À l’ère de l’intelligence artificielle, une idée reçue prend de l’ampleur : pourquoi continuer à structurer les processus et la documentation, alors que l’IA semble capable de tout faire, de tout retrouver, de tout produire ? Cette illusion de toute-puissance est non seulement réductrice, mais surtout risquée pour les entreprises et leurs collaborateurs.
L’IA, un outil… pas un système
L’intelligence artificielle fonctionne sur la base des informations qu’elle ingère. Si les données sont dispersées, obsolètes ou mal structurées, l’IA produit des résultats biaisés ou incomplets. En d’autres termes, la qualité de ses réponses dépend de la qualité de l’organisation en amont. L’IA ne remplace pas la structure : elle la sublime… si elle existe.
Pourquoi structurer reste essentiel
- Fiabilité des décisions : une documentation claire garantit que l’IA puise dans des sources cohérentes et validées.
- Sécurité juridique : les obligations réglementaires exigent une traçabilité que seule une structuration rigoureuse peut garantir.
- Transmission des savoirs : l’humain reste au cœur de l’entreprise, et la pérennité passe par des procédures lisibles, transmissibles et adaptables.
- Résilience organisationnelle : sans documentation formelle, l’entreprise devient dépendante des outils ou des individus.
Comment l’IA peut devenir une alliée de la structuration ?
Utilisée à bon escient, l’IA peut accélérer et fiabiliser l’organisation documentaire :
- En classant automatiquement les fichiers ;
- En suggérant des catégories ou des métadonnées ;
- En synthétisant les procédures pour les rendre plus lisibles ;
- En alertant sur les doublons ou les contenus obsolètes.
Le rôle des assistant·es, plus que jamais, est de paramétrer ce binôme humain-machine. Elles/ils organisent la donnée, qui garde du sens et de la cohérence.
Bonnes pratiques pour un tandem efficace IA/humain
- Standardiser les formats de documents (titres, paragraphes, mots-clés) ;
- Créer une arborescence logique et pérenne des espaces de stockage ;
- Rédiger des procédures claires et numérotées ;
- Maintenir une veille documentaire régulière, à l’aide de l’IA ;
- Impliquer l’ensemble des équipes dans la culture de l’information ;
- Ne jamais perdre de vue la sécurité des données.
Une évolution, pas une révolution
La structuration documentaire ne disparaît pas avec l’intelligence artificielle, elle change de nature. L’enjeu n’est plus seulement de classer, mais de penser la documentation comme une ressource vivante, lisible à la fois par les humains et les algorithmes. Un défi passionnant, au cœur des nouvelles missions de l’assistanat stratégique.
Aurore Degoutin
Présidente FFMAS et assistante engagée
