Retour sur l’atelier du 3 avril 2023

Alexandre DUCH, avocat au Barreau de Toulouse et spécialiste en Droit des Affaires et de la Fiscalité, que nous avons évoqué un sujet essentiel, pour nous assistantes indépendantes : les Conditions Générales de Vente et les Contrats de Prestation de Service.

En effet, toute entreprise, peu importe sa taille, doit rédiger ses Conditions Générales de Vente (CGV) et les mettre à disposition de sa clientèle. Mais de quoi s’agit-il précisément ?

Par définition, les CGV déterminent le cadre juridique des prestations : périmètre d’intervention, conditions tarifaires, délais, conditions de règlement, étendue des responsabilités… Elles concernent autant nos clients particuliers que professionnels, mais certaines de ces mentions demeurent obligatoires seulement en BtoC*. Il est notamment impératif de définir exactement les missions que nous réalisons. L’accès au médiateur de la consommation est également à préciser sur les CGV à destination des particuliers.

Si ce document revêt un caractère obligatoire, la loi n’impose pas de quelle manière nous devons le communiquer : ce peut être lors de l’envoi du devis par exemple, que le client en ait effectué la demande ou non. Les CGV peuvent aussi être mises à en ligne sur le site internet de l’entreprise, information qui pourra être reprise directement sur le devis. Ce sont les pratiques les plus courantes et qui permettent d’éviter des litiges par la suite, la signature du devis valant acceptation des CGV.

Les CGV constituent donc un document plutôt général, mais, selon les situations, il peut être judicieux de les compléter avec un Contrat de Prestations de Service, plus adapté à la mission. À la différence des CGV, ce contrat doit être signé par les deux parties, client et prestataire.

CGV et Contrats de Prestation de Service, des documents juridiques qui parfois nous interrogent. Alexandre Duch a accepté de répondre à nos questions.

Ainsi, un sujet qui revient souvent : peut-on modifier les CGV ? La réponse est oui, mais cela doit rester exceptionnel ; il faut bien sûr ne pas oublier d’en informer le client.

Autre question que nous, secrétaires indépendantes, nous nous posons : faut-il spécifier nos tarifications sur les CGV ? La bonne pratique veut que ce document fasse référence à une grille tarifaire présente sur le site internet ou bien aux prix indiqués sur le devis.

Une autre interrogation parmi l’auditoire de cet atelier et qui concerne tout entrepreneur, notamment lorsqu’il vient de s’installer : peut-on rédiger les CGV nous-mêmes ou doit-on faire appel à un avocat ou un juriste ? A-t-on le droit de recopier des CGV glanées sur internet par exemple ?

Il n’est aucunement obligé de contacter un professionnel du Droit. Cependant, il faut rester vigilant, ne pas copier n’importe quelles CGV, car elles doivent être adaptées à chaque activité et chaque entrepreneur et cela en vue d’anticiper d’éventuelles réclamations (délai de paiement, de livraison, remboursements…). Par ailleurs, posséder des CGV personnalisées, c’est montrer une image professionnelle et sérieuse donc attention au moment de la rédaction de ce document, qui rappelons-le est obligatoire. Il faut rester conscient que l’objectif principal est de nous protéger, par exemple en définissant notre champ de responsabilité et notre droit à la propriété intellectuelle.

Mais comment détenir des CGV de qualité lorsque l’on n’a pas les moyens de faire appel à un avocat ou un juriste et que l’on ne veut pas copier n’importe quel document ? Trois conseils :

• Se renseigner sur les sites institutionnels,
• Mutualiser le coût de la rédaction de CGV par un professionnel du droit avec une ou plusieurs consœurs ou confrères exerçant une activité similaire,
• Prendre une assistance juridique, qui outre nous protégera lors d’un contentieux, mais fournira également des conseils avisés pour la rédaction des CGV (compter environ 200 euros par an).

Enfin, une autre question posée à Alexandre Duch concerne le cumul des activités et leurs mentions dans les CGV. En effet, de nombreuses assistantes indépendantes exercent différents types de missions et certaines se demandent si on peut les regrouper dans un seul document. La réponse est affirmative, on peut tout à fait indiquer toutes nos activités, pas besoin de mettre en place plusieurs CGV.

Les CGV constituent donc la base globale de toute contractualisation, vous l’aurez bien compris, et le Contrat de Prestation de Service, permet lui, de préciser davantage la mission et n’est pas obligatoire, mais doit être signé par les deux parties.

En dehors de ces deux documents, existent également :

• Les CGU ou Conditions Générales d’Utilisation : elles ne sont pas obligatoires et définissent les règles d’usage d’un site internet,
• Les mentions légales, elles, sont obligatoires : elles apportent des informations relatives à l’éditeur du site,
• La politique de confidentialité/charte informatique : elle demeure facultative et renseigne les clients sur les modalités de traitement des données recueillies. Mention à ne pas confondre avec le RGPD qui constitue un ensemble de pratiques vertueuses auxquelles les entreprises doivent se conformer dans le traitement de ses données personnelles. Pour en savoir plus :
  • RGPD Occitanie [Lien]
  • Le MOOC RGPD mis à disposition sur le site de la CNIL [Lien]

Maintenant, vous voilà prêtes et prêts à rédiger ou à revoir vos CGV… à moins que vous ne décidiez de déléguer cette tâche à un professionnel du droit. Dans tous les cas, soyez vigilant(e)s, vous donnerez ainsi une image sérieuse de votre activité, la protégerez et éviterez toutes réclamations injustifiées.

Copilotage de l’atelier et de l’animation
par Carole FEUGA et Ludovic MICHEL.

* BtoC : business to customer, traduire relations commerciales avec des particuliers par opposition à BtoB, business to business qui désigne les relations interentreprises.