Par Delphine Sandrin

Le 29 juin 2023, Delphine Sandrin, coach certifiée et consultante en gestion du temps est intervenue lors d’une visioconférence pour la FFMAS Gironde Nouvelle Aquitaine. Elle nous fait le plaisir d’un résumé de son intervention pour ceux qui l’auraient ratée ou qui auraient oublié de prendre des notes.

Quand on court après le temps, on a recours à certains réflexes pour s’en sortir.
C’est complètement normal et humain. Sauf qu’il y a plusieurs pièges à éviter !
En tant que coach et consultante en gestion du temps, j’en ai identifié 5 principaux.
5 pièges qui vous font perdre du temps alors que votre but est justement d’en gagner !

Voici en synthèse les 5 erreurs à éviter :    🛑 ERREUR n°1 : ne pas ou plus faire de pauses : Quand on est débordé, un réflexe fréquent est de ne plus s’arrêter et d’exploiter la moindre minute de libre dans son agenda. Résultat : on ne s’accorde plus aucune pause et on en vient même à prendre son déjeuner en 4ème vitesse devant l’ordinateur. Le problème est que vous ne permettez pas à votre réservoir d’énergie de se remplir un minimum au fur et à mesure de la journée. Au lieu de cela, vous terminez la journée sur votre réserve et vous êtes dans le rouge.  Le message à retenir est que les pauses ne sont pas une perte de temps. Cela rejoint une des lois du temps qui est la loi de Illich : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».   👉 La solution : C’est contre-intuitif mais accordez-vous des pauses si vous voulez rester productif.    🛑 ERREUR n°2 : le non-respect de votre temps de sommeil : Dans la même veine, il est très tentant de grignoter sur son temps de sommeil lorsqu’on est en retard dans ses dossiers et que l’on n’arrive pas à mener tout de front.   Le problème est que le sommeil intervient de façon bénéfique dans de nombreuses fonctions et à différents niveaux : ·       Au niveau corporel : renforcement du système immunitaire, régulation des hormones, des fonctions cardiaques, de l’appétit… ·       Au niveau émotionnel : bonne humeur, calme, meilleure gestion du stress… ·       Au niveau intellectuel : apprentissage, mémoire, concentration, niveau de vigilance, diverses capacités cognitives…  Là encore, si vous n’avez pas votre quota de sommeil, vous allez démarrer la journée avec un déficit d’énergie et votre efficacité va en pâtir.     👉 La solution : Préservez votre sommeil au maximum et complétez au besoin par des siestes si cela vous ressource.

🛑 ERREUR n°3 : ne pas vouloir « perdre de temps » pour en gagner :

Il existe une vraie différence en termes d’efficacité entre faire PLEIN de choses et faire les BONNES choses. Dans le 1^er cas, c’est la course assurée.
Pour remédier à cela, il existe une loi du temps très puissante : la loi de Pareto.
Elle consiste à obtenir 80% de résultats en effectuant 20% d’actions (et non 100%). En revanche, cela nécessite d’identifier les BONS 20% d’actions.

👉 La solution : se poser et effectuer cette sélection à tous les niveaux (tâches, réunions, clients, moyens de communication…). Ensuite, assurez-vous d’y consacrer le temps nécessaire et de réduire en conséquence le temps que vous passez sur les 80% de tâches peu importantes.

🛑 ERREUR n°4 : faire plusieurs choses en même temps :
Une autre tentation pour aller plus vite est d’être multitâche. J’entends par là le fait d’effectuer 2 actions qui vous demandent du jus de cerveau. Déjà, sachez que peu de personnes sont capables de faire du vrai multitâche. A la place, vous switchez très vite d’une tâche à l’autre.
Le problème : cela allonge les délais pour faire une tâche puisqu’à chaque fois que vous faites deux choses soi-disant « en même temps », votre cerveau a besoin d’un temps de reconnexion. C’est également source d’erreur et cela génère de la fatigue mentale.

👉 La solution : Travaillez en mode « focus » autant que possible. Si vous le pouvez :
▶️ supprimez un maximum de notifications, de sources de distraction et d’interruption,
▶️ prévoyez des créneaux pour lire et traiter vos mails.

🛑 ERREUR n°5 : penser qu’avoir des supers outils ou applications suffit pour sortir la tête de l’eau :

Quand on est débordé, un réflexe que je constate souvent est de chercher à se doter de nouvelles applications ou de nouveaux outils. Ces derniers aident effectivement à être plus efficace. L’écueil est que votre problème de gestion du temps ne se situe peut-être pas à ce niveau-là.

En effet, si vous avez des journées à rallonge parce que vous êtes très perfectionniste ou que vous dites oui à toutes les demandes qui vous sont faites, les outils ne vous aideront pas.

👉 La solution :
▶️ La 1^ère est de vous auto-analyser afin de détecter vos véritables sources de déperditions de temps et d’énergie.
▶️ La 2^ème solution est de bénéficier de mon diagnostic offert (j’en parle plus loin) et qui sera très éclairant.

POUR CONCLURE :

Je vous invite à :

• vous évaluer sur chacune des 5 erreurs et ce, en toute honnêteté,
• puis à définir la ou les actions que vous pourriez mettre en place pour optimiser votre temps,
• ainsi que le moment où vous allez pouvoir les mettre en œuvre.   

En effet, ce qui compte, ce n’est pas ce que vous venez de lire mais ce que vous allez en faire.

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