Cinq étapes pour booster ses formulaires

Depuis le début du confinement, la FFMAS vous propose des ateliers en ligne pour vous perfectionner sur l’utilisation des outils digitaux totalement adaptés aux nouveaux modes d’organisation car ils sont disponibles dans le cloud et accessibles de n’importe où, à n’importe quel moment.

Au cours des récents ateliers sur les formulaires en ligne, nous espérons avoir impulsé ou conforté votre envie de vous lancer avec ces outils performants pour optimiser vos sondages, questionnaires, inscriptions aux événements…

Nous vous proposons une méthodologie en 5 étapes incontournables pour gagner en efficacité et booster votre valeur ajoutée :

La préparation :

Une pensée structurée dans un scenario contenant : l’objectif principal du formulaire afin de ne pas s’éparpiller ; le public visé et l’objectif quantitatif, les temporalités d’envoi, de relance… complétée par le contenu même du questionnaire : déroulement et formulation des questions dans le respect du RGPD, leur type, l’obligation de réponse ou non, le tri des questions en fonction des réponses.

La compilation des contenus :

Des éléments de communication soignés et préparés en amont : les textes des invitations, en-têtes, accusé de réception des réponses rédigés ; des images et couleurs conformes à la charte graphique ; des listes déroulantes affinées et des listes de destinataires à jour.

La simplification :

Une révision de l’ensemble sous l’angle de la clarté rédactionnelle et de sa logique d’enchaînement accroît l’efficacité du formulaire et facilite votre exploitation. Par exemple :

Des nom et prénom dissociés dans deux champs distincts pour faciliter le classement alphabétique ;
Des données directement proposées dans des tranches (âge, salaire…) plutôt que des données brutes ;
Des évaluations en nombre pair d’options qui excluent la facilité de la notation moyenne ;
Un usage limité de l’obligation de réponse aux questions qui l’exigent et le recours à la souplesse du « ne sait pas » ;
Des questions ouvertes – délicates à formuler puis à analyser – avantageusement remplacées par une parole donnée en une fois en fin de formulaire.

Le test avant l’envoi :

Rien de tel que l’épreuve du test de votre formulaire idéalement par un(e) collègue qui s’assurera de la compréhension des questions, de leur pertinence et de celle de la progression, de la durée de réponse et enfin du ressenti général.

L’exploitation des réponses :

Toute la puissance de l’outil alliée à l’efficacité de votre formulaire se combinent à ce stade. Des informations utilement exploitées et habilement publiées en bon communicant que vous êtes valoriseront votre travail. A l’heure du bilan, l’analyse de cette expérience permettra d’éventuelles améliorations ultérieures.

Ces quelques recommandations vous appartiennent désormais. Si, une fois personnalisées, elles venaient à rejoindre votre boîte à outils personnelle et autre recueil de modes opératoires, elles constitueraient autant de preuves de votre recherche d’efficacité et de qualité.