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Tirez le meilleur parti de votre assistant(e)

Publié le 14 Juillet 2013

 

Managers, osez déléguer

L’assistant(e) est un outil mis à votre disposition par l’entreprise, outil dont vous êtes l’utilisateur, pour vous accompagner et vous permettre des résultats optimisés. Ne pas savoir ou ne pas vouloir utiliser cet outil de façon optimale renvient à se contenter de piloter une Ferrari à 30 km à l’heure … La compétitivité des personnes et des entreprises est une course de vitesse longue et semée d’embûches et il vaut mieux maîtriser le volant (transmission) pour rester dans la course et utiliser pleinement les compétences de vos coéquipiers plutôt que de vouloir tout faire tout seul … ne pas (vouloir) savoir déléguer est un gros défaut pour un manager et nuit gravement à la santé de l'entreprise.

Cet article d'adresse aux managers qui souhaitent optmiser leur temps en déléguant à leur assistant(e) et aussi aux assistant(e)s qui souhaitent optimiser le temps et accroître la performance de leurs managers.

 

Une bonne communication est un gage de performance

Comment tirer le meilleur parti du temps de vos assistant(e)s ? Comment pouvez-vous les aider à fonctionner de la façon la plus profitable possible tout en optimisant leur temps et votre temps pour le faire ?

Toute relation entre un manager et ses assistant(e)s est unique (son histoire, l’expérience, le style et les préférences de travail et aussi les personnalités réciproques). Ci-après vous trouverez certains principes qui vous permettront de trouver les axes et opportunités d’amélioration qui vous permettront d’optimiser le binôme manager/assistant(e) pour gagner en performance.

 

Qui fait quoi ?

Le facteur numéro un de productivité dans un travail en binôme et tout particulièrement avec un(e) assistant(e), est la définition claire et le maintien de « traverses » ; peu importe combien votre assistant(e) est bon(ne) et fiable : sachez l’utiliser. Le plus important pour vous est de savoir clairement s’il (elle) effectuera la prochaine action sur le terrain : « qui a la balle ? qui fait quoi ? ».

Une des pires sources de frustration et d’inefficacité (pour le binôme manager/assistant(e)) vient du manque de clarté dans la définition de « qui fera quoi et que sera la prochaine action ? », par exemple, qui organisera le prochain déplacement : l’assistant(e) ou le manager ? Qui veillera à la bonne transmission de l’information, à l’organisation et au suivi d’un projet donné ? Votre rigueur dans le maintien des processus de votre propre « self-management » devient cruciale lorsque d’autres dépendent directement de vos communications et/ou de votre capacité à déléguer. Les « Je pensais que vous le feriez … ! » sont trop souvent le résultat final d’une communication et d’une délégation peu claire. Une mauvaise communication peut entraîner une perte de compétitivité et est souvent facteur de stress parasite pour le manager alors que cela aurait pu être évité. Assurez-vous que toute communication dans une situation donnée ou dans tout projet envisagé ou dans toute tâche se termine bien avec la question spécifique : « Quelle est la prochaine étape ? Qui en est chargé ? ».

 

Les outils de communication à votre disposition

Cette situation est plus facilement managée quand on s’assure de la bonne réception de l’information. Les communications peuvent se faire sur papier ou email plutôt que « face à face » mais le dépôt « dans la boîte » peut être un cauchemar s’il n’est pas suivi ou contrôlé. Pourtant, s’il est fait même approximativement, ce processus a le mérite de permettre aux communications de se faire sans la présence d’une autre personne, à son propre rythme, par l’existence d’un support physique ou digital que vous pourrez utiliser comme un déclencheur ou un aide-mémoire des actions requises. Vous pouvez aussi vous aider des messages vocaux et bien sûr dicter sur des supports audio, cela aura le même effet : vous serez en mesure de déléguer, vous vous assurerez que l’information a bien été reçue, vous poserez des questions et vous n’interviendrez pas systématiquement tout de suite dans les projets et les tâches au moment où ils vous parviennent. Une bonne communication entre les personnes les rend plus efficaces, qu’elles soient managers ou assistant(e)s.

 

Evitez le parasitage

Une bonne communication permet aussi de corriger les quelques « bugs » majeurs qui nuisent à l’efficacité des fonctions – le manager interrompt aléatoirement l’assistant(e) à chaque fois qu’il a un besoin ou une idée. Cette attitude peut doubler le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche lorsque celle-ci est constamment interrompue et les dispersions psychiques et parasites qui en résultent deviennent dangereuses. Cette interruption du travail peut être évitée à l’exception des situations où la communication immédiate est vraiment nécessaire (à condition de se poser la question). Le résultat sera l’efficacité et la productivité : plus de travail pourra être effectué en moins de temps grâce à l’absence de parasitage. Lorsque l’interaction face à face est requise, sauvegardez l’information dans un dossier dédié ou une liste en préparation du prochain face à face programmé (journalier, hebdomadaire), entrevue nécessaire au maintien d’une relation claire et constructive. Saisir les détails, la subtilité et la sensibilité de la communication et les regrouper pour une meilleure hauteur de vue et une meilleure efficacité de transmission.

 

Maximiser la capacité de votre assistant(e)

Il est important pour un manager de d’avoir conscience de la nécessité d’arrêter d’utiliser leurs assistant(e)s comme un trieur de courrier (mail) et d’appels téléphoniques, excepté pour la seule catégorie qui demande une action (action, signature, etc.). Ce qui ressort de ces tentatives mineures de productivité est que l’assistant(e) doit analyser, évaluer et organiser des données pendant que, de son côté, le manager doit faire les mêmes actions d’analyse, d’évaluation et d’organisation ! Il faudrait que le manager soit « super » compétent dans le traitement de l’information et des données pour ne pas être constamment parasité dans son travail par la « corbeille à courrier » (in-basket) : « lire/évaluer », traiter et répondre aux appels, les emails à lire, sollicitations en tout genre, etc. Un(e) assistant(e) est assez compétent(e) et possède de solides connaissances dans le traitement de l’information et des données, leur analyse, leur évaluation, pour s’en charger seul(e) sans devoir faire appel aux « supers pouvoirs » de son manager. De cette manière, vous managerez, vous maximiserez sa capacité et sa légitimité à le faire.

Il en va de même pour l’organisation de votre quotidien qui peut s’avérer pesante et nuisible à votre performance. Bien sûr, il est bon qu’un manager garde les yeux sur les activités déléguées mais sans dupliquer les efforts à fournir. Il y a aussi quelques exceptions : par exemple, les messages téléphoniques et coups de fils à donner peuvent être classés en « appels clients », « appels internes » ou « appels personnels » lorsqu’ils sont nombreux et arrivent rapidement. L’organisation d’une journée, d’une semaine, d’un projet peuvent tout à fait être déléguée à l’assistant(e) compétente pour le faire. Le temps passé à la délégation des tâches et activités est bien faible comparé au temps perdu parce qu’on ne l’a pas ou mal fait.

 

Soyez « admin-friendly »

Il est intéressant de constater que, plus vous serez professionnellement « admin-friendly », plus vous pourrez utiliser le potentiel de votre assistant(e) comme personne en charge de projets et non plus d’un simple secrétariat (obsolète dans l’entreprise et ses managements actuels). Plus vous serez capable de saisir l’importance de votre travail de communication, plus vous pourrez utiliser votre assistant(e) à des tâches d’un meilleur niveau de valeur ajoutée pour vous et vous décharger ainsi de pressions inutiles. Par exemple, si vous avez des difficultés à vous organiser dans votre travail, vous pouvez vous reposer sur ses compétences organisationnelles. Si vous avez des difficultés à taper sur le clavier ou si vous avez des difficultés avec l’utilisation d’un ordinateur, mieux vaut pour vous et votre efficacité vous former : vous gagnerez en performance et en productivité et vous serez un meilleur communiquant, c’est un dire, encore plus compétent dans votre cœur de métier. Ceci fait, vous pourrez utiliser votre assistant(e) et vos propres compétences à des tâches et projets immensément plus utiles à votre performance et à celle de l’entreprise. Si vous êtes de ceux qui ont une approche difficile de l’organisation de votre temps et si cela vous impacte au quotidien (pression, stress, inefficacité, etc…) : qu’avez-vous fait de votre laptop ? où est votre Ipad ? où est votre Iphone ? que faîtes-vous de votre assistant(e) ? En amont assurez vous que votre assistant(e) maitrise bien ces technologies, si ce n’est pas le cas, proposez lui de se former. Idem pour la formation à d’autres besoins, activités et tâches que vous jugez nécessaires. Vous concernant, pour les technologies, votre aisance avec ces outils et leurs applications basiques résoudront beaucoup de problèmes et le fait de travailler avec des personnes compétentes et bien formées à leur utilisation vous rendra la tâche moins difficile. Il en est de même pour travailler avec un(e) assistant(e) aux compétences organisationnelles solides qui pourront vous alléger de ce poids et ainsi vous rendre plus performant.

 

Poser les bonnes questions

Une des clefs du succès pour meilleure utilisation (optimisation) de votre assistant(e) est malheureusement la plus négligée : « lui demander ». Prévoyez un entretien avec pour seul ordre du jour l’analyse des pratiques qui existent entre vous et demandez lui simplement : « qu’est-ce qui, dans ce que nous faisons, fonctionne réellement ? Qu’est-ce qui, dans ce que nous faisons, ne fonctionne pas ? Comment peut-on l’améliorer ? Qu’est ce que nous faisons qui n’a plus aucune utilité ? qu’est-ce que nous faisons qui n’a pas de valeur ajoutée ? etc. ». Parce que les choses évoluent très rapidement, vous devez régulièrement analyser vos process et vous dire que ce qui fonctionnait par le passé peut s’avérer être inefficace et inadadapté dans une situation présente et future. Vous devez sans cesse ajuster vos process pour gagner en efficacité et en performance et ainsi éviter les lourdes conséquences en termes de compétitivité et de performance qui peuvent résulter d’un fonctionnement mal adapté.

Pour conclure, si vous souhaitez vraiment avoir un(e) bon(ne) assistant(e) et en faire une utilisation optimale, faites lui savoir combien elle vous est utile et combien vous appréciez son travail, tout spécialement quand il n’est pas nécessaire de le faire. Gardez à l’esprit qu’en ce qui concerne le traitement de l’information, la communication entre services et avec l’extérieur, l’organisation du quotidien, le suivi de projets, votre assistant(e) est un(e) allié(e).

 Traduit librement de l’américain par Yann Lemeux (blog de l'assistant idéal)

Source : David Allen (USA) – www.davidco.com

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