Le chef-d’œuvre réalisé par un apprenti Compagnon du Devoir pour pouvoir passer maître en devenant Compagnon fini m’a toujours fascinée. Menuisier ébéniste, plombier, maçon-tailleur de pierre, boulanger, sellier… toutes et tous accomplissent une éblouissante performance une fois les 7 ans d’apprentissage et leurs tours de France achevés. Alors… pourquoi pas vous ?

À la lecture de cette phrase, je vous entends : “Mais… je gère des dossiers, des agendas, des plannings, des priorités. J’organise des réunions, des évènements. Je veille au bien-être de l’équipe. Je rédige des courriels, je facture, je relance, je trie, je classe, j’archive… rien de remarquable et je ne vois vraiment pas ce que je pourrais mettre en avant comme chef-d’œuvre !”.

C’est bien ce qui m’agace chez l’immense majorité des femmes du secteur administratif : vous ne savez pas briller. Pire : vous refusez de briller ! À longueur de journée, de semaine, de mois… vous réalisez des prouesses et accomplissez des performances sans même vous en rendre compte. Les hommes ne sont pas concernés par mon propos : ils savent le faire quand c’est utile. Je suis persuadée que vous avez un chef-d’œuvre, voire plusieurs, dont vous êtes particulièrement fière. Identifiez vos coups géniaux et votre portfolio les mettra à l’honneur.

Quid d’un chef d’œuvre pour une secrétaire/assistante ?

Le chef-d’œuvre est donc un accomplissement de la maîtrise d’un métier et témoigne des savoirs, savoir-faire, savoir-être et savoir transmettre. Pour une secrétaire/assistante, cela peut être un projet ou une réalisation qui :

• démontre votre véritable expertise ;
• présente une habile combinaison de vos compétences de méthode, d’organisation, de gestion, de communication, de créativité, de rigueur et d’investissement ;
• témoigne de votre fort engagement envers votre métier ;
• prouve votre capacité à anticiper et à gérer des situations complexes ;
• affiche votre esprit fédérateur et votre bienveillance ;
• garantit vos succès remportés, vos résultats obtenus et vos engagements pris et tenus ;
• atteste de vos faits impressionnants, notoires, quantifiables et mesurables ;
• justifie les attentes largement dépassées par vos soins sur un thème précis ;
• illustre votre fiabilité et votre réelle valeur ajoutée à votre environnement de travail et votre entreprise.

7 exemples de coups géniaux transformés en chefs-d’œuvre

Retenez que ces réalisations sont toujours liées à des compétences :

1. Organisation d’un évènement majeur : planifier, exécuter et s’investir dans un événement important pour l’entreprise : colloques, séminaires, conférences, forums, fêtes d’entreprise, journées spéciales…
   • Entre l’organisation et la gestion des invitations pour ces semestrielles “Journées découvertes”, la coordination des clients, des partenaires, des fournisseurs, la logistique sur place, la communication avant, pendant et après l’évènement, la calme et parfaite maîtrise de vos collègues paniqués et de votre manager sur les nerfs, vous avez perdu 5 kilos mais… quel succès ! Vous avez même été applaudie.
2. Création d’un système de gestion de documents : développer et mettre en place un système efficace de gestion des documents, des dossiers et des archives pour l’entreprise.
   • Vous avez contacté X fournisseurs de logiciels spécifiques, avez “pondu” X tableaux comparatifs des offres, avez farouchement et factuellement défendu votre choix, avez gagné, avez supervisé les 2 stagiaires recrutés par vos soins et piloté la numérisation des documents, avez créé la base de données, avez formé les salariés à l’utilisation du nouveau système lesquels vous ont remerciée en petites douceurs gourmandes ! Vous avez repris vos 5 kilos mais, devant les compliments de tout le monde et surtout ceux de votre manager qui ne cesse de vous encenser, vous vous en moquez !

3. Rédaction d’un manuel de procédures : élaborer un manuel complet des procédures administratives et opérationnelles de l’entreprise.
   • Combien de week-ends avez-vous consacrés à comprendre et à approfondir tous les processus internes ? Sans oublier votre remarquable capacité à les synthétiser et les documenter de manière claire, précise et accessible à toutes et tous. S’y ajoute la formation dans laquelle vous vous êtes investie pour devenir référente et avez même été certifiée major de promo avec les félicitations du jury. L’enchanteur goût de la victoire vous a envahie quand vous avez entendu Cunégonde, qui bloque sur tout et est réfractaire à toutes les procédures, vous dire, devant votre manager “Grâce à toi j’ai enfin compris comment la facturation et les notes de frais devaient être gérées” !

4. Gestion d’un projet transversal : prendre en charge la coordination d’un projet impliquant plusieurs départements de l’entreprise.
   • Une longue et intensive formation vous a permis de construire une dynamique QVCT⁽¹⁾ collaborative. Vos compétences en gestion de projet, en communication interne et en résolution de problèmes ont été acclamées. À chaque fois que vous croisez un directeur au self il lève énergiquement le pouce en signe de compliment et vous gratifie d’un immense sourire.

5. Amélioration des processus administratifs : identifier et mettre en œuvre des améliorations dans les processus administratifs existants pour augmenter l’efficacité et réduire les coûts.
   • Quelle magistrale réussite cette automatisation de certaines tâches, cette réorganisation des flux de travail, l’application de la méthode OPDCA⁽²⁾, la formation du personnel… La substantielle prime que vous avez reçue en est la preuve.

6. Création d’un programme de formation : développer des sessions de formation “Accueil des nouveaux employés”.
   • En raison de votre investissement, de votre longue expérience et de votre parfaite connaissance de la maison qui vous emploie, vous avez été chargée d’élaborer des programmes d’accueil, créer des supports et des diaporamas, organiser et animer des sessions de formation, évaluer les résultats, élaborer un RETEX⁽³⁾… Un parcours complexe mais une victoire incontestable à tel point que vous êtes surnommée la “Mentore” au sein de l’entreprise !

7. Gestion de la communication interne : mettre en place et gérer un système de communication interne efficace comme : une newsletter, un intranet, la gestion des agendas, un tableau de bord d’informations…
   • Votre forte et indéfectible implication relative au handicap⁽⁴⁾, vos compétences en communication, en rédaction et en gestion de l’information quant à la publication d’une newsletter mensuelle, ont été mises à l’honneur lors de la réunion “grand-messe annuelle” du Président lequel vous a chaleureusement et longuement remerciée devant tous les salariés. Son discours vous a fait rougir de plaisir !

À la lecture de ces sept exemples je suis persuadée que d’autres vont vous revenir en tête. Si votre mémoire flanche pensez à tenir votre journal de bord comme stipulé dans mon 1^er volet.

Mettez vos réalisations en scène

Maintenant que vous avez listé vos réalisations spectaculaires il va falloir choisir ! En effet il ne s’agit pas d’abreuver les lecteurs d’arguments auxquels ils ne seront pas sensibles. Exposer en quatre sublimes diapos :

• votre remarquable gestion du déménagement de votre entreprise ;
• votre exceptionnel pilotage de 4 stagiaires en BTS SAM⁽⁵⁾ dont 2 ont été embauchés ;
• votre époustouflante conduite de 5 délégations étrangères pendant 3 jours ;
• les économies réalisées par votre rigoureuse gestion des fournitures et matériels de bureau ;

c’est très bien et félicitations mais… êtes-vous certaine que cela va intéresser votre futur employeur ?

Un portfolio réussi est une sélection stratégique, une démonstration ciblée sur l’aide que vous lui apporterez, donc VOTRE valeur et pas une collection de réalisations dont il n’a que faire.

À ce propos, je m’autorise un conseil : réalisez plusieurs portfolios (3 ou 4) en fonction des postes que vous visez. Plus vous obtiendrez d’informations les concernant, et mieux vous cernerez ce qui est vraiment indispensable de mettre en avant.

Vous allez raconter VOTRE histoire : c’est VOTRE vie, c’est VOTRE parcours, ce sont VOS compétences significatives qui feront la différence. Je ne cesse de le dire à mes stagiaires : “Utilisez le storytelling⁽⁶⁾ aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, c’est un magistral metteur en scène et un puissant accélérateur”. L’objectif d’un portfolio est de capter immédiatement l’attention du lecteur. Il doit donc être argumenté et nourri en conséquence pour conserver cette attention voire… l’accroître ! Ceci posé, si le storytelling remporte mes faveurs, pensez à bien hiérarchiser toutes les informations et veillez à la pertinence de vos mots-clés.

Quid du CV et de la lettre de motivation ?

Arrivée à ce stade vous vous dites peut-être :“Mais alors que dois-je envoyer exactement à un futur employeur ?”

Par curiosité, alors que je ne suis plus du tout concernée, j’ai navigué sur Internet à la recherche du “site idéal”. Tous fournissent d’excellents conseils mais aucun ne parle de VOUS, de qui vous êtes, de votre personnalité, de vos désirs, de vos ambitions, de vos atouts et encore moins de vos exploits ! Je l’ai écrit dans le 1^er volet : votre CV c’est VOUS et personne d’autre. Il résume le “quoi” le “quand”, le “qui” et le “où”. Votre portfolio ouvre une attirante porte sur le “comment”, le “pourquoi” voire le “combien” !

Si la lettre de motivation et le CV sont les incontournables requis le portfolio est la cerise sur le gâteau, la ressource secrète qui va susciter l’envie de vous connaître et, surtout, de vous rencontrer.

• Rien ne vous empêche de fournir un CV dans lequel les lecteurs seront renvoyés à une ou plusieurs pages de votre portfolio pour découvrir plusieurs réalisations particulières de votre cru !
• Rien ne vous empêche d’inclure votre CV dans votre portfolio ! Par exemple un dépliant 3 volets avec votre parcours sur la première page et vos réalisations remarquables sur les 5 autres ! Choisissez un papier de haute qualité qui marquera les esprits.
• Rien ne vous empêche de ne pas réaliser de CV mais de le diluer, au fur et à mesure, dans votre portfolio ! C’est l’option que j’avais retenue dans mon book. Astucieusement, je “forçais” ainsi les lecteurs à cheminer dans mon parcours mais…, c’était une autre époque où l’Intelligence Artificielle n’était pas entrée dans notre monde !

À vous de décider ce qui VOUS ressemble le mieux… attendez quand même mon dernier billet pour choisir définitivement : je compte y aborder le recrutement !

D’ores et déjà clarifiez votre décision finale par ces quelques questions. Vos réponses apporteront un fil conducteur à votre portfolio et vous aurez l’esprit dégagé pour le construire :

• qui suis-je exactement ?
• qu’est-ce que je veux précisément ?
• quelles sont mes motivations ?
• qu’est-ce que je ne n’accepterai jamais et c’est non négociable ?
• qu’est-ce que je peux offrir ?
• dans ce que je peux offrir qu’est-ce qui va retenir vraiment l’attention ?
• quelle image je veux donner ?
• qu’est-ce que je veux que l’on retienne de moi ?

Pour info tout mon entourage privé et professionnel m’avait déconseillé de créer un book. J’entends encore les remarques de certain·es “ Tu vas te ridiculiser. Il ne passera jamais. Il est trop volumineux. Tu ne seras jamais convoquée et encore moins retenue…”. Je n’ai écouté personne et ai fait selon ma personnalité, mes valeurs, mes besoins, mes envies. Cela a fonctionné au-delà de mes espérances. Mon message est donc simple : faites selon VOUS !

Comme signalé dans mon 1^er volet si un employeur trouve votre CV / Porfolio inapproprié voire déplacé votre candidature ne sera pas retenue. Tant mieux ! Cela signifie que ce poste n’était pas fait pour vous, que votre personnalité aurait déplu et que vous vous seriez ennuyée dans cette fonction. Pire : vous auriez été sous tension permanente avec votre employeur.

Quid des compétences ?

On vous en demande tellement que la liste s’allonge indéfiniment ! Je n’exagère pas en écrivant cela et vous le savez ! Un jour… je répertorierai toutes les compétences attendues et en rédigerai un billet. Vous en serez muette et stupéfaite ! Belle occasion de négocier une super augmentation, une revalorisation de votre fonction et, pourquoi pas, une promotion !

En attendant… retenez que votre fonction est structurée autour de 7 pôles de compétences majeures lesquels, bien évidemment, vont s’ouvrir sur d’autres.

1. L’engagement dans le métier ;
2. Le travail en équipe ;
3. La communication, le relationnel ;
4. L’organisation ;
5. La gestion de projets ;
6. L’encadrement et l’animation d’équipes ;
7. La prise de responsabilités.

Je reprends le point 7 lequel conduit vers ces compétences/connaissances :

• prise de risque (risque mesuré bien entendu) ;
• prise d’initiatives (dans le champ de vos responsabilités bien évidemment. Cela écrit, qui vous empêche de “forcer le destin” ?) ;
• force de propositions ;
• plate-forme de veille et d’alerte en cas de nécessité ;
• forte autonomie ;
• aptitudes au discernement et à la pondération ;
• capacité à gérer le stress et les priorités ;
• sens du service et esprit d’équipe ;
• reporting approprié (rendre compte si vous préférez) ;
• …

Allez… je continue : effectuer un reporting approprié c’est encore d’autres compétences et habiletés à posséder telles que :

• maîtrise de tous les sujets : historique de votre maison, organigramme, dossiers, produits, services, clients, fournisseurs, logiciels… ;
• sens de l’analyse ;
• esprit de synthèse ;
• fine connaissance des attentes et besoins managériaux et ceux de l’équipe ;
• forme adaptée pour répondre aux besoins spécifiques de chacun(e) ;
• inventivité et créativité pour faire mouche à chaque fois ;
• aptitude au timing (la bonne info, au bon moment, à la/aux bonne(s) personne(s) !) ;
• proactivité ;
• rapidité d’exécution ;
• virtuosité quant à l’automatisation des tâches ;
• …

J’arrête ce flot car mon billet va devenir rébarbatif ! Donc… ne craignez pas de lister toutes les vôtres et de les trier par thème spécifique : votre futur employeur ignore totalement que vous êtes reconnue comme la championne inégalée de la RSE environnementale⁽⁷⁾.

Rendez-vous en en décembre pour s’intéresser à la forme de votre portfolio. J’avais programmé un final en janvier mais ce sujet est tellement vaste que je le conclurai en février !

En attendant retenez ces 2 citations :

“Vous ne pouvez pas bâtir votre réputation sur ce que vous allez faire mais vous l’avez bâti sur ce que vous avez fait”

Henry Ford

“Votre avenir est créé par ce que vous faites aujourd’hui, pas demain”.

Robert Toru Kiyosaki

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

1. Qualité de Vie et des Conditions de Travail.
2. Observe Plan Do Check Act qui se traduit par Observer Planifier Déployer Contrôler Agir. Promis, j’expliquerai comment utiliser ce fameux PDCA dans un billet. Quand ? Je ne peux pas fixer une date : tout se bouscule tout le temps !
3. Acronyme signifiant RETour d’EXpérience.
4. Cette année la SEEPH (Semaine Européenne pour l’Emploi des Personnes Handicapées) a lieu du 17 au 23 novembre 2025.
5. Brevet de Technicien Supérieur – Support à l’Action Managériale. Il remplace depuis 2019 le BTS AM – Assistant Manager.
6. L’expression storytelling désigne, littéralement, l’art de raconter des récits.
7. Responsabilité Sociétale des Entreprises. Concept dans lequel les entreprises intègrent les préoccupations sociales, environnementales et économiques dans leurs activités et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire. Source : www.ecologie.gouv.fr/

[ Lire le billet de Josette : l’attractivité d’un portfolio ]