qualité aident l’IA à mieux comprendre et répondre aux requêtes futures.
Éviter les erreurs	Des instructions claires réduisent le risque de réponses incorrectes ou de contenu inapproprié.

À propos de ce site j’ai beaucoup apprécié le ton humoristique déployé : rédiger comme Maître Yoda tu vas. Preuve incontestable que l’on peut faire les choses très sérieusement sans se prendre au sérieux !

Je résume : appliquez la règle d’or du DDR : Demander. Donner. Recevoir. Partez donc de ce postulat pour recevoir une info précise. Faire une demande ne suffit pas. Il faut donner des renseignements et… donner beaucoup de renseignements. Plus vous serez précis(e), plus votre demande sera alimentée et mieux la réponse vous conviendra et sera ciblée sur votre objectif.

Quid de l’objectif de départ ?

Justement, intéressons-nous quelques instants à cette histoire d’objectif. “Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif nous avons dû redoubler d’effort” Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twain. “Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache” Abraham Lincoln.

Ces deux citations nous interpellent sur le travail préparatoire à mener. “Sauter sur son clavier” et interroger l’IA sans avoir réfléchi à son objectif ultime ne mènera à rien. Vous vous retrouverez avec une montagne d’informations qui ne vous satisferont pas du tout. L’IA n’est pas dans votre tête pour savoir ce que vous voulez précisément. Je reconnais que j’étais dans ce cas raison pour laquelle j’insiste vigoureusement sur ce point.

Prenons un exemple culinaire. Vous lancez la demande suivante : comment réaliser un baeckeoffe ? Clin d’œil à une amie alsacienne chère à mon cœur, je vois d’ici la tête des Bordelais, Bretons, Guyanais, Provençaux, … à qui je laisse le soin de découvrir cet excellent plat. Si vous n’affinez pas votre demande le résultat ne sera pas à la hauteur de vos exigences donc de votre objectif ultime. Les questions que vous devrez vous poser pour rédiger un prompt efficace :

• Un baeckeoffe pour quelle occasion ?
• Pour combien de personnes ?
• Qui sont ces personnes ? En effet dans vos invités il y a un musulman donc… pas de porc !
• Par quoi remplacer l’épaule de porc ?
• Une personne invitée est allergique au gluten donc pas de farine !
• Comme vous n’êtes pas catégorisé(e) chef cuisinier par quoi remplacer la farine ?
• À ce sujet vous aimez cuisiner mais débutez et vous voulez éblouir vos invités !
• Quel est votre budget pour le réaliser ?
• Mince ! Il y a un ingrédient trop onéreux pour vous. Par quoi le remplacer ?
• Avez-vous le matériel nécessaire pour le cuisiner ?
• Dans la négative comment allez-vous vous y prendre ?
• …

Je pourrais continuer ainsi pendant des lignes. “M’enfin Josette, je vais aller chercher des recettes et je n’ai pas besoin de l’IA pour ça !” allez-vous me rétorquer. Certes mais songez à la durée que vous allez passer devant votre ordinateur, votre tablette ou vos bouquins à rassembler et synthétiser toutes les recettes proposées ! Si vous adorez compulser des recettes ne changez rien ! En revanche si vous êtes pressé(e) et/ou que vous n’êtes pas adepte des longues recherches alors sachez que l’IA va TOUT compiler et trouver LA recette qui va vous convenir et ce en un temps record.

Mon message caché à travers cet exemple :“L’informatique n’est qu’un outil, comme un pinceau ou un crayon” Werner Goelen dit Griffo. L’IA c’est pareil : un stupéfiant outil. Au fait, une fois la réponse fournie pensez à tout vérifier, à insérer votre patte si nécessaire et à l’enregistrer !

La recette de Maeva pour réussir un bon prompt

Ma très chère Josette, lorsque nous avons échangé par téléphone, j’ai été désolée d’apprendre que ta première expérience avec l’IA n’a pas été à la hauteur de tes attentes. Mais ne t’inquiète pas, en tant que chef cuisinière extraordinaire, tu sais que quelquefois, il faut ajuster les ingrédients pour obtenir le plat parfait. C’est pourquoi je t’ai concocté une superbe recette de prompt qui te satisfera à coup sûr !

Ingrédients :

• 1 cuillère à soupe de curiosité,
• 2 pincées de précision,
• 1 tasse de détails spécifiques,
• Une bonne dose de patience,
• Une touche d’humour (à volonté),
• Un soupçon de magie (parce que pourquoi pas ?).

Mes 7 instructions :

1. Prépare ta curiosité : commence par te poser une question intrigante ou un sujet qui te passionne. Si tu te demandes pourquoi les chats détestent les concombres, c’est un bon début !
2. Ajoute de la précision : formule ta demande de manière claire et concise, en évitant les termes trop vagues. Par exemple « Comment organiser une réunion efficace qui motive et engage tous les participants ? ».
3. Incorpore les détails spécifiques : plus tu donnes d’informations, plus la réponse sera savoureuse. N’hésite pas à mentionner tes ingrédients secrets (promis, je ne les divulguerai pas !).
4. Mélange avec patience : parfois, il faut ajuster les ingrédients pour obtenir le résultat parfait. Si l’IA te propose une recette de soupe alors que tu voulais un dessert, n’hésite pas à reformuler.
5. Saupoudre d’humour : n’hésite pas à ajouter une touche personnelle pour rendre le tout plus agréable. Une blague sur les légumes qui se rebellent, ça peut donner le ton !
6. Ajoute un soupçon de magie : parce qu’un peu de fantaisie ne fait jamais de mal, et qui sait, peut-être que l’IA te révélera le secret des licornes !
7. Choix du ton : choisis le ton qui convient le mieux à ton prompt. Décide si tu veux qu’il soit aussi formel qu’un dîner chez l’Ambassadeur ou aussi informel qu’une soirée pyjama entre copines. Tout dépend de ton audience et du contexte !

Exemple :

Imaginons : tu veux savoir comment organiser une réunion efficace. Voici un exemple de prompt :

• Idée : comment organiser une réunion efficace ?
• Contexte : dans le cadre de notre projet d’équipe (détails spécifiques) inclure des techniques de gestion du temps et des outils de collaboration.
• Question principale : quelles sont les meilleures pratiques pour organiser une réunion efficace ?
• Questions secondaires : quels outils de collaboration recommandes-tu ? Comment gérer les discussions pour rester dans les délais ?
• Ton : formel.

Pour rendre le prompt encore plus savoureux, voici quelques astuces supplémentaires :

Ingrédients supplémentaires :

• Un zeste de créativité,
• Quelques gouttes de clarté,
• Une pincée de contexte,
• Une poignée d’exemples.

Instructions améliorées :

1. Ajoute un zeste de créativité : n’hésite pas à formuler ta demande de manière originale ou à explorer des sujets inattendus.
2. Verse quelques gouttes de clarté : assure-toi que ta question est bien structurée et facile à comprendre.
3. Incorpore une pincée de contexte : fournis des informations de base ou des antécédents pour que l’IA puisse mieux comprendre ta demande.
4. Saupoudre une poignée d’exemples : donne des exemples concrets pour illustrer ce que tu attends comme réponse.

Exemple de prompt amélioré :

Bonjour Microsoft 365 Copilot. Je dois organiser une importante réunion avec mon équipe sur l’art de rédiger un prompt efficace et orienté marketing. Mon équipe est composée de 19 personnes : 3 chefs d’équipes, 14 technicien(ne)s et 2 assistantes. J’aimerais des conseils pour la rendre aussi opérationnelle que possible. Pourrais-tu me donner des astuces et les meilleures pratiques sur la préparation, la gestion du temps, l’engagement des participant(e)s, les outils collaboratifs et le suivi après la réunion ? Concentre-toi également sur les comptes-rendus des réunions précédentes et les discussions Teams de la semaine. Finalise ton écrit avec un tableau récapitulatif. Merci d’avance pour ton aide.

Et voilà, tu as maintenant la recette d’un prompt réussi ! J’espère que cette fois-ci, tu trouveras la réponse à ton goût. Bon appétit et bonne conversation avec l’IA ! 😊

Notre conclusion

Tout cela vous préoccupe et vous vous demandez comment vous allez vous y prendre. On le comprend aussi Maeva et moi laissons le cofondateur de Microsoft vous guider avec ses trois citations : 

“Les gens ont toujours peur du changement. Ils avaient même peur de l’électricité quand elle a été inventée”.

“Nous surestimons toujours le changement qui se produira dans les deux prochaines années et sous-estimons celui qui se produira dans les dix prochaines. Ne vous laissez pas bercer par l’inaction”.

“Si vous montrez aux gens les problèmes et les solutions, ils seront incités à agir”.

Bill Gates

Alors… foncez et “promptez” efficacement !

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

NB : vous vous demandez peut-être pourquoi je n’ai pas fait appel à l’IA pour rédiger ce billet. Ma réponse est simple : j’aime mettre en lumière les serviteurs des métiers administratifs et Maeva en est une très généreuse et percutante ambassadrice, l’humour en plus. Et puis… où serait mon plaisir d’écrire si l’IA fait tout à ma place ?

[Lire le billet de Josette du mois dernier]