En tant qu’assistante ou office manager, vous êtes le pilier de l’organisation pour laquelle vous travaillez,  la cheville ouvrière qui veille au bon fonctionnement des rouages de l’entreprise. Votre expertise administrative, votre sens de l’organisation et vos compétences relationnelles font de vous un atout précieux pour vos supérieurs et vos collègues. Mais saviez-vous que vous avez également le pouvoir de transmettre votre savoir et votre passion ?

C’est la voie que j’ai choisie. Assistante de direction puis office manager, et ce,  depuis plus de 25 ans,  j’ai navigué dans les eaux parfois tumultueuses du monde du travail.  Tantôt proche de couler sous l’amas de tâches à réaliser, tantôt sourire aux lèvres bravant les tempêtes.  Passionnée par mon métier, j’ai toujours voulu le promouvoir et le partager, ce que je fais en tant que bénévole à la FFMAS.

Peut- être n’y suis-je pas arrivée par hasard ? 

Dès ma première expérience professionnelle, j’ai eu à former un apprenti. C’était dans un autre monde, celui de l’hôtellerie. Bien entendu, en tant que tuteur une multitude de questions vous assaillent : vais-je avoir le temps ? vais-je en être capable ? va t’il me comprendre ? saurai-je déléguer ? et s’il ne sait pas faire ? et si , et si .. Mais comme dit si bien le proverbe avec des si on mettrait Paris en bouteille et Rome ne s’étant pas faite en un jour, je n’ai eu d’autre choix que d’apprendre ma mission de tuteur au côté de mon apprenti, qui est par la suite devenu mon meilleur ami. Un ami dont je suis particulièrement fière du parcours. Un parcours professionnel exceptionnel, à tel point que les rôles se sont quelque peu inversés et que j’en viens à le considérer comme mon mentor. Mais tout ça est une autre histoire.

.👉Partager son expérience et accompagner la relève

Accueillir un apprenti ou un stagiaire au sein de votre service est une opportunité unique de partager votre expérience et de contribuer à la formation de la future génération d’assistantes ou de participer à la formation de personnes en reconversion. Bien sûr, vous pourrez arguer que c’est une tâche supplémentaire et que vous en avez déjà beaucoup. Mais si vous le formez bien, votre stagiaire ou votre apprenti vous délestera de quelques unes.

 En tant que tuteur, vous aurez l’occasion de :

• Transmettre vos compétences et votre savoir-faire : Expliquez les rouages du métier, les techniques d’organisation, les outils et logiciels incontournables et pas seulement, ceux qu’ils auront vu en formation, les bonnes pratiques en matière de communication et de gestion de projet.
• Développer les soft skills de l’apprenti : Mettez l’accent sur l’importance de la qualité relationnelle, primordiale dans nos métiers, du sens du service client, de la discrétion et de la proactivité. Encouragez l’apprenti à prendre des initiatives et à s’affirmer en douceur.
  En effet, bien souvent les plus jeunes préfèrent communiquer par écrit en faisant fi du téléphone ou du face à face. Alors qu’il n’y a rien de mieux pour éviter les conflits et avancer ses tâches de manière efficiente.
• Favoriser l’apprentissage par la pratique : Confiez à l’apprenti des missions en lien avec vos tâches quotidiennes, en veillant à les accompagner et à les guider. Encouragez-le à poser des questions et à exprimer ses réflexions.
• Offrir un regard bienveillant et constructif : Proposez des feedbacks réguliers et constructifs pour aider l’apprenti à progresser. Félicitez ses réussites et encouragez-le à persévérer face aux difficultés. Et le plus important soyez à l’écoute. C’est le maître mot. Écouter et s’adapter. Chaque apprenant sera différent et aura besoin d’une attention différente. 

👉 Un enrichissement personnel et professionnel

Devenir tuteur n’est pas seulement une occasion de donner, c’est aussi une opportunité de recevoir. En effet, accompagner un apprenti vous permettra de :

• Développer vos compétences pédagogiques : Eh oui, on se plaint souvent des professeurs, à votre tour de passer derrière le bureau même s’il n’est plus question de craie ni de tableau vert(😆) Il convient d’expliquer clairement, de faire reformuler pour être sûr d’être compris, d’adapter votre  discours en fonction du public et surtout de faire preuve de patience et de pédagogie.
• Renforcer votre confiance en vous : Partager votre expertise et transmettre vos connaissances vous permettra de prendre conscience de vos atouts et de développer votre assertivité. Et pour nous assistants, c’est valorisant, et nous permet de mettre derrière nous le syndrome de l’imposteur. Vous êtes là pour partager un sujet que vous maîtrisez sur le bout des ongles : votre métier , votre quotidien.
• Gagner en perspective : Prendre du recul sur vos pratiques quotidiennes, réfléchir à l’organisation du travail et aux enjeux du métier d’assistant.  En échangeant avec autrui sur vos process et vos méthodes, vous prenez du recul, ses remarques peuvent être judicieuses et elles peuvent vous faire découvrir un nouvel outil, une nouvelle formule ou un nouveau mode de fonctionnement.
• Tisser des liens privilégiés : Partager des moments de complicité et d’échange avec l’apprenti, créer une relation de confiance et de respect mutuel. 

👉 Un engagement valorisant pour l’entreprise

En accueillant un apprenti ou un stagiaire, votre entreprise s’engage dans une démarche de transmission et de valorisation des compétences. Cela permet également de :

• Renouveler les énergies et les idées au sein des équipes : L’apprenti ou le stagiaire apporte un regard neuf et une fraîcheur d’esprit qui peuvent stimuler la créativité et l’innovation. 
• Favoriser la diversité des profils et des expériences : L’intégration d’un apprenti permet de rompre avec la routine et de s’ouvrir à de nouvelles perspectives.
• Contribuer à la lutte contre le chômage des jeunes : En formant un apprenti, votre entreprise participe activement à l’insertion professionnelle des jeunes et à la lutte contre le chômage.
• Valoriser l’image de l’entreprise: Dans un contexte résolument orienté RSE, former les professionnels de demain contribue à une bonne image de votre entreprise. 

Mais tout commence par une bonne intégration. En prévenant avant son arrivée, vos collègues,  vous vous assurez qu’il sera bien accueilli. Le premier jour, il est incontournable de faire le tour de la structure qui l’accueille. Et à nos postes j’aime que les personnes clés prennent un peu de leur temps. 30 mn suffisent pour se présenter et présenter leur poste et leur service. Généralement, je planifie un mini parcours d’intégration pendant lequel je cale un rendez-vous par demi-journée pendant la première semaine, ce qui permet à ce que l’apprentissage ne soit pas trop concentré non plus.

👉 Devenez un acteur du changement et transmettez votre passion

Devenir tuteur en entreprise est une expérience enrichissante tant pour vous que pour l’apprenti. C’est l’occasion de partager vos connaissances, de développer vos compétences pédagogiques, de tisser des liens privilégiés et de contribuer à la formation de la future génération d’assistants et d’office manager. Et surtout quoi de plus valorisant qu’une personne que vous avez aidé à décrocher son diplôme et à découvrir sa voie professionnelle ? Alors, foncez, franchissez le pas et devenez acteur du changement au sein de votre entreprise !

Et si franchir ce pas seul vous effraie, il existe des formations pour vous préparer au grand saut !

Quelques formations : 

Savoir exercer le rôle de tuteur dans son entreprise

Devenir tuteur en entreprise

Savoir encadrer l’apprenti : le tutorat

Exercer le rôle de tuteur en entreprise – Campus du Lac : Ecole Professionnelle de la CCI Bordeaux Gironde

Assistant ou Office manager; vous êtes en Nouvelle Aquitaine et souhaitez bénéficier de la dynamique de notre association, rejoignez- nous pour cette nouvelle année : Adhérez ICI 

Prochains ateliers : 

le 14 mai 2024 :  Prise de parole et posture en public animé par Denis Destruel

le 29 mai 2024  : Préparation mentale : Gérer ses émotions avant un entretien, une intervention animée par Sébastien Zara. (visio)

le 18 juin 2024 : La communication digitale animée par Bérangère Gautron (visio)

(liens pour inscrire à suivre prochainement – suivez nos événements) 

Noëlle HERBILLON