Si l’on peut se croire à l’aise avec le sujet, on n’en maîtrise trop peu souvent la complexité. Déménager est une décision stratégique conséquente, aux enjeux multiples pour l’entreprise. Un tournant dans son existence, caractérisé par de la création de valeur sur du long terme. C’est pourquoi, il ne faut pas sous-estimer un tel projet.

Il se pense avant de se faire

Comme toute gestion de projet qui se respecte, l’avant-déménagement est une étape indispensable à ne surtout pas négliger, tant le bon déroulé et la réussite du projet en dépendent !

Concrétisée par la formalisation d’un programme général, cette étape garantit une anticipation mesurée et maîtrisée du projet. En ce sens, ce document définit en quoi le projet s’aligne sur la stratégie de l’entreprise et pourquoi il doit être lancé, en exprimant clairement les besoins et les attentes du projet. On y retrouve les points suivants :

Ce programme général, rédigé par la Direction sera diffusé aux équipes internes afin d’obtenir une adhésion collective au projet, mais aussi transmis aux futurs aménageurs.

Y a-t-il un pilote dans l’avion ?

Au-delà des étapes clés indispensables à la réalisation du projet, il n’en demeure pas moins que la réussite du déménagement réside en grande partie dans son pilotage et son capital humain : l’équipe projet.

Une bonne équipe projet repose sur les compétences techniques de ses acteurs-contributeurs et sur un chef d’orchestre aux compétences managériales avérées.

Véritable copilote aux côtés de la Direction, il est un facilitateur dans la réalisation du projet grâce à sa capacité à piloter, à animer et à opérer une vision à 360 degrés. Ce chef d’orchestre peut être interne ou externe suivant les cas. Il sera l’interlocuteur privilégié du prestataire déménageur afin de garantir une collaboration en toute fluidité.

Lundi, j’ai piscine

Planification rime avec anticipation et maîtrise des risques. Une étape qui mérite une attention particulière pour limiter des conséquences d’ordre financier ou organisationnel, parfois très lourdes, pour l’entreprise et démotivantes pour les équipes.

Établir le planning du projet sous forme de diagramme de Gantt et suivre son avancement.

Calculer la durée totale du projet selon le chemin critique, c’est-à-dire en tenant compte des ajustements liés aux risques potentiels.

 De façon plus simple, TRELLO est également un bon outil de gestion des tâches et suivi des réalisations, à partir du moment où les règles du jeu sont collectivement rédigées et adoptées par chacun des responsables des tâches.

Les 5 étapes clés d’un déménagement :

Des sous dans la tirelire

Le budget d’un déménagement n’est jamais anodin. C’est un investissement, avant d’en sortir des bénéfices sur du long terme. Pour limiter les surprises, une estimation détaillée des coûts directs et indirects est nécessaire. Il serait dommage de revoir à la baisse le projet et arriver à des insatisfactions des futurs occupants. Évitons la frustration !

Voici une liste non exhaustive des coûts à évaluer :

Coûts de sortie :

• Restitution local ;
• Travaux de remise en état du local ;
• Résiliation des contrats.

Coûts intermédiaires – travaux :

• Réaménagements des espaces de travail / création d’espaces collaboratifs
• Travaux de performance énergétique
• Achat de nouveaux équipements / matériels
• Stockage temporaire de mobiliers / matériels
• Location de bureaux / salles de transition

Coûts de déménagement :

• Transfert mobiliers / matériels ;
• Transfert des équipements informatiques et téléphoniques ;
• Formalités juridiques (transfert de siège, …) ;
• Formalités administratives (changement d’adresses auprès des fournisseurs, des clients et autres tiers) ;
• formalités de communication (nouvelle plaquette, nouveaux supports de com, nouvelles cartes de visite …).

Coûts d’emménagement :

• Intervention des prestataires en matière de sécurité-incendie :
  • Vérification de la conformité des installations électriques (APAVE) ;
  • Installation et/ou contrôle des extincteurs, blocs de sortie, affichage…

Coûts cachés :

• Possible diminution de l’activité du fait de la mobilisation de moyens humains
• Chute de la productivité due à la démotivation / réticences des collaborateurs, un changement d’environnement anxiogène, une durée de transports supérieure, un quartier plus ou moins agréable…)
• Frais supplémentaires dus à une conduite de changement mal organisée OU
• Frais supplémentaires de communication (consultant de conduite de changement, informations réactives pour éteindre des rumeurs, création d’un site intranet…)
• Frais de destruction ou de mise au rebut de matériels / mobiliers… (Penser à la revente du mobilier et/ou de don à des associations).

C’est parti !

Sortons la fameuse “to do list” ! Celle qui vous a permis d’établir le planning du déménagement et ajuster au besoin les composantes ci-après :

• Négociation financière et juridique du bail ;
• Préparation de la restitution des locaux : fourniture du registre de sécurité-incendie, copie des derniers justificatifs de maintenance des matériels, intervention de l’entreprise de ménage ;
• Établissement de l’inventaire du parc informatique, des autres matériels et du mobilier (bureaux et autres) ;
• Préparation des plans d’arrivée (connectique, matériel et mobilier, emplacement des bureaux et des hommes) ;
• Suivi du déménagement en lien permanent avec le prestataire (avant – pendant – après) ;
• Préparation des formalités juridiques (transfert de siège…) ;
• Transfert, et révision au besoin, des contrats d’assurances, contrats informatiques et téléphoniques et tous les autres contrats courants ;
• Répertorier les fournisseurs récurrents pour envoi d’un mailing ciblé ;
• Préparation d’un mailing de communication auprès des clients.

La réussite du projet repose sur un pilotage efficace qui saura allier les ingrédients suivants tout en s’appuyant sur le fameux concept PCDA :

Un contrôle permanent de l’avancée du déménagement permet de s’assurer de son bon déroulement et favorise l’atteinte des objectifs fixés initialement.

• Inventorier les risques connus et inconnus pouvant impacter le calendrier du projet, qu’ils soient liés au métier, aux hommes, au projet… Les anticiper, les gérer, mieux les maîtriser !
• Surveiller l’évolution du budget et maîtriser les coûts, surtout ceux « inconnus » pouvant modifier le budget initial
• Suivre et mettre à jour régulièrement le planning afin de s’assurer du respect des délais
• Maîtriser une qualité permanente indispensable à la réussite du projet, en gardant à l’esprit la satisfaction client
• Trouver des mesures correctives ou des solutions alternatives, certaines pouvant modifier le planning

sans oublier de revenir régulièrement au programme général en se posant les questions autour :

• des attentes et objectifs énoncés
• des besoins des collaborateurs (exprimés / non exprimés)
• des enjeux spécifiques des locaux (image, sécurité, environnement…) ?

Et la Com, dans tout ça ?

La com’ interne, un atout pour la réussite du projet !

Bien souvent délaissée, la communication interne est pourtant un vecteur clé de la réussite du projet de déménagement. Un nouvel environnement de travail nécessite d’être partagé pour obtenir l’adhésion de tous afin de créer une atmosphère agréable, au profit du bien-être et de la motivation des collaborateurs. Ne lésinez pas sur les réunions d’informations, les newsletters internes, le site intranet, ou autre canal utilisé au sein de votre entreprise, sans oublier la fameuse boîte à idées ! Le collaborateur doit aussi se sentir acteur !

La com’ externe, valorisez votre entreprise !

Tous les moments forts de la vie d’une entreprise sont des occasions de la mettre en valeur, d’afficher une image positive, innovante et dynamique. Le déménagement est signe d’un renouveau, d’une entreprise qui va de l’avant, quoi de mieux pour développer son image et sa notoriété. Toutes les actions seront bonnes : d’un article sur votre site internet, en passant par des posts sur les réseaux sociaux, jusqu’à la tenue d’une crémaillère ! Usez de créativité et d’innovation 😉

——————-

Déménager est souvent l’occasion de repenser son organisation, non seulement en matière d’implantation et de répartition des espaces mais aussi d’un point de vue fonctionnel. Réinventer son mode de fonctionnement, voire de management, afin de gagner en productivité, d’être en phase avec les usages d’aujourd’hui (pratique courante du télétravail par exemple), de réduire ses coûts fixes (renégocier ses contrats), etc. tout en alliant une politique RH engagée, augmentée d’une démarche RSE, tel est le véritable challenge d’un déménagement !

La réussite d’un déménagement repose également sur le choix de son prestataire Déménageur. C’est donc les yeux fermés que j’ai sollicité, pour la 4e fois, le Majordome (contact Patrick Larochette) pour le déménagement de mon entreprise, fin 2021. Merci à cette équipe professionnelle, à l’écoute et qui a fait preuve d’une grande adaptabilité. Et parce qu’on aime bien les challenges dans mon entreprise, outre le fait de déménager, nous avons saisi l’opportunité pour passer en flexoffice et nous nous sommes fait accompagner par la société Flexjob (contact Jérémie bataille), expert en la matière. Un accompagnement de plus de 4 mois qui a remporté l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs à leur nouvel environnement et de nouvelles pratiques.   Passer de 1200 m² à 870 m² et en flexoffice, ça n’était pas gagné ! Merci à ces prestataires de grande qualité ! Savoir s’entourer, c’est ça aussi être (une ?) professionnelle 😉 Un bon conseil : Pour faciliter votre déménagement : A N T I C I P E Z et passez par la case “tornade blanche” d’un nettoyage en profondeur de vos espaces actuels dans un esprit “je garde, je jette, je recycle” avec l’aide d’une home-organizer. C’est l’option que nous avons retenue au sein de mon entreprise afin de ne déménager que ce qui était utile de l’être ! Merci à Homeptimize (contact Sandrine Guez) pour l’opération rangement couplée à une opération d’archivage documentaire pour alléger l’existant.

Sophie NOUVEL
Membre engagé FFMAS depuis 2010