Retour sur l’atelier du 25 juin 2022

Atelier « Comment choisir ses outils numériques ? »

Un outil peut être plus paralysant qu’aidant s’il est mal choisi et inadapté. Avant de se lancer, il faut d’abord identifier les objectifs et les usages.

Bernadette Bombardier (33) et Martine Larivière (31) animatrices de cet atelier, proposent divers axes de réflexion, car comment faire un choix parmi les milliers d’outils à disposition ? Comment s’y prendre pour définir ses propres besoins et ceux de nos clients ? Quelle stratégie adopter pour mieux connaître les prestataires et faire le bon choix ?

Aujourd’hui faire un choix parmi l’ensemble des outils numériques proposés sur le marché devient compliqué, dans un premier temps il est important de les identifier par famille.

• Communication interne : intranet
• Les suites collaboratives : Google et Microsoft
• Les outils de communication digitale : messagerie instantanée, visioconférence, téléphonie IP et mobile
• Les applications de gestion de projet : Trello, Wrike, Jira, Asana…
• Les CRM (Customer Relationship Management) : gestion commerciale des clients
• Les applications métier : ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : gestion commandes, gestion paie, gestion facturation, …
• Les CMS (Content Management System) : gestion du flux de publication de contenus
• Les outils de gestion des ressources humaines SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) : ensemble de logiciels qui accompagne le service ressources humaines de l’entreprise dans ses différentes fonctions du quotidien.
• Business Intelligence : outils d’analyse des données pour l’aide à la décision
• Cloud / Drive / Sharepoint : permettent le travail collaboratif
• Outils de stockage : drive, dropbox, sharepoint etc.

Avoir une connaissance de ces grandes familles est primordial, car cela permet de répondre à nos propres besoins et aux besoins de nos clients. C’est aussi surfer sur la vague de l’innovation et avoir une approche moderne de notre métier et se tenir bien sûr informé de ce qui existe sur le marché.

Aborder l’installation d’un nouvel outil

Un client nous demande l’installation d’un nouvel outil, comment l’aborder ?

Il va falloir dans un premier temps l’interroger sur ses besoins. Ensuite, nous pourrons conseiller mais, attention, ne jamais imposer, et c’est le client qui sera décisionnaire.

Commencer par identifier le type d’entreprise (artisan, commerçant, TPE, PME ?), qui sont ses clients et fournisseurs, qu’est-ce que l’entreprise vend ? Quels freins rencontre celle-ci dans son développement et quels sont ses axes d’amélioration ? Pour quelle raison veulent-ils un nouvel outil ? Qu’utilisent-ils en ce moment ? Qui seront les utilisateurs concernés ? ont-ils une appétence aux nouvelles technologies ?

C’est aussi savoir ce qui sera rédhibitoire pour l’entreprise (par exemple chatbot délai de réponse trop long pour eux) ?

Un échange précieux avec votre client est primordial, votre rôle sera de l’amener à réfléchir sur l’impact organisationnel sur l’entreprise mais également sur ses équipes.

C’est donc répondre aux besoins de l’entreprise du Dirigeant et de l’équipe.

Après ce travail d’analyse du besoin de votre client il faudra faire tout un travail autour des outils eux-mêmes, et là c’est une tâche également complexe, sachant qu’il n’existe pas d’outil idéal et qu’un compromis sera bien souvent nécessaire.

Il est donc important par la suite de prendre contact avec les divers éditeurs et voir s’ils répondent au cahier des charges de votre client

Grille d’analyse

Mais comment s’y retrouver parmi des milliers d’outils à disposition ?

Quand vous avez le budget du client, que vous avez bien répertorié l’ensemble de leurs besoins, alors vous pouvez contacter les différents éditeurs de logiciel, les tester, appeler le service client, voir leur réactivité. Cela prend également beaucoup de temps…

Ensuite commencer à faire une analyse (cette analyse va se construire au fur et à mesure de vos expériences également, car vous serez utilisateurs pour d’autres clients ou pour vous-même).

Ne pas oublier bien sûr de poser certaines questions, comme le coût de la mise en place ?

Attention aux outils gratuits : certains évoluent, ils sont d’abord gratuits puis deviennent payants ; il faut donc toujours être en veille.

Vigilance

Vous rencontrerez dans tout ce parcours des freins et des obstacles, et certains points de vigilance seront à mettre en place.

Assurez-vous de certains points comme par exemple, comment est gérer la relation client avec l’éditeur de logiciel (chatbot avec une réponse dans les 48 heures ? ou existe-t-il une ligne d’assistance client ?), cela va avoir une grande importance pour vous qui allez le mettre en place. Si vous travaillez chez votre client uniquement le lundi, comment faire si la réponse à votre question arrive 48 heures après ?

Comment est géré le SAV ?

Attention aux outils en anglais, s’assurer de la bonne compréhension…

Le stockage des données du logiciel se fait-il en France, en Europe, autre pays ?

Et surtout au niveau de votre client, dans quelle mesure l’outil va-t-il changer le mode de travail de ses équipes ? Car il est fréquent de rencontrer des personnes qui n’aiment pas le changement. Le dirigeant peut vouloir changer mais l’équipe est-elle tout aussi prête ?

Un cahier des charges a-t-il été fait avec les parties concernées ? si ce n’est pas le cas, il faut le créer (cela en plus vous protègera s’il manque certains points).

Votre rôle sera de proposer différents éditeurs mais n’oubliez pas que seul le dirigeant prend la décision.

Votre valeur ajoutée

Oser être force de proposition !

Pour pouvoir permettre au client de faire son choix, impliquez-le et responsabilisez-le dans la recherche de l’outil, et de sa réflexion à long terme.

Alerter sur le contexte légal, s’assurer de bonnes pratiques professionnelles.

Pour vous c’est continuer à être en veille sur les évolutions des outils.

Adopter des solutions adaptées au client et à nous-même.

 Alors prêt(e)s à choisir le bon outil pour votre client ou pour vous-même ?

Article rédigé par Delphine ROUBA
Animation de l’atelier : Bernadette Bombardier (33) et Martine Larivière (31)
Copilotage de l’atelier et de l’animation
par Carole FEUGA et Ludovic MICHEL.

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