Forte de la petite phrase “place aux jeunes” qui trottine dans ma tête, j’ai décliné l’aimable proposition d’Aurore Degoutin, Présidente de la FFMAS, quant à une contribution lors de la semaine des métiers en novembre 2024. À cet égard je vous recommande vivement l’édition 2025 du 10 au 17 octobre. Elle va être riche… très riche !

Aurore m’avait demandé d’intervenir lors d’un webinaire sur le portfolio. Ce thème, certes attirant mais peu développé voire ignoré, va complètement dans le sens de la valorisation des protagonistes des métiers administratifs mais… rares sont les secrétaires/assistantes qui osent faire preuve de hardiesse en la matière. Les hommes, une fois encore, ne sont pas concernés !

Dans un environnement hyper compétitif, et d’un point de vue strictement “auto-marketing”, le portfolio est l’illustration concrète, factuelle, prouvée et chiffrée de vos motivations, de vos engagements et de vos atouts. Indiscutable caution professionnelle il démontre votre créativité, implication et sens de l’illustration. Ce thème du portfolio est copieux, très copieux ! Raison évidente pour l’aborder en plusieurs volets. Je vois déjà au moins 4 billets !

Démarquez-vous : vous n’êtes pas Madame Toutlemonde !

Il y a 30 ans, et pendant de nombreuses années, j’ai enseigné les TRE (Techniques de Recherche d’Emploi) et animé des ateliers en ce sens. À l’époque je prônais déjà la singularité voir l’“originalité” dans les CV et lettres de motivation :

“Votre CV et votre lettre c’est vous et personne d’autre donc personnalisez-les. Les employeurs en reçoivent des centaines tous identiques alors sortez des sentiers habituels. Vous devez capter immédiatement l’attention des lecteurs, laisser votre empreinte indélébile et baliser votre territoire. Votre CV doit procurer l’envie irrépressible de vous rencontrer. Si, à sa lecture, votre CV ne passe pas, vous ne passerez pas non plus. Vous ne serez donc pas convoqué(e) et personne ne perdra son temps !”.

Sans aucune fausse modestie mes stagiaires, ayant suivi ces recommandations, ont retrouvé du travail très rapidement !

Pour étayer mon propos je montrais mon propre CV sous forme de “book” très illustré et disais à mes stagiaires :

“C’est mon book même si ce mot est déconseillé. Après tout il n’y a pas que les mannequins qui ont le droit d’en avoir un ! Quant à tenir sur une page c’est impossible pour moi. Je prends de la place. Mon book aussi !”.

Ce document, mis régulièrement à jour, a accompagné toute ma carrière de consultante/formatrice et a suscité enthousiasme et grand intérêt chez mes futurs clients. Certains m’ont avoué m’avoir rencontrée par curiosité tant il avait déclenché chez eux des étonnements suivis de l’envie de me connaître.

Persuadée que tous mes stagiaires étaient uniques et devaient donc se démarquer, j’ai lancé un stage intitulé “Créez le portefeuille de vos compétences”. Cette formation n’a rencontré aucun succès aussi, à regret, l’ai-je abandonnée. Obstinée, je l’ai remise au catalogue cinq années plus tard. Résultat identique et gigantesque fut ma déception ! Ne comprenant pas le désintérêt (alors que toutes mes autres formations faisaient salles combles) j’ai interrogé différentes stagiaires. Leurs réponses m’ont sidérée : “J’ai demandé ce stage à de nombreuses reprises mais il a toujours été refusé. Je pense que les RH et ma hiérarchie ne tiennent pas à ce que j’étale et fasse briller mes compétences”. Et d’ajouter “Le risque de devoir m’augmenter, pire, me promouvoir est trop important !”.

Cela revient à dire que les secrétaires/assistant.es ne sont pas les décisionnaires de leurs destins professionnels et dépendent du bon vouloir de la hiérarchie pour construire leurs plans de carrière ! Une aberration qui m’irrite au plus haut point.

Bougez-vous mille milliards de mille sabords !
D’où l’image du célèbre et tonitruant Capitaine Haddock⁽¹⁾.

Osez réaliser votre portfolio car
“L’avenir est quelque chose qui se surmonte.
On ne subit pas l’avenir, on le fait. ”
Georges Bernanos.

Quid d’un portfolio ?

Selon l’Académie française “portfolio a été emprunté à l’Anglais et signifie “portefeuille, serviette”. Dossier, le plus souvent illustré, constitué par un artiste pour présenter ses travaux ou promouvoir ses activités. L’exemple le plus répandu : le portfolio d’un photographe”.

Larousse fournit une définition plus large :

• Ensemble d’estampes ou de photographies, à tirage limité, réunies sous emboîtage.
• Dossier constitué d’une sélection de clichés d’un photographe.
• Partie d’un magazine essentiellement composée de photographies.
• Recommandation officielle pour press-book (livre de presse). Sélection de documents (photos, coupures de presse, etc.), qu’un mannequin, un artiste, un journaliste, etc., constitue sur sa carrière et utilise pour ses contacts professionnels ; sélection d’articles de presse concernant un événement, un produit commercial, etc.

Si les recommandations officielles m’apparaissent judicieuses c’est la définition ci-dessous que je retiens particulièrement :

• Dossier comportant les éléments relatifs à l’apprentissage, à l’expérience et aux compétences d’une personne, que celle-ci constitue afin de postuler un emploi ou à une formation, notamment. (S’agissant d’un portfolio sous forme virtuelle, on parle de portfolio numérique ou d’ePortfolio).

Lancez-vous

Prenez du recul et votre temps. Réfléchissez bien à l’image que vous voulez donner de vous. Dresser l’inventaire de toutes vos réalisations, vos succès, vos triomphes et extraire les plus pertinents ne se font pas dans un claquement de doigts ! Un CV non plus d’ailleurs ! Bâcler de tels documents n’apporte que des désillusions. La réflexion et la durée sont vos alliés. Ne vous précipitez pas, choisissez scrupuleusement chaque mot, chaque image… et soignez leurs présentations.

La meilleure façon de commencer c’est… de commencer !

• Avant tout naviguez et “farfouillez” sur tous les sites relatifs au portfolio. Cela va vous donner des idées qui ne vous auraient jamais traversé l’esprit. Revenez-y régulièrement. Prenez votre temps. Notez tout ce qui vous semble être approprié. Dressez une liste de tous les sites intéressants et créez un beau fichier “Mon porfolio” !
• Que voulez-vous dire sur vous et comment voulez-vous le transmettre ? Listez vos savoirs, vos expériences particulières, vos formations, vos certifications, vos prouesses, vos réalisations remarquables, votre profil en ligne, vos compétences opérationnelles, comportementales et atypiques⁽²⁾ qui correspondent le mieux à votre objectif professionnel et pensez aux félicitations et recommandations. Une bonne connaissance du poste qui vous intéresse facilitera le choix de vos réalisations.
  Mon conseil personnel : ne vous reposez pas sur votre mémoire même si, je n’en doute pas, elle est excellente aussi, tenez votre journal de bord. Il ne s’agit pas de tout noter quotidiennement mais simplement de relever :

— les faits marquants et révélateurs de votre investissement et de votre professionnalisme. Par exemple s’impliquer dans la RSE⁽³⁾ et faire économiser voire gagner de l’argent pour votre entreprise ou veiller scrupuleusement au RGPD⁽⁴⁾ sont des faits marquants !
— les successions de difficultés, sur un ou plusieurs thèmes, remarquablement et rapidement résolues grâce à vous,
— l’action déterminante que vous avez lancée pour le bien-être de chacun tout en valorisant votre structure, votre service, les produits…,
— les épisodes sensibles voire douloureux traversés avec objectivité, calme, pondération et empathie (j’ai encore en mémoire des témoignages sur la catastrophe Covid/Confinement !),
— les dossiers délicats et stratégiques menés à bons termes en dépit des remarques cinglantes de certain.es,
— les félicitations des clients, fournisseurs, managers, collègues… relatives à un événement spécial (colloque, séminaire, conférence, forum…) brillamment réussi grâce à votre légendaire technicité et votre remarquable organisation.
— …

Le journal de bord est un fidèle compagnon. Il permet de fixer les idées et le tri des évènements glorieux se fait rapidement. Autre conseil : synthétiser ces évènements tous les semestres, voire trimestres pour celles et ceux très productifs.

• Profitez de tous les entretiens pour poser cette simple question à vos managers, collègues…“Y a-t-il une action que j’ai menée qui a particulièrement retenu votre attention et que vous avez appréciée ?”. Surtout, ne vous vexez pas si la réponse n’est pas immédiate. Vous prenez la personne au dépourvu et rien, sur le moment, ne va lui venir à l’esprit. Invitez aimablement cette personne à y réfléchir car c’est important pour vous et… rassurez-vous… cela va “viendre” comme disait mon second fils petit !
• Réunissez les documents les plus pertinents de vos réalisations passées (textes, tableaux, infographies, affiches, graphiques, rapports, diaporamas, photographies…). Mettez en exergue les compétences reliées au poste que vous visez.
• Organisez vos documents et choisissez le mode de structuration qui convient le mieux à votre objectif : chronologique, événementiel, par compétences…
• Présentez votre portfolio à une personne objective et impartiale qui vous connaît professionnellement. Son avis et ses remarques peuvent s’avérer révélateurs et souligner des points positifs ou négatifs insoupçonnables !
• Des mises à jour sont indispensables. Réactualisez le contenu de votre portfolio avant chaque entretien.

Si ce 1^er volet vous a donné envie d’en savoir plus alors rendez-vous en novembre lors de mon prochain billet. En attendant vous pouvez consulter les conseils de France Travail 3 raisons d’avoir un portfolio et retenez bien que :

“De nos jours la compétence ne suffit pas, le génie encore bien moins ; il faut se vendre.”

Andrée Maillet (1921-1995), poétesse et écrivaine québécoise

Tout est dit !

Josette Dubost
Membre fondateur, expert métier FFMAS

1. Le pétulant capitaine Archibald Haddock est un personnage de la série des bandes dessinées “Les Aventures de Tintin” créées par Georges Remi plus connu sous le nom de Hergé. Ce personnage au vocabulaire fleuri qualifié d’idiosyncrasique est apparu tardivement en 1941 dans l’album Le Crabe aux pinces d’or chez Casterman.
2. Les hard (dures, techniques) et les soft (douces, comportementales) skills n’ont plus de secrets pour vous mais connaissez-vous les mad skills (compétences folles à traduire par compétences atypiques ou originales) ? Vous étincelez ou avez étincelé dans le bénévolat, le sport, la culture, l’art, la politique, les nouvelles technologies, le scoutisme, le jardinage,… C’est le moment de faire briller toutes vos connaissances et compétences, non pas sous forme de loisirs, mais de pratiques et/ou d’expériences dans lesquelles votre investissement est probant. À noter que certains sites déconseillent fortement d’aborder sa vie privée mais… il y a vie privée et… vie privée comme le démontre l’exemple ci-dessous :
   Dans votre CV, à la rubrique loisirs, vous indiquez être adepte et passionnée de snooker. Ce que votre CV ne stipule pas c’est qu’il y a 17 ans, vous avez lancé un club dans votre ville et que vous en être l’active Présidente. Que ce club, ouvert aux communes voisines, regroupe plus de 300 membres. Qu’il organise des compétitions locales, régionales et participe aux nationales. Que votre club est membre de la Fédération internationale de billard et de snooker. Qu’un membre de votre club s’est distingué en 5^e place lors d’un championnat du monde. Que vous avez fait venir Ronald Antonio dit “Ronnie” O’Sullivan, septuple champion du monde, pour une conférence/démonstration. Les clubs régionaux se sont déplacés de toute la France et cet évènement a marqué les esprits. On en parle encore ! Que la Direction générale de votre structure, informée de vos succès par voie de presse alors que vous étiez restée très discrète, vous a demandé de créer un club entreprise pour fédérer les équipes, que…
   Bref, ce n’est plus un simple hobby, c’est un engagement de vie dans lequel vos compétences relationnelles, organisationnelles, stratégiques, réputationnelles, financières, diplomatiques et sportives sont mises à l’honneur. Imaginez l’effet d’une diapositive percutante dans votre portfolio !
   Cet exemple, vécu par une de mes stagiaires, est significatif et n’appelle qu’une seule remarque de ma part : OSEZ BRILLER.
3. La Responsabilité Sociétale (ou Sociale) des Entreprises permet de conjuguer performance économique, performance sociale et performance environnementale.
4. Le Règlement Général sur la Protection des Données est le terme français désignant le Règlement général de l’Union européenne (GDPR en anglais).

[Lire le précédent billet de Josette]