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Boostez votre efficacité avec la méthode GTD !

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, où le volume de travail et les sollicitations ne cessent de croître, il est essentiel de savoir s’organiser efficacement. Tâches urgentes, priorités multiples, e-mails qui s’accumulent comme des peluches sous un canapé, il est parfois difficile de garder la tête hors de l’eau. Le chaos guette ! Les méthodes d’organisation du travail permettent de gagner en productivité, de réduire le stress et d’améliorer la qualité de vie..

👉 La méthode GTD : Getting Things Done

L’une des méthodes d’organisation du travail les plus connues est GTD, pour Getting Things Done, développée par David Allen. Cette méthode se base sur un système simple et efficace en 5 étapes :

  1. Collecter :
    Imaginez-vous en train de rassembler des coquillages sur la plage, sauf que ces coquillages sont vos tâches. Dans cette première étape, vous allez établir une liste exhaustive de toutes les tâches que vous devez réaliser. Pas de hiérarchie, pas de classement. Notez tout ce qui vous vient à l’esprit. Le but ? Libérer votre esprit du poids de toutes ces choses à faire et les stocker ailleurs que dans un coin de votre tête. Oui car notre cerveau n’est pas fait pour stocker TOUTES ces informations au risque de saturer ou d’en oublier.


  1. Traiter :
    Maintenant que vous avez votre collection de tâches, il est temps de les trier Posez-vous la question : « Qu’est-ce que je peux faire maintenant ? » .
    Traitez chaque tâche individuellement.
    Est-elle réalisable en moins de 2 minutes ? Si oui, faites-le immédiatement. Sinon, planifiez-la pour plus tard, déléguez la ou définissez un projet.
    Donnez à chaque action un nom clair et précis qui reflète l’action à accomplir et choisissez le contexte dans lequel l’action sera réalisée (lieu, outils nécessaires, etc…)
  2. Organiser :
    Organiser : Maintenant il va falloir classer vos coquillages par taille, par couleur, par forme, … c’est vous qui choisissez le classement qui vous convient le mieux. Cela revient à classer les actions selon leur contexte, leur importance et leur échéance. Vous allez organiser vos tâches en catégories : projets, priorités, … Créez des listes, des dossiers, des étiquettes.
    1. Créez des systèmes de classement adaptés à vos besoins :
      1. Listes de tâches pour les actions à court terme.
      2. Projets pour les actions complexes qui nécessitent plusieurs étapes.
      3. Calendriers pour les actions qui ont une date limite précise.
    2. Utilisez des outils d’organisation pour vous aider à classer et à retrouver vos informations : logiciels, applications, agendas, etc.
  3. Réviser :
    Comme un jardinier qui entretient ses plantes, vous allez régulièrement réviser vos listes. Supprimez les tâches obsolètes, ajustez les priorités, et ajoutez de nouvelles tâches. C’est comme mettre à jour votre statut Facebook, mais avec plus de sens. 
  4. Agir  :
    C’est le moment de passer à l’action ! Abattez ces tâches comme un champion du monde de dominos, une à la fois, en restant concentré sur ce qui est à l’ordre du jour une seule tâche à la fois pour éviter la dispersion.
    Néanmoins, pour agir de manière efficace, vous devez prendre en compte quatre éléments principaux : vos priorités, le temps dont vous disposez, votre niveau d’énergie et le contexte dans lequel vous vous trouvez.

👉 Les avantages de la méthode GTD

Maintenant, vous pourriez vous demander : “Pourquoi diable devrais-je m’embêter avec tout ça ?”. Eh bien, laissez-moi vous éclairer :

  • Clarté Mentale : GTD libère votre esprit de l’encombrement des tâches à accomplir, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel sans être constamment distraite par le bruit de fond de votre liste mentale interminable.
  • Productivité Envolée : En organisant vos tâches de manière méthodique, GTD vous aide à devenir une machine à produire des résultats. Adieu procrastination, bonjour efficacité !
  • Moins de Stress, Plus de Zénitude : Avec GTD, le stress lié à la gestion des tâches devient aussi obsolète qu’un fax dans l’ère du numérique. Vous pouvez enfin vous détendre en sachant que tout est sous contrôle.
  • Priorisation efficace : Vous savez toujours quelle est la tâche la plus importante à accomplir en premier. Adieu procrastination !
  • Gain de temps : Vous travaillez plus intelligemment, pas plus durement. Vous éliminez les tâches inutiles et optimisez votre temps.
  • Meilleure communication : Vous êtes plus précis et fiable dans vos réponses aux demandes de vos collaborateurs.
  • Satisfaction accrue : Vous ressentez un sentiment de satisfaction et d’accomplissement en terminant vos tâches.

👉 Les Pièges du GTD : Attention, Zones de Chute Imminentes

Comme tout super-héros, GTD a ses faiblesses. Voici quelques pièges à éviter :

  • La Paralysie de l’Analyse : Trop de planification peut paralyser l’action. Ne passez pas tellement de temps à organiser vos listes que vous oubliez de les exécuter.
  • La Fuite dans l’Organisation : Attention à ne pas passer tellement de temps à organiser vos tâches que vous finissez par procrastiner sur leur réalisation réelle. Rappelez-vous, l’objectif est d’agir, pas de perfectionner votre système d’organisation ad infinitum.
  • Le Syndrome du Tout-Noté : Bien que la capture de toutes les idées soit importante, ne tombez pas dans le piège de noter chaque pensée fugace qui vous traverse l’esprit. Apprenez à faire la distinction entre ce qui est important et ce qui relève de la divagation.


👉 Les Les outils pour une GTD efficace

De nombreux outils peuvent vous aider à mettre en place GTD :

  • Applications de gestion de tâches : Todoist, Trello, Asana, Microsoft To Do, etc.
  • Logiciels de prise de notes : Evernote, OneNote, Notion, etc.
  • Calendriers : Google Agenda, Outlook, etc.
  • Minuteurs et alarmes : applications mobiles, assistants vocaux, etc.

👉 Les outils pour une GTD efficace

Conseils pour une mise en place réussie

  • Commencez par capturer toutes vos tâches et idées. Ne vous inquiétez pas de l’organisation à ce stade.
  • Définissez un système de classement simple et clair. Utilisez des catégories, des étiquettes, des couleurs, etc.
  • Planifiez des moments réguliers pour revoir votre système GTD. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie.
  • N’hésitez pas à adapter la méthode à vos besoins et à votre style de travail. Il n’y a pas de “bonne” ou de “mauvaise” façon de faire GTD.
  • Soyez patient et persévérant. Il faut du temps pour apprendre à utiliser GTD de manière efficace.

👉 Devenez le Maître du Multitâche avec GTD

GTD n’est pas une potion magique (et vous n’êtes pas Astérix), mais une méthode puissante qui peut transformer votre vie professionnelle. Alors, que vous jongliez avec des agendas surchargés ou des milliers d’emails et des dizaines de tâches prioritaires, GTD est là pour vous aider à canaliser votre superpuissance professionnelle.Si vous êtes prêt à investir du temps et de la discipline, vous serez récompensé par une meilleure organisation, une efficacité accrue et une réduction du stress. Alors, qu’attendez-vous ? Commencez à dompter le chaos dès aujourd’hui !

Pour aller plus loin:

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Noëlle HERBILLON