Avec le développement du mode projet et du télétravail, le travail collaboratif a fortement gagné en intensité. Tous les collaborateurs ne sont plus nécessairement présents au sein de l’entreprise au même moment. Le travail est devenu parfois nomade. Un commercial  peut travailler de chez ses clients, un architecte de son chantier, voire de leur hôtel, du train ou de l’aéroport et ce ne sont que quelques exemples. Leur bureau les suit partout grâce à leur ordinateur portable et leur téléphone, ils peuvent être connectés en permanence.

De nouveaux outils se sont développés pour permettre de travailler ensemble sur les mêmes projets mais à distance. On a inventé une nouvelle façon de collaborer grâce aux visioconférences on reste en contact visuel les uns avec les autres.

Et ce sont nous les assistants et les Office Manager les chefs d’orchestre de cette nouvelle organisation.
En janvier 2021, Sophie POMMIER-BERTONE de SB MES DOCS nous a présenté un outil collaboratif qui peut soit remplacer votre bloc note papier ou servir d’outil collaboratif à une équipe projet que vous soyez deux ou beaucoup plus : One Note.

Mais OneNote qu’est-ce que c’est ?

L’idée majeure de l’utilisation de One Note en mode projet est de remplacer le bloc note papier mais aussi l’envoi de mails massifs qui sature nos boîtes e-mail pour que toute la communication relative au projet soit contenue dans le bloc note tout comme les pièces jointes, images, etc. 

Le bloc note et les informations concernant les projets, sont  partagés entre tous les utilisateurs à distance. Tout le monde a la même information au même moment. 

Cela peut être utile pour tout type de projet : un chantier, l’organisation d’un événement, le lancement d’un nouveau produit ou tout simplement si vous devez suivre l’avancement d’un dossier avec un collègue ou un manager constamment en déplacement.

Concrètement comment fait-on ?

• Créer un dossier partagé : pour partager un bloc note il faut l’enregistrer dans un drive ou un espace partagé accessible à tous les membres de l’équipe qui auront à le consulter.
• Enregistrer un bloc note dans le dossier partagé

• Co-écrire dans le bloc note : 

Un bloc note est constitué d’une section identifiable avec un code couleur qui ressemble aux onglets d’un classeur, et d’une page. Pour chaque section plusieurs pages sont disponibles. Ainsi vous pouvez hiérarchiser les informations de votre projet.

Lorsque chaque collaborateur se connecte au bloc note, les nouveaux ajouts apparaissent en surlignés avec les initiales de la personne les ayant ajoutés dans la marge. Ce sera la même chose pour vos contributions.

• Synchroniser le bloc note : 

La synchronisation est automatique environ toutes les 10 mn pour les sections et beaucoup plus instantanée pour les pages.

En collaborant dans un seul et unique document on gagne en efficacité et chacun accède à la dernière version du document. 

OneNote n’est pas le seul bloc note collaboratif. Il y a quelques années Evernote était très utilisé. 

Si vous avez la suite Google Workplace vous pouvez aussi utiliser Google Doc en partageant le document mais ce n’est pas un bloc note.

Concrètement, on y gagne quoi ?

Utiliser un outil collaboratif tel que OneNote permet notamment d’améliorer :

🔍 La Synergie des compétences : La combinaison des expertises individuelles permet de résoudre des problèmes de manière plus efficace et d’innover.

💡 La Créativité : La collaboration favorise la créativité en encourageant le partage d’idées et en apportant des perspectives variées.

📌 La Répartition efficace des tâches : Une planification précise permet de maximiser la productivité en répartissant les tâches en fonction des compétences de chacun.

🚧 La Gestion des projets complexes : Les projets complexes nécessitent la coordination de multiples contributions, ce que la collaboration permet de faire de manière efficace.

⚖️ Le Partage de la charge de travail : Travailler en équipe réduit le stress et favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

🗣 Une Meilleure communication : Le travail en équipe favorise une communication plus ouverte et transparente.

En résumé, l’organisation du travail collaboratif est essentielle pour capitaliser sur la diversité des compétences, stimuler l’innovation et atteindre les objectifs dans un environnement professionnel en constante évolution. Et les assistants et les office manager sont les chefs d’orchestre de cette organisation avec pour baguette une multitude d’outils comme OneNote, Notion, Asana, Sharepoint, …

Le mieux c’est de l’essayer et vous verrez bien.

Si vous souhaitez en savoir plus sur OneNote et être formé à ses subtilités, vous pouvez contacter Sophie POMMIER-BERTONE ou vous rendre sur le site de Maeva Chelly 🔥 – Les nouveaux usages Microsoft 365 – MaevaDigitalActive. Son site regorge d’astuces pour mieux utiliser la suite Office 365 et One Note.

Noëlle HERBILLON