Mes matinées sont des moments stratégiques. Pas question de naviguer à vue ! J’ai mis en place des routines qui m’aident à garder le contrôle, même lorsque les imprévus s’invitent à la fête (et avouons-le, ils peuvent être nombreux). Aujourd’hui, voici quelques unes de mes astuces pour transformer votre matinée en un véritable tremplin vers une journée productive, et, pourquoi pas, agréable.
👉 1. Une arrivée zen pour poser les bases
Chaque matin, j’arrive un peu avant l’heure officielle. Ce n’est pas parce que j’adore perdre du temps, mais parce que ces quelques minutes sont précieuses. J’apprécie de m’octroyer quelques minutes de calme avant le tumulte et de savourer ainsi une minute de tranquillité. Ainsi je peux organiser mon espace, ranger ce qui traîne et poser mon mug empli de thé sur mon bureau – une sorte de rituel sacré.
C’est aussi le moment de me préparer mentalement. Une journée d’assistante ou d’office manager, c’est comme un marathon : mieux vaut ne pas partir en sprint, sous peine d’être à bout de souffle avant le déjeuner.
👉 2. Revoir l’agenda : ma boussole pour la journée
Avant de me jeter sur ma boîte mail comme un naufragé sur une bouée, je consulte mon agenda. Les réunions prévues ? Les deadlines importantes ? Je scrute tout cela pour éviter les mauvaises surprises. C’est là que je fais mon premier repérage stratégique.
Et parfois, je découvre une réunion avancée ou un rendez-vous oublié. Dans ces moments-là, mieux vaut savoir à quoi s’attendre que de se laisser surprendre à la dernière minute.
Une fois mon tour d’horizon terminé, je note mentalement ou physiquement les points à traiter en priorité. C’est ma façon de garder le cap.
👉 3. Planifier la journée : rythmer mes actions
Planifier ma journée, c’est un peu comme écrire une partition : chaque tâche a sa place et son moment. Je divise mon temps en blocs, en alternant tâches complexes, pauses nécessaires (café, évidemment) et… imprévus. Parce que oui, il y en aura. Toujours.
Par exemple, je sais que je suis plus concentrée le matin. Alors, je réserve ce moment aux tâches complexes.
👉 4. La gestion des emails : la discipline d’une boîte maîtrisée
h, la boîte mail… cet abîme sans fond qui peut transformer la journée la plus calme en chaos. Mais j’ai un plan de bataille pour ne pas sombrer :
- Première passe rapide : à mon arrivée, je scanne les emails reçus. Les urgences ? Identifiées et traitées immédiatement. Les newsletters ou les « petits rappels gentils » ? Mis de côté pour plus tard (ou jamais, soyons honnêtes).
- Blocage de créneaux dédiés : pas question de me laisser distraire toute la journée. Je consulte mes emails à des horaires précis : en début de matinée, et avant le déjeuner. Cela m’évite de sauter sur chaque notification comme si ma vie en dépendait.
- Méthode « Traiter, Déléguer, Différer » : pour chaque email, je décide si je peux : déléguer, différer ou si je dois traiter . Dans le dernier cas, je planifie le traitement. Et pour éviter de crouler sous le poids des messages, je mets en place des règles de tri automatique : les emails prioritaires vont dans un dossier spécifique, et les moins urgents attendent leur tour. Résultat ? Une boîte de réception bien rangée et un esprit allégé.
👉 5. Un petit tour dans les espaces communs : tout doit être prêt
Comme je travaille dans un centre de formations, avant de m’asseoir pour de bon, je vérifie rapidement les espaces partagés et les salles de réunion. Tout doit être prêt pour l’arrivée des stagiaires. Et le plus important, le badge pour le café d’accueil et la musique d’ambiance dans la salle de pause. En décembre, Mariah Carey s’en est donnée à cœur joie.
👉 6. Communication proactive : tisser des liens dès le matin
Je commence toujours par un tour des bureaux pour dire bonjour. Non, ce n’est pas juste de la politesse : c’est ma stratégie pour prendre le pouls de l’équipe. Un simple « Bonjour, bien dormi ? » peut révéler des informations précieuses : un collègue stressé par une réunion, un manager qui a besoin d’un support urgent ou, parfois, juste une bonne humeur communicative.
Je profite de ces instants pour capter les « vibes » de la journée : une équipe motivée se ressent, tout comme une tension latente.
Mais au-delà de la politesse, ces premiers échanges sont souvent riches d’informations :
- Un collègue peut évoquer une tâche urgente qui n’a pas été signalée formellement.
- Vous pourriez entendre un changement de dernière minute sur une réunion ou un projet.
- Ces conversations informelles permettent aussi de détecter des besoins non exprimés mais essentiels, comme des ajustements logistiques ou des attentes implicites.
Et si je croise un grognon du matin ? Pas de panique : un sourire et une touche d’humour, et la glace se brise (enfin, la plupart du temps).
👉 7. Vérification des imprévus : chasse aux surprises
Avant de m’attaquer à ma to-do list, je prends quelques minutes pour vérifier tous les canaux d’information. En effet, les imprévus sont aussi prévisibles que les réveils difficiles après une nuit trop courte. C’est pourquoi il est essentiel de prendre quelques minutes chaque matin pour passer en revue tous les canaux d’information susceptibles de contenir des surprises :
- Emails reçus tardivement : Qui sait, une réunion initialement prévue à 14h a peut-être été avancée à 11h (sans être prévenue).
- Outils collaboratifs Teams (pour ma part) : L’information circule parfois plus vite sur ces plateformes que par email. Ainsi check : si des demandes urgentes ou des modifications de programme y ont été partagées.
- Post-its ou notes manuscrites oubliées sur mon bureau (avouez, ça arrive !) : Une demande griffonnée à la volée peut changer votre planning de la matinée.
👉 8. Moment de recentrage : respire tout est sous contrôle
Avant de me lancer dans ma première tâche, je m’accorde une minute pour respirer. Cela peut sembler superflu, mais c’est l’un des moments les plus précieux de ma matinée.
Je ferme les yeux, inspire profondément, expire lentement, et je me visualise en train de réussir mes missions clés de la journée. Ce petit rituel m’aide à me recentrer, à réduire mon stress et à attaquer la journée avec une énergie positive.
Astuce : si la matinée s’annonce particulièrement stressante, je le fais deux fois. Après tout, une minute de calme vaut mieux que dix minutes de panique. Et je ne refuse pas un petit thé relaxant.*
👉 9. Attaque la première tâche avec confiance
Une fois ces étapes terminées, je choisis une première mission réalisable mais importante. Rien de tel que de cocher une case dès le début pour se sentir productive. Et là, je suis prête à affronter tout ce que la journée peut m’envoyer.
Avec ces rituels, mes matinées ne sont pas juste des débuts de journée : elles sont des chefs-d’œuvre en devenir. Et si, malgré tout, l’imprévu s’invite… eh bien, il ne me reste plus qu’à improviser avec le sourire. Après tout, même les maestros doivent parfois composer avec l’imprévisible. 😊
Et vous, quels sont vos rituels du matin pour une journée au top ?
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