“2027 !… Josette perd la boule !”.
Rassurez-vous : même si je gâtifie devant un bébé, un chiot ou un chaton mes méninges fonctionnent encore très bien. L’idée qui va suivre cheminait dans mon cerveau en raison de cette publication FFMAS sur LinkedIn paru le 6 avril 2026 relative à la sous-évaluation des fiches de poste. Une fiche de poste est le minimum à posséder. J’insiste très lourdement sur ce mot “minimum” et j’y reviendrai dans un prochain billet.

Idée confirmée en écoutant une assistante à son retour de congés parce que… septembre arrive toujours plus vite que prévu !

Panorama d’une rentrée impréparée

Après des vacances reposantes, joyeuses, ensoleillées, agréables, merveilleuses et tout et tout, Charlotte, l’assistante, a retrouvé son manager, son équipe, son bureau, son ordinateur, ses armoires, ses collègues bronzés, la machine à café et… des “emmerdements” ! Je sais, c’est une grossièreté mais, d’une part, c’est son mot et, d’autre part, je le trouve réaliste pour qualifier la situation avec justesse.

Non remplacée pendant son absence, elle a récupéré, 4 semaines plus tard, une pagaille invraisemblable : dossiers non traités, courriers en retard, messagerie saturée, documents éparpillés, facturation et comptes rendus en souffrance, appels téléphoniques et rendez-vous non assurés avec un agenda de rentrée déjà surchargé… L’énervement a pointé son horrible face et les bénéfices de son mois de détente se sont évaporés comme une goutte d’eau sur une plaque brûlante.

À qui la faute ?

J’ai attentivement écouté Charlotte, lui ai posé quelques questions et suis arrivée à la conclusion suivante : Charlotte est responsable de ne pas avoir sécurisé la continuité de sa fonction. “Josette retombe sur la tête”. Non non ! J’affirme que c’est bien elle la responsable et la coupable.

Laissez-moi vous expliquer à travers quelques questions :

• Qui s’occupe du remboursement des notes de frais et comment remplir les imprimés nécessaires dans le progiciel dédié ?
• D’ailleurs quel est le nom de ce progiciel ?
• À propos des notes de frais quels sont les critères de remboursement en vigueur dans l’entreprise ?
• Quels sont les traiteurs référencés pour les manifestations officielles ?
• D’ailleurs quelle est la procédure de référencement d’un nouveau fournisseur ?
• Comment classer et où retrouver un document spécifique dans l’embrouillée et incompréhensible arborescence et/ou dans les 5 armoires sans plan de classement/rangement ?
• D’ailleurs où trouver ce satané plan de classement/rangement et… archivage ?
• Quel est le mode opératoire pour traiter les courriers “arrivée” et “départ” dans le logiciel dédié ?
• D’ailleurs où trouver et à qui demander les codes d’accès ?
• Où trouver la documentation relative au produit XYZ à envoyer à un prospect ?
• D’ailleurs qui gère toutes les documentations pour les prospects ?
• Comment se procurer la charte graphique de présentation des documents externes et internes ?
• Qui contacter pour obtenir les données nécessaires au remplissage du tableau de bord hebdomadaire du manager ?
• D’ailleurs où trouver ce fameux tableau de bord caché dans les nébuleux documents, aux intitulés fantaisistes inaccessibles aux néophytes ?
• Qui s’occupe de remplacer la chaise de bureau cassée ?
• Comment fonctionne le photocopieur/imprimante/scanner/télécopieur qui requiert d’avoir fait Polytechnique pour effectuer une simple copie ?
• …

La liste s’allonge à l’infini !

Charlotte répond rapidement à toutes ces questions car il s’agit de sa fonction. Maintenant, professionnel.les aguerri.es du secrétariat/assistanat, sauriez-vous répondre à ces mêmes questions si vous occupiez la fonction de Charlotte ? Probablement pas et vous seriez désorienté.es tout comme serait Charlotte si elle devait vous remplacer. Notez aussi les acronymes et le jargon maison ainsi que les initiales (“Prévenir JPO, HI et MC du report”) totalement incompréhensibles et déstabilisants pour les personnes non-initiées !

Certes, le moment de désarroi passé vous feriez face mais que de temps perdu en fastidieuses recherches et surtout quelle rude épreuve pour les nerfs ! Il y a fort à parier que, lassé.es voire épuisé.es par l’inconfort quotidien, le traditionnel “Elle/il verra cela à son retour” jaillirait !

La solution : le mode d’emploi de votre fonction

Appliquez une règle d’or, simple et ultra efficace :

Quittez votre bureau le soir l’esprit léger
comme si vous ne reveniez pas le lendemain.
Aussi, élaborez le mode d’emploi* de votre fonction.

Pourquoi créer un vadémécum* de votre poste ?

• Pour exclure la vulnérabilité de vos activités liée à votre absence.
• Pour les rendre transparentes, transférables et transmissibles.
• Pour être remplacé.e sans heurt, sans énervement, sans chaos.
• Pour rassurer votre manager.
• Pour faciliter la vie de vos collègues.
• Pour que le/la stagiaire ou l’intérimaire continue, sans stress, vos activités.
• Pour revenir tranquillement de congés, de maladie, de maternité…
• Et pour afficher un professionnalisme éclatant. Un outil parfait pour négocier.

S’il faut encore vous convaincre de son utilité, souvenez-vous de votre première journée de travail dans la structure où, aujourd’hui, vous œuvrez aisément ! Je gage que vous auriez apprécié de posséder toutes les clés* de votre nouvelle fonction. Il vous reste un an pour réaliser la procédure* de votre secrétariat/assistanat. Préservez bien cette date dans votre agenda car cette durée est idéale pour élaborer un abécédaire* exhaustif, clair, concis et…attractif. Comme Charlotte commencez maintenant !

Pour vous guider dans sa conception je vous fournirai des pistes dans de prochains billets ou… je songe à réaliser un livre blanc ! À ce jour j’ignore quelle décision je vais prendre : je me lance dans un long rédactionnel. Je commence d’ailleurs avec… le titre !

Quel titre choisir ?

Lors de la lecture de ce billet vous avez constaté que j’ai nommé ce document de différentes façons*. Alors… commencez par adopter l’intitulé qui vous ressemble, qui vous parle, qui vous plaît ou… créez le vôtre ! Pensez aussi à ceux qui le liront : un titre accrocheur donnera envie de consulter votre document. Je vous propose le mien : burogrimoire. Si vous le trouvez approprié et, comme moi, charmant, suranné et un brin magique, conservez-le ! Quant à vadémécum cette expression vient d’une locution latine vade mecum, qui a pour traduction littérale “viens avec moi” (vade = viens, me = moi, cum = avec).

Quelques titres :

Bonne rentrée 2026 en attendant celle de 2027… avec votre burogrimoire !

Pour vous convaincre définitivement je vous livre ma citation préférée d’un génie. Elle est ma précieuse compagne à chaque instant de ma vie :

“Ne pas prévoir c’est déjà gémir”

– Léonard de Vinci.

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

[Lire le dernier billet de Josette]

NDLR : Ce mode d’emploi est aussi un outil précieux pour préparer vos entretiens [livre blanc]… Sa mise à jour est l’occasion de répertorier en toute objectivité l’évolution de vos activités pour exposer les plus pertinentes une fois quantifiées.