Le 29 novembre 2023, paraissait le décret n° 2023-1111 et son arrêté d’instauration d’un stage pour l’ensemble des 560 000 élèves de seconde générale et technologique dès juin 2024.

Ces jours-ci, les sollicitations vont bon train pour accueillir ces lycéens et lycéennes de seconde en stage d’observation du 17 au 28 juin 2024 car la plate-forme dédiée ne couvre pas tous les besoins. 

À la FFMAS, nous pensons qu’il s’agit d’un projet d’investissement sur l’humain à haute valeur ajoutée sociétale. Parmi tous les protagonistes, au sein des entreprises, les assistant·es et les office-managers sont les bons interlocuteur·ices pour mettre en place ces stages.

Car ce stage à pour but de : 

• permettre à chaque lycéen·ne d’approfondir sa découverte des métiers, ce qui lui facilitera ses choix d’orientation, 
• améliorer la politique d’orientation des jeunes, 
• tisser des liens dynamiques entre l’école et les entreprises ou collectivités.

Dans un contexte où : 

• les employeurs expriment des difficultés de recrutement ou des taux élevés de renouvellement du personnel…
• les employeurs mettent en avant leur engagement RSE (Responsabilité sociétale des entreprises)…
• l’on entend souvent les adultes se plaindre de l’absence d’implication des jeunes…
• les métiers de l’assistanat peinent à (dé)montrer leur implantation au cœur des structures…

Par leur positionnement humain et transversal et leur vision globale de la structure au plus près des équipes agissantes, les assistantes peuvent transformer cette nouvelle politique publique en opportunité d’investissement pour l’avenir. Celui de l’employeur et celui des générations futures. 

Contribuer à la politique RH et RSE/RSO

L’accueil de stagiaires relève bien de deux aspects complémentaires de la politique de ressources humaines de la structure :

• Le développement de la marque employeur pour se constituer un vivier de futurs collaborateurs et collaboratrices ;
• L’intégration de la structure sur son territoire du point 7 Communautés et développement local de la RSE.

Les interactions avec les stagiaires et leurs enseignants contribuent à une meilleure connaissance réciproque. Ainsi l’intégration de futurs collègues peut être facilitée par la compréhension des attentes de chacune des parties : l’employeur et le jeune recruté.

De même, le questionnement des jeunes gens, les différents échanges tout au long de la quinzaine, leurs éventuelles remarques ou propositions peuvent constituer des bases de réflexion pour l’organisation de futurs recrutements.

Bâtir un projet d’accueil de stagiaires

Une année après le stage d’une semaine de troisième, le lycée a permis aux jeunes gens de mûrir. Ce stage de seconde de deux semaines leur offre une plus grande opportunité d’investissement personnel, surtout s’il est renforcé au sein d’un collectif de stagiaires.

Pour observer, le stagiaire devra rencontrer le maximum d’interlocuteurs qui pourront lui confier quelques missions au sein de leur équipe. Cela répartira l’investissement en temps entre les différents collaborateurs.

Mais il faut aussi quantifier et valoriser l’investissement de l’accompagnement : accueil, accompagnement, vigilance… doit être quantifié au préalable. Il peut être nécessaire de répartir certaines activités entre les collègues et de définir clairement les priorités de la période.  

De plus, cet encadrement de stagiaire permet de renforcer quelques compétences telles que :

• Savoir présenter son métier et son rôle au sein de la structure ;
• Comprendre et expliquer le fonctionnement général de la structure ;
• Partager les compétences techniques et technologiques.

C’est le bon moment pour partager l’extrême importance de la communication : la hiérarchisation des informations, la priorisation des flux, la valeur des sources, la traçabilité. Ou encore l’occasion de s’ouvrir et d’échanger sur l’apport de ces nouvelles générations, futures collègues.

Enfin, ce cadre est l’opportunité de demander aux stagiaires d’exprimer leur point de vue dans un rapport d’étonnement individuel ou collectif à présenter en fin de stage. Proposez-leur de vous surprendre en leur laissant le choix du support de cette présentation s’il n’y a pas de contrainte de la part de leur établissement d’enseignement.

Se faire accompagner par une association

Si le projet peut ou doit prendre de l’envergure au sein de votre structure, il existe une fédération : Entreprendre pour Apprendre, agréée par le Ministère de l’Éducation nationale, de la jeunesse et des sports. Son objectif est d’ « interconnecter l’école et l’entreprise pour s’enrichir mutuellement de toutes les énergies et faire grandir ses idées et sa personnalité ».

Ce réseau fait vivre une aventure entrepreneuriale collective, la Mini-Entreprise ® au sein des établissements d’enseignement comme au sein des entreprises.

Ajouter un corde à votre arc : référente de stage de seconde

L’encadrement de stagiaires – et non pas l’accueil, trop réducteur – constitue une marche vers le management.  

C’est le moment de montrer votre positionnement de plaque tournante de la structure et de renforcer votre image professionnelle. En vous appuyant sur votre zone d’influence, vous pouvez compter sur votre intelligence situationnelle pour établir les plannings et répartir les rendez-vous des stagiaires.

Oups, vous occupiez déjà le rôle pour les stagiaires de troisième. Il s’agit là d’une version plus longue et plus significative pour toutes les parties. Pensez à formaliser ce nouveau rôle par écrit, le valoriser dans vos entretiens et l’ajouter dans votre fiche de poste.

Voici quelques sujets à proposer aux stagiaires de ce premier essai :

• leur compréhension des objectifs de stage et leur vision personnelle ;
• leurs questionnement à l’arrivée ;
• leurs attentes ;
• leur compréhension des différents rôles et notamment celui de l’assistante…
• les apports de ce stage.

Ces jeunes gens et vous-mêmes trouverez certainement de multiples sujets et même de formats de restitution pour permettre à chacun de jouer GAGNANT – GAGNANT !

Au fait, avant de vous lancer, avez-vous consulté l’article de Josette concernant la méthode SMART afin de construire son projet ? C’est le bon moment !

La FFMAS réfléchit à son rôle pour accompagner les assistant·es et les office-managers vers ces fonctions de tutorat et proposera prochainement des actions en ce sens.  

En savoir plus

Sur cette nouveauté [Site Education.gouv.fr Réussir au lycée]

Plateforme [1jeune1solution.gouv.fr]

Sur la FFMAS :

• Vous souhaitez en savoir plus sur la Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat… [lien]
• Pour être informé chaque mois de l’actualité de nos métiers, inscrivez-vous à la newsletter nationale [lien]

Maryse EBALLARD

Nous compatissons pour tous les parents qui s’inquiètent pour leur progéniture qui n’a pas encore de projet arrêté. Leur réseau personnel et professionnel est le premier lieu de ressource à explorer.