L’EFFICACITE AU SERVICE D’UNE PROFESSION

La FFMAS, la Fédération des Assistant(e)s et Secrétaires  adopte les logiciels EURECIA pour son organisation interne.

rédigé par Sophie NOUVEL, Secrétaire Générale de la FFMAS.

 

Il n'est pas de rencontres hasardeuses et celle de EURECIA et de la FFMAS en Juin 2012 (déjà :-)) était une évidence. Quand la passion et l'engagement rencontrent la performance et l'efficacité dans un climat de confiance réciproque  : le résultat est gagnant-gagnant.  

♦  Gagnant pour une Profession qui a besoin d’être valorisée et reconnue comme un maillon indispensable à la compétitivité des entreprises.

♦ Gagnant pour les organisations qui, grâce à l'efficacité de ces outils innovants, verront leur gestion sociale optimisée dégageant ainsi des gains de productivité non négligeables, cette maîtrise du processus RH rassurant aussi bien les dirigeants que les salariés au profit d un climat social harmonieux. 

 

Après une année où chacun a appris à se connaître et où les échanges n'ont fait que conforter cette évidence, la Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat, représentation officielle de la Profession, a décidé d'utiliser le logiciel Eurécia, spécialisé dans la RH, pour sa propre organisation à compter de 2014. Ne sommes-nous pas les "managers de l'organisation" ? Alors quand les outils sont là pour accompagner nos missions, faciliter notre gestion quotidienne, pourquoi hésiter ?

 

C'est donc avec ferveur et conviction que je me suis lancée dans cette mise en place avec comme objectif une normalisation et un allégement des process internes de la FFMAS.

 

Comme tout projet qui se vaut, une première étape de mise à plat des besoins a permis d'exprimer le choix des modules nécessaires à notre activité :

♦ Un module TEMPS pour pouvoir tracer et valoriser les travaux effectués. Et oui, même le bénévolat à une valeur comptable, en plus de sa valeur inestimable liée à la richesse de l'engagement des Hommes et des Femmes qui s’investissent…

♦ Un module NOTE DE FRAIS pour automatiser le processus de validation, fluidifier le circuit et faciliter la comptabilisation des écritures nécessaires à notre expert-comptable pour l'établissement de nos comptes annuels.

♦ Un module PLANNING centralisant les différents types rendez-vous grâce aux paramétrages de différents types de planning (planning interne, planning évènements locaux, etc...)

 

Le module "ABSENCES" a bien titillé nos envies mais que neni, point de congés à la FFMAS ! Les êtres de passion n'ont pas de vacances !

 

Nous nous sommes attelés ensuite à la définition de nos axes analytiques, nécessaires à  l'analyse des temps et à la comptabilisation des frais. Etape des plus importantes car au-delà de son utilité pour implémenter  EURECIA, elle nous a permis également de structurer notre fonctionnement, d'organiser nos chantiers et d'améliorer notre développement.

 

Au vu de notre cahier des charges, les équipes d'EURECIA ont pu paramétrer le back-office (profils d'utilisateurs, droit d'accès) et nous livrer une première version qui est devenue définitive en deux clics d'ajustements. Je tiens à saluer ici la réactivité des intervenants EURECIA, l'écoute attentive à nos spécificités (et oui, pas de 35h pour les bénévoles que nous sommes !) et leur hotline à l'accent chaleureux qui fait passer le langage informatique comme  petit lait (merci Toulouse !).

 

Aujourd'hui, cette mise en place a apporté un souffle d'air dans notre organisation et les différents membres, utilisateurs de la plateforme, ont pu s'approprier l'outil en personnalisant leur espace, en systématisant leur saisie de temps, en enregistrant leurs notes de frais au fur et à mesure. Quel confort !

 

Cher(ère) collègue, Secrétaire-Assistant(e), si comme moi, vous avez fait appel à Georges pour vous accompagner dans votre mission "café", demandez aujourd'hui à Eurécia de vous accompagner dans votre mission "RH" !

 

Vous ne serez pas déçue : expertise, qualité et services. Alors, what else ?

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